Siirry sisältöön
Uutinen 19.11.2019

Ajankohtaista järjestökongresseista

Kuva: Julia Kivelä

UIA (Union of International Associations) on Brysselissä päämajaansa pitävä järjestö, jonka yhtenä tehtävänä on tilastoida kansainvälisiä järjestökongresseja maailmalla. UIA on julkaissut tilastojaan jo vuodesta 1960 lähtien ja Suomi on sijoittunut viime vuosina jatkuvasti 20 suosituimman kongressimaan joukkoon.

Sijoitus kertoo paitsi Suomen maineesta toimivana ja luotettavana kongressinjärjestäjänä, myös siitä, kuinka hyvin Suomessa on pystytty keräämään tietoa ja tilastoimaan kansainvälisiä järjestökongresseja. FCB on UIA:n associate-jäsen ja osallistuu aktiivisesti UIA:n järjestämiin tapaamisiin ja tapahtumiin.

UIA:n vuosittainen Roundtable-seminaari kokosi marraskuun alussa Brysseliin lähes 200 järjestöjen ja kongressikaupunkien ja –maiden edustajaa 30 maasta. Seminaarin teemana oli vastuullisuuden ja kestävän kehityksen lisäksi järjestöjen voima. Tapahtumassa oli järjestömaailmaan keskittyneen keynote-puheenvuoron lisäksi mielenkiintoisia puheenvuoroja ja esityksiä niin kongressinjärjestäjien kuin palveluntuottajienkin kannalta. FCB osallistui tapahtumaan ainoana suomalaisena osallistujana.

Tapahtumassa esiteltiin mm. UIA:n tekemää tutkimusta, jossa kysyttiin järjestöjen kansainvälisiin kokouksiin ja kongresseihin liittyvistä asioista, kuten hakuprosesseista, päätöksenteosta sekä yhteydenpidosta palveluntuottajien kanssa. Tutkimukseen vastanneista järjestöistä 91% järjestää säännöllisesti kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja: puolet vastaajista järjestää kokouksen joka vuosi ja viidesosa joka toinen vuosi. Noin puolet kokouksista kiertää säännöllisesti eri puolella maailmaa. Kaikista kokouksista lähes joka toisessa järjestelyvastuu on paikallisella jäsenorganisaatiolla; kolmasosasta puolestaan vastaa järjestön päämaja. Näitä tapahtumia mekin tavoittelemme Suomeen.

Päätös kokousten seuraavista isäntäkaupungeista ja –kohteista tehdään useimmin järjestön hallituksen tai johtokunnan keskuudessa (54 %) tai yleiskokouksessa (22 %). Vastaajilta kysyttiin myös, onko heillä tarkkoja ohjeita hakuprosessiin ja hakuasiakirjojen valmisteluun. Vastauksissa yllätti se, että noin puoleen kokouksista ei ole olemassa minkäänlaisia suuntaviivoja tai asiakirjoja, alle 10 % tarjoaa hakijoiden tueksi ns. bid manualin ja 30 % tarkemmat suuntaviivat (guidlines) tai ohjeet jotka sisältävät muistilistoja tai tarkempaa tietoa hakukriteereistä. Siksi kongressihakujen yhteydessä on erittäin tärkeää keskustella järjestöjen kanssa ja pyytää mahdollisimman paljon lisätietoa hakuprosessin tueksi.

Erityisen mielenkiintoista tutkimuksessa oli tieto siitä, kuinka paljon – tai vähän – järjestöt käyttävät convention bureau –toimijoiden palveluita eri destinaatioissa. Hämmästyttävintä oli kenties se, että jopa kolmasosa vastaajista ei tiedä millaisia palveluita he voisivat convention bureaulta saada; vastaajista vain 16 % oli käyttänyt convention bureaun palveluita viimeisen viiden vuoden aikana. Vastaajat eivät myöskään juurikaan lue tai edes tunne kokousalan julkaisuja; vain noin kolmasosa vastaajista lukee niitä aina tai joskus. Samoin vajaa kolmasosa osallistuu kokousalan kansainvälisiin messutapahtumiin. Positiivista kuitenkin on, että järjestöjen edustajat ovat halukkaita saamaan tietoa alan palveluntuottajilta: sähköposti on mieluisin tapa vastaanottaa tietoa. Kuitenkin noin kolmasosa ilmoittaa, että ei halua, että heihin otetaan lainkaan yhteyttä.

UIA Roundtable -tapahtumassa oli ilo huomata, että järjestöjen edustajat uskovat edelleen kohtaamisiin ja henkilökohtaisen tapaamisen voimaan; kongressit ovat jatkossakin tärkeitä verkottumisen ja tiedonvaihdon kannalta. Järjestöt myös tarvitsevat apua kokousten suunnitteluun ja järjestämiseen ja arvostavat ammattilaisten apua.

Mikäli haluat tutustua tutkimukseen tarkemmin, ota yhteyttä FCB:hen. FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa.

Lisätietoa UIA:sta (Union of International Associations).