Siirry sisältöön
Uutinen 02.08.2018

Kustannusasioiden NCP: Pidä kirjanpito kunnossa

Kustannus- ja sopimusasioiden NCP:eillä Marja Nykäsellä (vas.), Sari Federleyllä ja Liisa Ewartilla (oik.) riittää neuvottavaa, vastattavaa ja koulutettavaa H2020-osallistumiseen liittyvissä kysymyksissä.

Horisontti 2020 -ohjelmassa tutkimus- ja innovaatiorahoitus liikkuu Euroopan komissiolta suomalaisosallistujille. Ohjelman kustannusasioiden yhteyshenkilöillä riittää neuvottavaa, vastattavaa ja koulutettavaa. Projektin rahoitusasiat saa parhaiten hallintaan, kun sopii aloituspalaverin ohjelman kustannusasioiden yhteyshenkilön eli NCP:n kanssa. Palaverissa käydään läpi projektirahoituksen keskeiset asiat ja pelisäännöt, jolloin projektin jatko sujuu ilman turhia yllätyksiä.

Horisontti 2020 -ohjelman kansallisina NCP-yhteyshenkilöinä (National Contact Point) toimivat Suomessa kustannusasioissa Sari Federley ja Marja Nykänen Business Finlandista..

"Vastaamme yritysten ja tutkijoiden kyselyihin, neuvomme heitä käytännön budjetointiin ja kustannusten raportointiin liittyvissä tehtävissä sekä järjestämme maksuttomia koulutuksia. Jos kysymykseen ei suoraan löydy vastausta, hankimme sen yhteyshenkilöidemme kautta komissiosta", lupaa Sari Federley.

Nykyisin Lappeenrannassa asuva ja työskentelevä Federley on alunperin kotoisin Raumalta ja on työskennellyt myös pitkään Venäjällä Finpron tehtävissä. Kesän 2018 jälkeen Federley voi vihdoin pitää itseään aivan oikeana raumalaisena, sillä hän opetteli kesänsä aluksi pitsinnypläämisen perustaidot. Koira ja monet kulttuuririennot kuuluvat myös Federleyn elämään NCP:n tehtävien ulkopuolella.

Tarkkuutta alihankintaan ja henkilöstökustannusten laskentaan

Julkinen tutkimus- ja innovaatiorahoitus sekä kansallisella että EU:n tasolla toimivat pitkälti samalla lailla. Jos yritys tai yhteisö toimii lakien ja säädösten mukaan ja huolehtii rahankäytön seurannasta ja kirjanpidosta, ei ongelmia pitäisi syntyä. Muutama eroavaisuus pitää kuitenkin muistaa.

"Suomessa kansallinen rahoitus suorastaan suosittaa yrityksiä ja yhteisöjä käyttämään alihankintaa sellaisissa tilanteissa, joissa niiden oma osaaminen ei ole riittävää. Komissio puolestaan olettaa, että H2020-ohjelmasta rahoitusta hakevat tahot kykenevät hyvin pitkälti huolehtimaan kaikesta projektiin liittyvästä toiminnasta itse. Alihankintaa ei ole kielletty, mutta sen käyttäminen vaatii aina hyvät perustelut", painottaa Federley.

"Eroja löytyy joskus myös palkkakulujen raportointitavoissa. Komission tapa laskea palkkakulut ja työtunnit on omanlaisensa, ja joskus osallistujaorganisaatioiden pitää hiukan justeerata omia kirjaus- tai raportointikäytäntöjään ennen kuin ne taipuvat komission malliin. Periaate on kuitenkin komissiolla sama kuin kansallisillakin rahoittajilla: vain tehdyt työtunnit korvataan, ja niistä pitää pitää kirjaa. Tarkkuudella siis tästäkin selviää", rauhoittelee Federley.

Varmista aloituspalaverilla toimiva talousraportointi

Tehokas tapa, jolla voidaan välttää projektin kustannuksiin ja raportointiin liittyvät ongelmat, on aloituspalaveri kustannusasioiden NCP:n kanssa. Palaveri kannattaa järjestää pian sen jälkeen, kun rahoituspäätös on hyväksytty ja projektin toiminta on käynnistymässä.

"Tämä palvelu sopii erityisen hyvin yrityksille, joilla ei ole aikaisempaa kokemusta komission edellyttämistä raportointikäytännöistä. Käymme parin tunnin palaverissa läpi muistilistan, josta löytyvät kaikki olennaiset perusasiat kustannusten raportointiin ja kirjanpitoon liittyen. Tämä on kätevä tapa aloittaa projektin toiminta, ja projektiorganisaatioiden kannattaisi hyödyntää sitä enemmänkin", suosittelee Federley.

Komissio on julkaissut projektiosallistujien avuksi kommenteilla varustetun mallisopimuksen (Annotated Model Grant Agreement), joka toimii osallistujien käsikirjana. Tästä 800-sivuisesta järkäleestä löytyy periaatteessa vastaus lähes kaikkiin eteen tuleviin kysymyksiin. Federleyn mukaan komission opus on hyvä, vaikka saattaa ensin laajuudellaan pelottaakin:

"Kun minuun tai Marjaan otetaan projektista yhteyttä, on tätä komission tekemää opusta yleensä jo innolla luettu. Meille tulevat kyselyt ovatkin yleensä niitä monimutkaisempia tilanteita, joissa vastaus vaatii vähän soveltamista tai sitten lisäneuvonpitoa komission tai koordinaattorin kanssa. Joskus voi vastausten etsimiseen mennä useampi päivä ja eurooppalaiset kollegatkin pitää hälyttää apuun, mutta aina on vastaukset kysymyksiin löydetty."

Ota yhteyttä, NCP auttaa

Sari Federley
Business Finland
tel. +358 40 546 4141
sari.federley (at) businessfinland.fi

Marja Nykänen
Business Finland
tel. +358 50 5577 604
marja.nykanen (at) businessfinland.fi

Teksti: Kai Tarkka
Kuva: Susanna Lehto

NCP on Horisontti 2020 -ohjelman kansallinen yhteyshenkilö (National Contact Point). Hän on tiettyyn H2020-teemaan, -haasteeseen tai toimintakokonaisuuteen perehtynyt asiantuntija, joka tiedottaa ja neuvoo oman vastuualueensa H2020-työohjelmasta ja -hauista, hakemuksiin ja projekteihin liittyvistä kysymyksistä sekä tarvittaessa kommentoi hakemuksia. NCP-työ on hänen kansallinen vastuunsa, joten nämä neuvontapalvelut ovat tarjolla maksutta kaikille. NCP:t työskentelevät Business Finlandissa ja Suomen Akatemiassa. Business Finlandin EUTI-toimisto koordinoi Suomen NCP-verkoston toimintaa.