Pandemian vaikutukset kansainvälisiin kongresseihin – Poikkeusvuoden oppeja
Kansainväliset kokous- ja kongressialan järjestöt UIA ja ICCA tilastoivat kansainvälisiä järjestökongresseja maailmalla sekä tekevät alan tutkimustoimintaa. Hiljattain julkaistut tutkimukset kertovat, että korona-aika on ollut opettavainen ja tuonut kongressitoimialalle myös paljon positiivista kehitystä.
UIA julkaisi joulukuussa tutkimusraportin (UIA Survey 2021 – COVID 19 Impact on International Association Meetings), jossa käsitellään kongressijärjestäjien tarpeita sekä sitä, miten koronapandemia on vaikuttanut järjestöjen toimintaan.
Kyselyyn vastasi noin 600 kansainvälisen järjestön edustajaa, joista lähes kaikki järjestävät kansainvälisiä kokouksia. 68 % kokouksista on kooltaan alle 250 osallistujan tapahtumia. Kyselyn mukaan tekniikka on aiheuttanut suurimpia haasteita virtuaalikongresseille (noin 40 % vastaajista). UIA:n kyselyyn vastanneet mainitsevat mm. verkkoyhteyksien ja äänenlaadun ongelmat sekä haastavat laitteistovaatimukset. 73 % vastaajista aikoo kuitenkin sisällyttää virtuaalisia elementtejä tapahtumiinsa jatkossakin.
Kuva: Kongressit maailmalla 2020-2021 (UIA)
Osallistujien terveysturvallisuus ykkösasia
UIA selvitti kyselyssään, mitä asioita järjestöt painottavat kokouskohteen valinnassa. Vastauksissa nousivat esille niin "perinteiset" asiat kuin sellaisetkin tekijät, jotka ovat pandemian aiheuttamia. Kyselyn mukaan kongressijärjestäjän vaatimuslistalla ovat:
- Osallistujien terveysturvallisuus: puhdas ilma, pandemian hoito kohdemaassa, siivous & hygieniataso, mahdollisuus ulkotilojen käyttöön
- Kokoustilojen riittävyys: tilojen koko ja määrä, kokouspaikan terveysturvallisuustoimet
- Matkustamisen helppous: ei vaihtoja, ei pitkiä matka-aikoja, matkustusrajoitusten purkaminen
- Matkailulliset näkökohdat: kiinnostava kohde, monipuolinen tarjonta
Muita näkökulmia, joita kyselyssä nousi esille:
- Fyysisten tapahtumien tuottama lisäarvo
- Matkustamisen ympäristövaikutukset
- Turvallisuudentunne: osallistujien halukkuus ja valmius matkustaa
Kriisi on mahdollisuus
Poikkeusaika on tarjonnut kuitenkin myös mahdollisuuksia ja tuonut mukanaan positiivista kehitystä. Järjestöt raportoivat UIA:n kyselyssä useista kokouksiin liittyvistä parannuksista. Näitä olivat mm.
- Kansainvälisten huippupuhujien ja panelistien saatavuus virtuaalitapahtumiin
- Virtuaalikongresseissa laajempi osallistujajoukko, osallistujia myös matalan tulotason maista
- Ajan ja rahan säästö & tuottavuus: matkakustannukset, lyhyemmät ja tehokkaammat tapahtumat, pienempi ympäristökuormitus
- Tiiviimpi yhteys jäsenistöön – yhteenkuuluvuuden tunne
- Halu kehittää ja kyseenalaistaa "vanhentunutta" kongressikonseptia
Vastaajat kertoivat, että yhteydenpito jäseniin on tiivistynyt poikkeusaikana: tapaamisia on järjestetty useammin kuin aiemmin ja niihin osallistuminen on ollut aktiivista. Teknisten ratkaisujen omaksuminen on ollut nopeaa ja se on tasapuolistanut jäsenten mahdollisuuksia osallistua järjestöjen toimintaan. Vaikka virtuaalialustat ovatkin pääosin toimineet mainiosti, poikkeusaika on korostanut kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten merkitystä ja hyötyjä.
Palveluntuottajilta edellytetään joustoa ja teknisiä ratkaisuja
ICCA:n tutkimuksesta (ICCA Association Meetings Outlook) käy ilmi samoja asioita. ICCA:n kyselyyn vastanneet korostivat, että aktiivinen yhteydenpito kumppaneiden, työntekijöiden ja asiakkaiden kanssa on ollut yksi poikkeusajan tärkeimmistä opeista. Pandemian vuoksi useimmat kansainväliset järjestöt ovat järjestäneet täysin virtuaalisia ja/tai hybriditapahtumia. Digitaalisuus on tullut jäädäkseen: järjestöt aikovat myös jatkossa tarjota virtuaalisia komponentteja tuleviin tapahtumiinsa. Kaikki järjestöt suunnittelevat kuitenkin palaavansa jossain vaiheessa fyysisiin tapahtumiin, vaikka 10 % vastaajista oli vielä epävarmoja siitä, milloin paluu "normaaliin" tapahtuu. Fyysisiä tapahtumia jo järjestäneet vastaajat mainitsevat tärkeimpinä asioina verkostoitumismahdollisuudet, yhteisöön kuulumisen tunteen vahvistamisen ja brändin rakentamisen. Suurin osa kyselyyn vastanneista järjestöistä ei muuttanut päätapahtumansa järjestämistahtia pandemian vuoksi – järjestettiinpä kongressi sitten vuosittain tai joka toinen vuosi.
Tärkeimpinä asioina, joita vastaajat edellyttävät palveluntuottajilta, pidetään joustavia sopimusehtoja, edullisia hybridiratkaisuja ja apua paikallisten terveysturvallisuusmääräysten kanssa. Jatkossa apua tarvitaan myös sponsorihankinnassa, teknisissä ratkaisuissa ja virtuaalitapahtumien tuotannossa sekä viestinnässä. Suurin osa järjestöistä aikoo myös päivittää tulevien tapahtumiensa tarjouspyyntöä vastaamaan uusia tarpeita.
Järjestöillä vahva usko tulevaisuuteen
Pandemia on vaikuttanut järjestöjen toimintaan monella tavalla. Kyselyyn vastanneista järjestöistä viidennes on menettänyt jäseniään pandemian aikana, kolmanneksella tulot ovat pienentyneet, 17 % kertoo sponsorituen vähentyneen ja 7 % on joutunut lomauttamaan henkilöstöään koko- tai osa-aikaisesti. Neljäsosa järjestöistä on vahvistanut näkyvyyttään sosiaalisen median kanavissa ja 31 % on sekä tehostanut olemassa olevien kanavien käyttöä että ottanut käyttöön uusia alustoja. 84 % vastaajista uskoo selviävänsä pandemian aiheuttamista sosiaalisista ja taloudellisista vaikutuksista. Reilu puolet vastaajista uskoo tapahtumien käynnistyvän vuoden 2022 aikana.
Mikäli haluat tutustua tutkimuksiin tarkemmin, ota yhteyttä FCB:hen. FCB vastaa Suomen markkinoinnista kongressien ja yritystapahtumien kohteena sekä kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa.
