Siirry sisältöön
Uutinen 30.11.2020

Kongressien tilastointi poikkeusvuonna

Tänä vuonna koronapandemia aiheuttaa muutoksia myös kongressien tilastointiin: tietoa kerätään myös virtuaalikongresseista sekä peruutetuista ja siirretyistä tapahtumista.

Finland Convention Bureau vastaa kansainvälisten kongressien tilastoinnista Suomessa ja raportoi suomalaisten kongressikaupunkien tiedot kansainvälisille järjestöille ICCA:lle (International Congress and Convention Association) ja UIA:lle (Union of International Associations). Näiden tietojen perusteella ICCA ja UIA koostavat kansainväliset kongressitilastot ja kongressikaupunkien vuosittaiset vertailut. Suomi on jo pitkään sijoittunut 20 suosituimman kongressimaan joukkoon, ja vuoden 2019 kansainvälisessä vertailussa Suomi on maailman 12. suosituin kongressimaa (lähde: UIA). Euroopan maista Suomi sijoittuu vertailun seitsemänneksi ja Pohjoismaiden ykköseksi. 

ICCA on selvittänyt pandemian vaikutuksia kongressitoimialaan

ICCA julkaisi marraskuun lopulla raportin (ICCA Market Intelligence on COVID-19 Affected Meetings, Highlight Report), jossa on selvitetty pandemian vaikutuksia kongressitoimialaan maailmanlaajuisesti. Raporttia täydennetään joulu-helmikuussa, jotta tiedot kattavat koko vuoden 2020. Raportti kattaa tietoa paitsi siitä, kuinka pandemia on vaikuttanut kongressin järjestämiseen, myös tietoa peruutusten ja siirtojen taloudellisista vaikutuksista. Koko vuoden 2020 kattavat kansainväliset tilastot valmistuvat toukokuussa.

Tämänhetkisen tiedon mukaan suurin osa kansainvälisistä järjestöistä (61 %) on tänä vuonna siirtänyt kongressinsa myöhempään ajankohtaan. Seuraavaksi suosituin vaihtoehto on ollut tapahtuman toteuttaminen virtuaalisesti (22 %). Peruutuksia tapahtui eniten niiden kongressien osalta, joissa osallistujamäärä olisi ollut yli 3000. Toisaalta saman kokoluokan tapahtumista 38 % pystyttiin kuitenkin toteuttamaan virtuaalisena. Euroopassa toimialan raportoidaan kärsineen pandemiasta pahimmin.

Kongressien siirtäminen myöhemmäksi jatkuu vielä vuoden 2021 alkupuolellakin; vielä tammikuussa yli 90 % tapahtumista siirtyy myöhempään ajankohtaan.

Poikkeusolot ovat pakottaneet järjestöt muuttamaan omia toimintatapojaan ja pohtimaan koronapandemian vaikutusta tulevien kongressiensa hakuprosesseihin ja niitä koskeviin ohjeisiin ja riskienhallintaan. Muutoksia ja tarkennuksia on tehty mm. sen osalta, kuinka kokouspaikkojen odotetaan ottavan terveysturvallisuus huomioon tiloissaan ja tarjoavan mahdollisuuksia virtuaaliseen toteutukseen. Myös päätöksentekoon olennaisesti vaikuttavia tutustumismatkoja tehdään jatkossa virtuaalisesti. Osa järjestöistä ei tällä hetkellä avaa kongressihakuja tuleville vuosille, osa taas siirtää kongressinsa järjestämisvuoroa vuodella tai kahdella eteenpäin, kun tämän vuoden kongressia ei ole järjestetty. ICCA:n raportissa mainitaan positiivinen esimerkki siitä, kuinka järjestöt luottavat kohtaamisen voimaan ja uskovat kongressitoimialan elpyvän ja vahvistuvan. Helsinkiin tälle vuodelle myönnetty 68th International Softwood Conference ISC toteutettiin täysin virtuaalisena, mutta järjestäjät ovat päättäneet järjestää seuraavan kongressin Helsingissä vuonna 2021.

Vuoden 2020 kansalliset tilastot julkaistaan maaliskuussa

Jotta FCB pystyy selvittämään pandemian vaikutukset kongressitoimialaan Suomessa, myös kansallisessa kongressitilastoinnissa on otettu käyttöön ICCA:n ja UIA:n laatimat uudet luokittelut tapahtumien toteutustavoista. FCB tilastoi siis kaikki kongressit – myös virtuaaliset ja hybridimallilla toteutetut sekä siirretyt ja peruutetut. Tämän vuoden tilastojen toimittamisen määräaika on tammikuun loppu 2021. Kaupunkikohtaisesti tietoja FCB:lle toimittavat kaupunkien omat convention bureau -toimijat sekä yliopistot ja korkeakoulut. Vuoden 2020 kansalliset tilastot julkaistaan maaliskuussa 2021.