Siirry sisältöön
Uutinen 18.01.2021

Kaohsiung Protocol – eli kuinka kansainvälinen kokous- ja tapahtuma-ala selviää koronakriisistä

Kokous- ja kongressialan kansainvälinen järjestö ICCA (International Congress and Convention Association) on luonut strategisen viitekehyksen, jonka tavoitteena on ohjata ala ulos koronakriisistä.

Syksyn 2020 aikana tehdyn työn tarkoituksena oli tunnistaa ne mikro- ja makrotason trendit, jotka vaikuttavat niin asiakkaisiin kuin tapahtuma-alan palveluntuottajiin. Raporttiin kirjattiin myös tärkeimmät toimenpiteet eri sektoreille sekä päivitetyt mittarit. Projektin aikana tietoa kerättiin osallistamalla alan toimijoita, ja projektin tuloksena syntynyt Kaohsiung Protocol – Strategic Recovery Framework for the Global Events Industry julkaistiin joulukuun 2020 alussa.

Kaohsiung Protocol -raportin tarkoitus on auttaa kongressijärjestäjiä, destinaatioita, kokoustaloja, kokouspalvelujen tuottajia sekä muita sidosryhmiä toimimaan tehokkaasti yhdessä ja määrittämään kansainvälisen kokous- ja tapahtuma-alan tulevaisuus. Projektin ohjausryhmä koosti listan 30 yhteiskunnallisesta makrotason trendistä ja 43 mikrotason trendistä tapahtuma-alalla.

Tärkeimmät mittarit

Digitaalisilla ratkaisuilla tulee olemaan yhä suurempi merkitys ja toimialalla otetaan jatkossakin käyttöön uusia teknologioita. Raportin mukaan niin hybridi- kuin virtuaalitapahtumien määrä kasvaa – näin vastaa lähes 90 % asiakkaista. Yli 80 % on vastaavasti sitä mieltä, että face-to-face-tapahtumien määrä on pienenemässä. Myös tapahtumien onnistumista mitataan eri tavalla kuin ennen pandemiaa: 70 % vastaajista kertoo mittareidensa muuttuneen. Tärkeimpiä mittareita jatkossa ovat:

  • osallistujien tyytyväisyys 74 %
  • osallistujien sitouttaminen 66 %
  • osallistujamäärä 61 %
  • liiketoiminnan/tapahtuman tavoitteen saavuttaminen 54 %
  • sidosryhmien sitouttaminen 50 %

Elpymisen tiekartta

Raportissa käsitellään neljää keskeistä teemaa, jotka nousivat esille keskusteluissa eri toimijoiden kanssa. Teemojen määrittelyyn ovat vaikuttaneet asiakkaat, kansalliset ja kaupunkien convention bureaut, kokouspaikkojen edustajat sekä muut kokousalan palveluntuottajat kuten kongressipalvelutoimistot ja liikenneyhtiöt. Nämä neljä teemaa ovat:

  • sitouttaminen ja arvon tuottaminen
  • digitaalisuus ja hybriditapahtumat
  • jaettu riskienhallinta
  • uudet liiketoimintamallit

Tapahtumien yhteiskunnallinen merkitys on kolmitasoinen. Tapahtumat ovat järjestäjäorganisaatioille keino saavuttaa taloudellisia tavoitteita, ja ne mahdollistavat osallistujien henkilökohtaisen ja ammatillisen kehittymisen. Lisäksi tapahtumat voivat toimia katalyyttina toimialojen kansainväliselle ja yhteiskunnalliselle kehitykselle. Raportin mukaan tapahtumat ovat alusta, joka mahdollistaa arvon tuottamisen niin järjestäjille kuin osallistujillekin.

Tapahtumien tulevaisuus on monikanavainen. Digitaalisten alustojen avulla tapahtumien osallistujamääriä on mahdollisuus jopa kasvattaa. Hyvin toteutettujen virtuaalitapahtumien avulla esimerkiksi järjestöt voivat saada uusia jäseniä ja kasvattaa tuottoa. Samaan aikaan destinaatiot voivat tuottaa kongressien ja tapahtumien järjestäjille lisäarvoa tarjoamalla paikallista tietoa ja pääsyn paikallisiin verkostoihin.

Terveysturvallisuus on tulevinakin vuosina osallistujien ja tapahtumajärjestäjien suurin huoli. Ne kohteet, jotka toimivat parhaiten yhdessä ja takaavat turvalliset puitteet tapahtumille, pystyvät jatkossa houkuttelemaan enemmän tapahtumia ja uutta liiketoimintaa omaan kohteeseensa. Asiakkaat toivovat läpinäkyvyyttä ja yhteistyötä myös riskien jakamisessa. Raportin mukaan tapahtumajärjestämisen riski tulisi jakaa jollain tavoin kaikille osapuolille niin, että kukaan ei joudu kriisitilanteessa kantamaan riskiä yksin.

Lopuksi raportissa todetaan, että koronakriisi on paljastanut tapahtuma-alan – ja monen muunkin alan – heikkoudet. Zoomista on tullut tapahtuma-alan Netflix, joka tekee tiedon jakamisen, myymisen ja kuluttamisen helpoksi. Uudet sähköisen liiketoiminnan mallit voivat olla hyödyksi myös tapahtuma-alalle. Juuri nyt on kuitenkin erityisen tärkeää pystyä osoittamaan tapahtumien yhteiskunnallinen merkitys ja vaikuttavuus, jotta päättäjät voivat antaa tukensa toimialalle ja elpyminen pääsee alkamaan.

Projektin aikana tehtiin 30 henkilökohtaista haastattelua ja lukuisia perusteellisia kyselytutkimuksia sekä järjestettiin vuorovaikutteisia webinaareja, joissa alan toimijat saivat osallistua tiekartan luomiseen. Projektin viiteen vaiheeseen osallistui ohjausryhmän lisäksi yli 200 asiakasta ja palveluntuottajaa 45 eri maasta. Asiakkaista lähes 60 % edustaa kansainvälisiä järjestöjä, palveluntuottajista noin puolet kongressitoimistoja (convention bureau) ja neljäsosa kokoustaloja.

Mikäli haluat tutustua tutkimukseen tarkemmin, ota yhteyttä Finland Convention Bureaun henkilökuntaan. FCB vastaa kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa ja Suomen markkinoinnista kongressien ja yritystapahtumien kohteena. Lisäksi FCB auttaa asiakkaitaan maksutta kaikissa kansainvälisiin kokouksiin liittyvissä asioissa.