Vältä virheet H2020-kustannusten raportoinnissa

H2020-osallistujat tekevät edelleen paljon virheitä raportoidessaan komissiolle projektien kustannuksia, mikä ei ole ihan pikku juttu, vaan sillä saattaa olla varsin ikäviä ja kalliitakin seurauksia. Tämä on tullut esiin H2020-projekteille jälkikäteen tehdyissä tilintarkastuksissa.

Tuskaa helpottamaan komissio on tuottanut lyhyen ohjeistuksen "How to avoid errors when claiming costs in H2020 grants". Siinä luetellaan  yleisimmät virheet sekä neuvotaan, miten ne voi välttää.

Henkilöstökustannukset vaikeita

H2020-rahoituksensaajat tekevät eniten virheitä henkilöstökustannusten laskemisessa ja raportoinnissa. Näiden osuus on kaikkiaan 70 % kaikista tilintarkastuksissa ilmenneistä raportointivirheistä; esimerkiksi teholliset tunnit on laskettu väärin, työajanseuranta on puutteellinen ja projektille tehtyjen tuntien laskutus ei ole tehty hyväksyttävällä tavalla tai palkkojen laskenta ei noudata oman organisaation vakiintunutta käytäntöä eikä sen tueksi ole esitetty tarpeellisia todisteita.

Ohjeistus on vain kuuden sivun mittainen, joten jos sinulla on ollut ongelmia raportoinnissa tai ensikertalaisena olet siitä epävarma, käytä hetki aikaa ja tutustu dokumenttiin. 

Apua ja ohjetta tarjolla

Älä liioin unohda komission varsinaista budjetoinnin ja kustannusten ohjeistusta eli selityksin varustettua malliavustusopimusta (Annotated model grant agreement, AMGA), joka sisältää yksityiskohtaista opastusta, selventäviä esimerkkejä ja kuvauksia erityistapauksista. Samoin kannattaa katsoa vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin. Ne sekä AMGA-dokumentin löydät komission Funding & Tenders –portaalista.

Suomessa oman organisaatiosi taloushallinnon tai tutkimuspalvelujen lisäksi budjetoinnissa ja raportoinnissa neuvoo kustannusasioiden NCP Sari Federely Business Finlandissa.

Lisätietoja

Komission julkaisu "How to avoid errors when claiming costs in H2020 grants"

Annotated Model Grant Agreement (päivitetty 26.6.2019)

Usein kysytyt kysymykset – Frequently Asked Questions

Kustannnusasioiden NCP 
Sari Federley 
040 546 4141 
sari.federley (at) businessfinland.fi