Kongressien vakuuttamisesta

Kongressien kutsuminen, suunnittelu ja toteutus on pitkäjänteinen prosessi, jossa valmisteluja tehdään useamman vuoden päähän. Viimeisen puolentoista vuoden aikana kongressijärjestäjät ovat joutuneet pohtimaan kokoontumis- ja matkustusrajoitusten lisäksi myös peruutusten aiheuttamia tappioita, kokoustilojen peruutusehtoja ja vakuutusasioita uudesta näkökulmasta. FCB:n tekemän selvityksen mukaan tällä hetkellä markkinoilla olevat vakuutukset eivät kata koronapandemian ja siitä aiheutuneiden peruutusten aiheuttamia taloudellisia menetyksiä.

Vakuutusyhtiöillä ei ole tarjolla valmiita kongresseille suunnattuja vakuutuksia, vaan vakuutukset räätälöidään tapauskohtaisesti. Kongressijärjestäjän tärkeimpiä vakuutuksia ovat toiminnanvastuu- ja omaisuusvakuutukset. Tietoa vastuuvakuutuksesta ja omaisuusvakuutuksista löytyy mm. If Vahinkovakuutuksen nettisivuilta.

Kongressin järjestäjän kannattaa varmistaa, että mm. järjestelyorganisaation ja palkatun henkilökunnan henkilö-, omaisuus- ja vastuuvakuutukset ovat kunnossa. Näiden lisäksi järjestäjän kannattaa harkita tapaturmavakuutuksia: työsuhteessa oleville kongressissa toimiville henkilöille suositellaan lakisääteistä tapaturmavakuutusta, talkootekijöille tai vastaaville toimijoille puolestaan ryhmätapaturmavakuutusta. Kongressien ja tapahtumien vakuuttamisessa on myös hyvä pitää mielessä logistiikka ja mahdolliset tarpeet kuljettaa omaisuutta. Usein perinteiset omaisuusvakuutukset ovat sidottuja tiettyyn vakuutuspaikkaan, ja omaisuus tulee vakuuttaa kuljetusvakuutuksella kuljetuksen ja tapahtumassa olon ajan.

Joillakin vakuutusyhtiöillä on tarjolla vakuutus tapahtumien keskeytymiselle. Esimerkiksi If:in tapahtumakeskeytysvakuutus on tarkoitettu erilaisten tapahtumien, kuten esimerkiksi kokousten ja kongressien keskeytysvakuutusratkaisuksi. Muutkin vakuutusyhtiöt tarjoavat erityyppisiä keskeytysvakuutuksia, mutta koronatilanteen takia peruuntuneita tapahtumia eivät tällaiset vakuutukset kuitenkaan kata. Tapahtumakeskeytysvakuutukseen on mahdollista lisätä erikseen myös ns. epidemiakeskeytysturva, mutta sekään ei kata koronaan liittyvää keskeytystä tai tapahtuman peruuntumista. Epidemiakeskeytysvakuutusta suositellaan erityisesti ravintoloille ja se kattaa liikevaihdon menetystä, mikäli ravintola joutuu sulkemaan viranomaisen päätöksellä esimerkiksi salmonellan tai vastaavan epidemian osalta.

Kaikki vakuutukset voidaan tehdä joko määräajaksi koskien vain yksittäistä tapahtumaa tai tapahtumapäiviä, tai jatkuvana vakuutuksena, mikäli saman luonteisia tapahtumia järjestetään toistuvasti samassa kohteessa. On kuitenkin hyvä huomioida, että vakuutusyhtiöt vakuuttavat yleensä vain yrityksiä ja yhteisöjä, joilla on suomalainen y-tunnus.

Tiedot tätä selvitystä varten kerättiin kesä-elokuussa 2021 (If Vahinkovakuutus Oyj, Pohjola Vakuutus ja LähiTapiola).

FCB auttaa ja tukee kongressijärjestäjiä tarjoamalla maksutonta apua ja konsultaatiota kansainvälisten kongressien ja yritystapahtumien kutsumisessa, suunnittelussa ja markkinoinnissa.