Infopaket

för revisorer

Vad behöver revisorn åtminstone veta om finansiering från Business Finland?

Den finansiering som Business Finland beviljar påverkas av flera olika lagar och författningar. Dessa samt målet med varje finansieringstjänst och dess omfattning påverkar hurudana krav som ställts på revisionen.

De senaste åren har finansieringstjänsterna utvecklats mer för kundernas föränderliga finansieringsbehov och i och med det börjar det även finnas en brokig skara av finansieringsvillkor. På grund av differentieringen av tjänsterna är det även synnerligen viktigt att välja rätt rapporteringsmall.

Finansieringsvillkoren och revisionsrapportmallarna i anslutning till dem uppdateras efter behov. Rapportmallarna har gjorts tillsammans med Finlands Revisorer och preciseringar har gjorts på bådas initiativ. På denna sida finns alltid den senaste revisionsrapporten. Ta den som mall för revisionen oberoende av när finansieringsbeslutet är fattat.

Revisorn kan vara till hjälp redan när projektet genomförs 

Efter att ha fått finansieringsbeslutet rekommenderar vi våra kunder att berätta om innehåller och villkoren i beslutet för företagets revisor, som i samband med slutrapporteringen granskar projektets bokföring. På så sätt får revisorn i god tid information om den förestående revisionen och kan med sin egen kompetens ge mottagaren av finansieringsbeslutet handledning i skyldigheterna när det gäller projektuppföljningen.

De kostnader som ska redovisas i samband med interimsrapporten godkänns alltid preliminärt; både finansieringsmottagaren och Business Finland kan korrigera kostnaderna under projektperioden. Kostnaderna godkänns först efter att revisionsrapporten för projektet har lämnats in. Revisorns revisionsrapport har en väsentlig betydelse när det gäller att godkänna kostnader och betala finansiering.

Begär rättigheter att se uppgifter om projektet i nätservicen 

Business Finlands nätservice erbjuder en komprimerad översikt över projektets dokument, som har överlämnats mellan finansieringsmottagaren och Business Finland. Finansierings-, ändrings- och utbetalningsbesluten som gäller projektet kan läsas i servicen i kronologisk ordning, även rapporterna och kostnadsredovisningarna jämte bilagor finns i dokumentförteckningen. Endast lönespecifikationen har definierats så att den inte kan laddas ner för läsning för att säkra löneuppgifternas konfidentialitet. Lönespecifikationer (Y4) som lämnats in i samband med redovisningarna ska också begäras separat av finansieringsmottagaren.

Nätservicen öppnar även en vy över redovisningens betalningar. På sidan kostnader och betalningar ser du hur stora kostnader Business Finland preliminärt har godkänt för projektet och hur kostnaderna har ackumulerats per rapporteringsperiod. Eftersom det ännu inte går att korrigera inlämnade redovisningsuppgifter i nätservicen, syns korrespondensen i anslutning till korrigeringen inte i nätservicen. Säkerställ med finansieringsmottagaren att du fått redovisningsuppgifterna sådana som de har lämnats in under varje rapporteringsperiod jämte korrigeringar.

Från början av året har det varit möjligt att ansöka om projektändringar i nätservicen och därför sparas förutom ändringsbeslut nu även ansökningar om ändring jämte motiveringar i servicen.

Om du inte har koder till nätservicen, ska du begära nödvändigt material för att göra granskningen av finansieringsmottagaren.

GRANSKNING AV PROJEKTKOSTNADER

Bekanta dig med finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och välj rätt revisionsrapportmall. Kontrollera även specialvillkor som eventuellt antecknats i finansieringsbeslutet.

I rapportmallen finns det angivet, vilka åtgärder som vidtas i revisionen och i vilken omfattning. Svara på alla frågor i revisionsrapporten, så att du ger Business Finland tillräckligt med information för hantering av kostnadsredovisningen och betalning av finansiering.

GRANSKNINGSURVAL

Vid granskningen av olika finansieringstjänster används olika urvalsstorlekar. Vi kan även be revisorn granska ett större urval, om det finns många observationer.

Urvalsstorlek i olika finansieringstjänster

I urvalet inkluderas kostnader från alla redovisade kostnadsslag. I urvalet är det bra att i synnerhet ta med kostnader från början och slutet av projektet, för att säkerställa att kostnaderna hänför sig till projekttiden. Med projekttiden avses den varaktighet som anges i Business Finlands finansierings- eller ändringsbeslut.

Om kostnaden uppkommit innan projektet inletts, godkänns den inte oberoende av när den har betalats. Om beställningen gjorts innan projektets start, ska beställningen innehålla en upplösningsklausul. I beställningen ska det då nämnas att beställaren om han eller hon vill har rätt att upplösa beställningen om projektet inte förverkligas.

Om kostnaden uppkommit efter projektets slut är den inte en godtagbar kostnad. Fakturan kan dock vara daterad efter projekttiden så länge som utgiften beror på prestationer som uppkommit under projekttiden. Endast kostnader som revisorns rapport medför kan godkännas, även om de uppkommit efter projekttiden.

KOSTNADER

Kontrollera att de ackumulerade kostnaderna som du har fastställt i revisionsrapporten motsvarar de totala kostnader som finansieringsmottagaren har redovisat för projektet. I regel godkänner inte Business Finland mer kostnader för projektet än revisorn meddelar, därför är det väldigt viktigt att det belopp som anges i revisionsrapporten överensstämmer med de ackumulerade kostnader som finansieringsmottagaren har redovisat. Dessutom ska de redovisade kostnaderna ha uppstått under den projekttid som nämns i finansieringsbeslutet inberäknat eventuell förlängd tid som beviljats för projektet.

Kostnaderna godkänns på prestationsbasis. Till exempel fakturan för köpta tjänster kan anlända och bli betald först efter finansieringsbeslutets giltighet. Om arbetet som ligger till grund för fakturan har genomförts under beslutets giltighetstid, kan fakturan godkännas som kostnader för projektet. Alla kostnader ska vara betalda i det skede de redovisas för Business Finland. Om det finns obetalda fakturor, ska dessa nämnas i rapporten.

En utgift som baserar sig på en beställning gjord innan projektperioden kan inte riktas in till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektinledningen. Det är bra att delvis inrikta urvalet mot projektets början, då du kan säkerställa om projektet eventuellt har köpta tjänster/resor/ed som har beställts innan det startdatum för projektet som nämns i finansieringsbeslutet.

En faktura som uppkommit med anledning av revisionsrapporten behöver inte ingå i de kostnader som ska granskas utan den kan godkännas som en egen post för projektet. Skicka snabbt den faktura som revisionen medför till finansieringsmottagaren, så att den kan tas med i kostnaderna för projektet.

PROJEKTBOKFÖRING

I projektbokföringen ska de kostnader som projektet medför kunna specificeras och deras samband med bokföringen och kostnadsredovisningen ska framgå. För att specificera kostnader kan till exempel projektnummer eller kostnadspost användas.

Även den personliga arbetstidsuppföljning som projektarbetarna gör är en del av projektbokföringen.

ARBETSTIDSUPPFÖLJNING

I regel förutsätter finansieringsvillkoren alltid arbetstidsuppföljning av de timmar som gjorts för projektet. Arbetstiden ska följas upp även när personen är anställd endast för projektarbete. Om arbetstidsuppföljningen inte har ordnats enligt finansieringsvillkoren, kan man låta bli att godkänna lönerna som projektkostnader för personerna i fråga.

Förutom projekttimmar förutsätter vi uppföljning av den totala arbetstiden när arbetstiden inte har bestämts i arbetsavtalet eller om personen inte är bunden av arbetstidslagen. Kontrollera alltid vad som nämns om uppföljningsskyldigheten i finansieringsvillkoren.

Personens chef eller den ansvariga projektledaren ska bekräfta de timmar som gjorts för projektet, så att en anteckning om det blir kvar i uppföljningssystemet. Revisorn ska kommentera tillvägagångssättet i sin revisionsrapport.

När du svarar på alla frågor i revisionsrapportmallen, får Business Finland den nödvändiga informationen för hanteringen av kostnadsredovisningen och betalningen av finansiering.

PENNINGLÖNER

Godkännandet av penninglöner grundar sig på arbetstidsuppföljningen och på utbetalda penninglöner som är underställda förskottsinnehållning.

Finansieringsmottagaren får endast redovisa den del av personens penninglön för den totala arbetstiden som utifrån uppföljningen av den effektiva arbetstiden kan hänföras till projektet. Även om personen är anställd endast för projektarbete, ska för penninglönen inte redovisas till exempel avlönade helgdagar, lön för sjukdomstid och semesterlön samt semesterpeng, eftersom dessa inte utgör effektiv arbetstid.

Business Finland kan även jämka de löner som godkänns för projektet genom att godkänna en lägre lön än den som betalas till personen. Om det godkända lönebeloppet har sänkts, finns det nämnt i specialvillkoren för finansieringsbeslutet.

Om personen i stället för lön får arbetsersättning, redovisas detta under köpta tjänster.

ANSKAFFNINGAR

Om finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 procent från Business Finland och/eller i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling. Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms överstiger det nationella lagstadgade tröskelvärdet.

Om en upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är köppriset inte en godtagbar kostnad för projektet. Om företagets stödandel är mer än 50 procent och lagen om offentlig upphandling inte har iakttagits, kan stödandelen vara högst 50 procent.

Det bidrag som Business Finland beviljar är i sin helhet offentligt stöd, men för lånet är endast det räntestöd som meddelas i beslutet offentligt stöd. Kapitallån jämställs med bidraget.

KÖPTA TJÄNSTER

I revisionsrapportmallen bestäms omfattningen av det urval som granskningen omfattar. Till exempel vid de minimis-finansiering ska 100 procent av de köpta tjänsterna granskas och det ska säkerställas att de köpta tjänsterna inte innehåller annat än experttjänster. Om sådana anskaffningar som inte hör till ingår i de köpta tjänsterna, nämn kostnadsbeloppet så att Business Finland får information om den andel som ska dras av.

KÖPTA TJÄNSTER FRÅN KONCERNBOLAG ELLER ANDRA INTRESSEBOLAG

Definitionen av intresseföretag finns i finansieringsvillkoren. Finansieringsvillkoren för olika finansieringstjänster ställer sig lite olika till intresseköp. Bekanta dig med finansieringsvillkoren tillsammans med finansieringsmottagaren och sträva efter att redan i förväg säkerställa att intressebolagets praxis överensstämmer med villkoren.

Tjänster som köpts av intressebolag behandlas noggrannare hos Business Finland än tjänster som köpts av underleverantörer. Vid de minimis-finansiering är köpta tjänster från andra intressebolag än den egna koncernens bolag förbjudna. Inom vissa finansieringstjänster, bl.a. finansiering av forskning och utveckling, förutsätts separat redovisning av intressebolagen och dessa köpta tjänster godkänns utan täckning. Om sådana köpta tjänster framkommer ska du nämna dem i rapporten så att vi hos Business Finland kan utreda dem vid behov.

Revisioner

i efterhand

Vid sidan om sedvanlig projektövervakning under projektperioden reviderar Business Finland årligen cirka 60–70 projekt i efterhand. Syftet med efterhandsrevisionen är att säkerställa att arbete som motsvarar de kostnader som rapporterats till Business Finland under projektperioden verkligen har utförts och att arbetet genomförts i enlighet med finansieringsvillkoren. Efterhandsrevisionen görs av en expert hos Business Finland och en auktoriserad revisor som känner finansieringsmottagarens bransch.

De projekt som ska revideras i efterhand väljs slumpmässigt. Största delen av efterhandsrevisionerna riktar sig mot projekt som är slutförda och för vilka revisorns revisionsrapport har inlämnats till Business Finland. Business Finland reviderar dock även oavslutade projekt för bolag som gått i konkurs i efterhand. Hos en betydande del av de projekt som revideras i efterhand upptäcks någon form av verksamhet som strider mot finansieringsvillkoren. De viktigaste upptäckterna leder till att den utbetalda finansieringen återkrävs helt eller delvis.