Siirry sisältöön
Uutinen 18.11.2020

UIA kongressinjärjestäjien pulssilla

Kuva: Laura Vanzo

Union of International Associations (UIA) on Brysselissä päämajaansa pitävä järjestö, jonka yhtenä tehtävänä on tilastoida kansainvälisiä järjestökongresseja maailmalla. UIA on julkaissut tilastojaan jo vuodesta 1960 lähtien ja Suomi on sijoittunut viime vuosina jatkuvasti 20 suosituimman kongressimaan joukkoon. Finland Convention Bureau on UIA:n associate-jäsen ja seuraa aktiivisesti UIA:n viestintää ja tutkimuksia.

Marraskuussa UIA julkaisi uusimman järjestötutkimuksensa (Survey on International Meetings Issues 2020), jossa selvitetään järjestöjen kansainvälisiin kokouksiin ja kongresseihin liittyviä asioita, kuten hakuprosesseja, päätöksentekoa sekä yhteydenpitoa palveluntuottajien kanssa. Tutkimus on tehty nyt kahdeksan kertaa kahden vuoden välein. 22 kysymystä kattava kysely lähetettiin maaliskuussa 2020 noin 25 000 järjestölle ja vastausprosentti oli 35. Kyselyn ajankohta ajoittuu juuri koronapandemian alkuun, eikä se siksi anna ehkä täysin kattavaa kuvaa siitä, kuinka pandemia on tänä vuonna vaikuttanut järjestökongresseihin. Siksi UIA on päättänyt tehdä seuraavan kyselyn jo ensi vuonna.

Tutkimukseen vastanneista järjestöistä 89 % järjestää säännöllisesti kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja: hieman alle puolet vastaajista (44 %) järjestää kokouksen joka vuosi ja viidesosa joka toinen vuosi. Kaikista kokouksista lähes joka toisessa järjestelyvastuu on paikallisella jäsenorganisaatiolla; reilu kolmasosasta puolestaan vastaa järjestön päämaja. Näitä tapahtumia mekin tavoittelemme Suomeen.

Päätös kokousten seuraavista isäntäkaupungeista ja -kohteista tehdään useimmin järjestön hallituksen tai johtokunnan keskuudessa (49 %) tai yleiskokouksessa (19 %). Vastaajilta kysyttiin, onko heillä tarkkoja ohjeita hakuprosessiin ja hakuasiakirjojen valmisteluun. Vastauksissa yllättävää oli se, että noin puoleen kokouksista (44 %) ei ole olemassa minkäänlaisia suuntaviivoja tai asiakirjoja; vain 7 % järjestöistä tarjoaa hakijoiden tueksi ns. bid manualin ja 26 % tarkemmat suuntaviivat (guidelines) tai ohjeet jotka sisältävät muistilistoja tai tarkempaa tietoa valintakriteereistä. Siksi kongressihakujen yhteydessä on erittäin tärkeää keskustella järjestöjen kanssa ja pyytää mahdollisimman paljon lisätietoa hakuprosessin taustatueksi.

Yli puolet kongresseista järjestetään kokous- tai kongressikeskuksissa (29 %) ja hotellien kokoustiloissa (25 %) ja viidesosa yliopistojen tiloissa. Kooltaan kongressit eivät kuitenkaan aina ole kovinkaan suuria: yli puolet niistä on alle 250 osallistujan tapahtumia. Suomalaisilla kongressikaupungeilla on siis todella paljon potentiaalia hakea kongresseja omiin kaupunkeihinsa. Tuhansien osallistujien tapahtumia on kaikista maailmalla kiertävistä kongresseista vain murto-osa.

Tutkimuksen mukaan järjestöt ottavat tapahtumissaan entistä enemmän huomioon niin ympäristövaikutukset kuin kongressien yhteiskunnallisetkin vaikutukset. Myös isäntäkaupunkien ja -maiden omat vastuullisuuskäytännöt ovat järjestöille tärkeitä päätöksentekoon vaikuttavia tekijöitä. Huolta ja haasteita tapahtumien järjestämisessä sen sijaan aiheuttavat rahoitus, osallistujiin vaikuttavat tekijät (budjetit, matkakustannukset, viisumikäytännöt) ja yleiset turvallisuusuhat. Turvallisuus lienee noussut merkittäväksi haasteeksi juuri kyselyn ajankohdan takia. Erittäin mielenkiintoinen tulos tutkimuksessa kuitenkin oli, että jopa 21 % vastaajista kertoi, että etäosallistuminen heidän tapahtumiinsa ei ole mahdollista, eikä sellaista edes harkita. 20 % vastaajista kertoi harkitsevansa mahdollisuutta etäosallistumiseen, mutta sellaista ei vielä kyselyhetkellä toteutettu. Noin neljäsosa vastaajista kertoi tarjoavansa livestream-lähetyksiä ainakin osasta puheenvuoroja. Tämänhetkisen tiedon valossa voidaan olettaa, että tilanne on muuttunut dramaattisesti viimeisten kuukausien aikana, eikä kyselystä saatu tieto täysin vastaa tämänhetkistä tilannetta. 

Kyselystä käy myös ilmi, kuinka paljon – tai vähän – järjestöt käyttävät convention bureau -toimijoiden palveluita. Jopa kolmasosa vastaajista ei tiedä millaisia palveluita he voisivat convention bureaulta saada; vastaajista vain 12 % oli käyttänyt convention bureaun veloituksettomia palveluita viimeisen viiden vuoden aikana. Vastaajat eivät myöskään juuri lue tai edes tunne kokousalan kansainvälisiä julkaisuja; alle puolet vastaajista lukee niitä joskus tai aina. Neljäsosa vastaajista osallistuu kokousalan kansainvälisille messuille aina tai joskus. Positiivista kuitenkin on, että järjestöjen edustajat ovat halukkaita saamaan tietoa alan palveluntuottajilta: sähköposti on mieluisin tapa vastaanottaa tietoa.

Kyselyn avoimissa vastauksissa selviää, että järjestöjen edustajat uskovat edelleen kohtaamisiin ja henkilökohtaisen tapaamisen voimaan; kongressit ovat jatkossakin tärkeitä verkottumisen ja tiedonvaihdon kannalta – myös koronapandemian jälkeen. Järjestöt myös tarvitsevat apua kokousten suunnitteluun ja järjestämiseen ja arvostavat ammattilaisten apua.

Mikäli haluat tutustua tutkimukseen tarkemmin, ota yhteyttä Finland Convention Bureaun henkilökuntaan. FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa ja Suomen markkinoinnista kongressien ja yritystapahtumien kohteena.

Union of International Associations

Finland Convention Bureau