Projektövervakning och rapportering

När ett positivt finansieringsbeslut har fattats kommer Business Finlands finansieringsspecialist att meddela dig så snart som möjligt, ofta via telefon. I vissa fall ordnar finansieringsspecialisten ett inledande möte där finansieringsbeslutet och dess villkor granskas i detalj.

Du kan hitta finansieringsbeslutet och de villkor som är relaterade till i e-tjänsten strax efter att beslutet har fattats.

Finansieringsbeslutet träder i kraft när eventuella särskilda villkor för att beslutet ska träda i kraft har uppfyllts och ni har bekräftat finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren. 

• Projektplanen och kostnadsuppskattningen som godkänns av finansieringsverket ingår i finansieringsbeslutet och utgör grund för att godkänna kostnaderna.
• Kontrollera alltid i finansieringsbeslutet för att se om det finns några särskilda villkor som gäller kostnaderna.
• De allmänna finansieringsvillkoren som gäller för projektet samt eventuella projektspecifika särskilda villkor ingår i finansieringsbeslutet, och att dessa villkor följs är en förutsättning för att finansieringen ska utbetalas. 
• Alla detaljerade instruktioner relaterade till projektredovisning och kostnadsuppföljning registreras i de allmänna finansieringsvillkoren. 

=> Läs finansieringsbeslutet och de relaterade villkoren noggrant och gå även igenom finansieringsbeslutet och dess bilagor tillsammans med den person som ansvarar för företagets räkenskaper (revisionsbyrå, egen revisor) och revisorn.

Finansieringsbeslutet träder i kraft vid beslutstillfället. Genomförandet av beslutet och de rättsliga följderna av det kommer dock inte att påbörjas förrän villkoren för beslutets ikraftträdande har uppfyllts och mottagaren av finansieringen har bekräftat beslutet och villkoren för beslutetet.

=> Bekräfta finansieringsbeslutet före den tidsfrist som anges i beslutet.

• Du kan se information om beslutet i väntan på bekräftelse på e-tjänstens förstasida under "Ärenden väntar på åtgärd". Om särskilda villkor har fastställts för beslutets ikraftträdande, kommer bekräftelsen av beslutet endast att vara synlig som en öppen åtgärd när de särskilda villkoren har uppfyllts.
• Om du har rätt till exklusiv representation av företaget som är registrerat i Handelsregistret, bekräfta beslutet i e-tjänsten. Rätten att skriva under kontrolleras i handelsregistret när du loggar in, när du loggar in med Suomi.fi e-identifiering. Du kan rätta ditt företags register genom att kontakta Finlands patent- och registreringsverk.
• Forskningsinstitut, universitet och yrkeshögskolor bekräftar alltid finansieringsbeslutet i Business Finlands e-tjänst. För att bekräftelse ska vara möjlig måste de som bekräftar forskningsorganisationens finansieringsbeslut ha tillräckliga rättigheter till projekten i e-tjänsten. För att upprätthålla rättigheterna lämnar forskningsorganisationer in en lista över personer som har rätt att bekräfta beslutet å mottagarens vägnar till Business Finlands register (kirjaamo(at)businessfinland.fi) i enlighet med arbetsordningen eller annan auktorisation. En uppdaterad lista kommer att levereras när det sker ändringar i den.

BEKRÄFTA beslutet i e-tjänsten

• Om du inte har rätt till exklusiv representation registrerad i Handelsregistret, bekräfta finansieringsbeslutet med ett formulär. Om det finns fler än två undertecknare på formuläret kan du lägga till signaturrader genom att ta bort tabellskyddet från Excel-ribbon Review > Remove Table Protection.  Se till att inkludera kontonumret också.

Skicka formuläret via säker post till registret

=> Om du inte tar emot finansiering, meddela Business Finlands register.

Ansöka om en rektifiering

Om du är missnöjd med beslutet kan du överklaga det. Beslutet innehåller instruktioner för att lämna in en begäran om rättelse.

Om du är missnöjd med beslutet från Business Finland kan du ansöka om en rättelse. 

=> Läs instruktionerna för begäran om rättelse i meddelandet om beslutet.

Det har redan varit möjligt att utse nyckelpersoner för projektet vid inskickandet av ansökan; kontrollera att nyckelpersonerna har tillgång till projektets information. 

En person som har rätt till exklusiv representation av företaget måste ge en person som har anställningsförhållande med finansieringsmottagaren eller som har en ansvarsposition i mottagarens organisation (styrelseledamot eller verkställande direktör) auktorisering som ansvarig ledare för projektet. En person som är förbjuden att bedriva verksamhet kan inte agera som ansvarig ledare för projektet. 

Kontaktpersonen som utses för projektet måste också ha anställningsförhållande med finansieringsmottagaren eller ha en ansvarsfull position i organisationen.  

=> Håll alltid kontaktuppgifterna till projektets nyckelpersoner uppdaterade i e-tjänsten, så att transaktionen flyter smidigt både under projektets gång och även efter att projektet redan avslutats. 

För att övervaka användningen av finansiering är det viktigt att börja med projektredovising så snart projektet startar. I de flesta av våra finansiella tjänster kräver de vanliga finansieringsvillkoren också timövervakning av arbetstid.

När du ansöker om finansiering från Business Finland bör du vara beredd på följande:

• Finansieringsmottagaren måste organisera sin redovisning så att kostnaderna för projektet kan identifieras och deras koppling till räkenskaperna och rapporterade kostnader kan verifieras utan svårigheter. Organisera projektredovisningen så snart projektet startar.
• Tidsregistrering är en del av projektredovisning och i de flesta finansiella tjänster där lönekostnader kan accepteras som direkta projektkostnader, bör personer som arbetar för projektet hålla en timtidsredovisning av det arbete de utför. Om mottagarens arbetstidsövervakningssystem inte möjliggör övervakning av projektets arbetstider, sker övervakningen med Business Finlands formulär.
  • Varje person som arbetar för projektet måste hålla en timmesuppsikt över det arbete de utför för projektet. Övervakning av arbetstid gäller även för personer som får icke-löneersättning för arbete. 
  • Övervakning av arbetstiden bekräftas minst varje månad enligt standardvillkoren. Varken VD:n eller projektledaren kan bekräfta sina egna arbetstider. Bekräftelsen måste kunna verifieras i efterhand.
  • Vid lönerapportering måste en lönefördelning (Y4) lämnas in som bilaga till rapporten, vilket är en sammanfattning av lönerna som betalats under projektperioden.
• Projektet kan också ha tillräknade kostnader som inte behöver återspeglas i projektets redovisning. Dessa inkluderar till exempel indirekta personalkostnader.

=> Börja bokföra projektet så snart projektet startar, och se också till att uppföljningen av arbetstider ordnas enligt de finansieringsvillkoren. 

De allmänna finansieringsvillkor som gäller för ditt projekt anger de kostnader som kan accepteras för projektet. Dessa grundläggande principer för acceptabla kostnader gäller för de flesta projekt:

• Berättigade kostnader är utgifter enligt projektplanen, vilka:
  • är betalda och finns i finansieringsmottagarens bokföring
  • är nettokostnader exklusive moms
  • har uppkommit i projektet under dess gång (prestationsbasen) 
  • är i enlighet med projektplanen
  • är nödvändiga och rimliga för genomförandet av projektet. 
  • är i enlighet med organisationens administrativa riktlinjer
• För att säkerställa att den offentliga finansieringen ger önskad effekt innehåller Business Finlands villkor en så kallad upphävningsklausul: 
  • Ett upphandling som beordrats för genomförandet av projektet innan finansieringsansökan lämnats in kan endast godkännas om orderavtalet eller köpeavtalet innehåller villkoret att upphandlingen avbryts om finansieringsbeslutet är negativt. Även då är kostnaderna inte acceptabla förrän tidigt vid inlämningen av finansieringsansökan.
• Köp från koncernen och associerade företag
  • Om projektet kräver inköp inom koncernen eller från ett associerat företag, kontrollera först de allmänna finansieringsvillkoren som gäller för projektet för att se om kostnaderna är acceptabla. 
  • Om ärendet är i ordning och köp kan göras, måste koncernen och det associerade bolaget också följa de finansieringsvillkor som gäller för projektet. Finansieringsmottagaren måste säkerställa att koncernen och det associerade företaget ordnar projektredovisning och övervakning av arbetstiden enligt villkoren.
  • Gruppen och det associerade företaget måste ge mottagaren en faktura för projektets outsourcade tjänster. Business Finland kan acceptera de kostnader som finansieringsmottagaren betalat och som säljaren har ådragit sig vid tillhandahållandet av tjänsten. Kostnader accepteras utan täckning. För att fastställa bristen på medel måste koncernen och det associerade företaget också rapportera de kostnader som projektet har uppstått i en separat kostnadsredovisning. 
• Samordningskostnader för gemensamma nationella projekt
  • Denna riktlinje gäller för nationella projekt; I internationella projekt följs avtal som upprättats för den aktuella enheten. 
  • Alla som får samordningstjänsten måste bidra till betalningen av samordningskostnaderna, oavsett om organisationen får offentlig finansiering för sitt projekt eller inte. Detta säkerställer att finansieringen inte överförs till en tredje part, vilket är förbjudet.
  • På begäran måste finaisieringsverket få innehållet i samordningsavtalet, som anger att tjänsten inte inkluderar en tjänst skapad före projektets start eller en tjänst som inte ingår i projektets genomförande.
  • Samordningskostnaderna för samarbete kan faktureras antingen som en procentandel eller enligt någon annan exakt och förutbestämd formel. Grunden för kostnadsfördelningen kan inte vara det belopp som beviljats av Business Finland eller någon annan offentlig aktör.
    • Exempel på en godkänd aktivitet: Koordinatorn upprättar ett samarbetsavtal, vars kostnader kan delas mellan fem deltagare proportionellt till 30%-30%-20%-10%-10%-10% eller 1/5 av fakturan vardera.
    • Exempel på en icke-godkänd aktivitet: Koordinatorn upprättar ett samarbetsavtal, vars kostnader delas procentuellt från varje deltagares godkända kostnadsuppskattning. 
    • Exempel på en icke godkänd aktivitet: Koordinatorn upprättar ett samarbetsavtal, vars kostnader delas procentuellt av den externa finansieringen för varje deltagare.

=> Läs villkoren noggrant och återvänd till dem när det behövs. 

Den ansvararige projektledaren rapporterar projektets framsteg enligt den överenskomna tidsplanen. Rapporteringen sker i e-tjänsten. Följ alltid de överenskomna rapporteringstiderna. Om slutrapporten inkommer efter tidsfristen kan de kostnader som anges i rapporten inte godkännas och finansieringen utbetalas inte längre.

=> Rapportera alla kostnader som uppstått i projektet. Business Finland kan acceptera kostnader enligt projektplanen och finansieringsvillkoren som projektkostnader. Baserat på den preliminärt godkända rapporten kommer de preliminärt godkända kostnaderna att granskas igen i samband med slutrapporten. Business Finland kommer inte att göra en slutgiltig bedömning av kostnadsernas acceptans förrän de har mottagit bekräftelse på kostnaderna (en revisors revisionsrapport eller en deklaration från kontaktpersonen för kostnadskontot).

=> Kontrollera de finansieringsvillkoren som gäller för projektet för att se vilka villkor som har registrerats för rapportering. Villkoren nämner också vilka bilagor som ska skickas in, vilket till exempel kan inkludera:  

• en lönespecifikation, som inkluderar projektets tilldelade och den totala löneuppbyggnaden för utdelningsperioden för alla personer som får lön från projektet
• en beskrivning av projektets redovisning och arbetstidsuppföljning (bilaga till den första deltidsrapporten). Beskrivningen måste visa att projektredovisningen har ordnats i enlighet med finansieringsvillkoren
• i samband med slutrapporten för projektet gäller kostnadsbekräftelse: antingen revisorns revisionsrapport eller deklaration från kostnadsredovisningens kontaktperson. 

=> De formulär som krävs för rapportering finns på den andra fliken på denna sida, uppdelade efter finansiella tjänster.

=> Börja förbereda slutrapporten i god tid och reservera även tid för revisorn vid behov. Revisorn reviderar kostnaderna och redovisningen av projektet, och revisionsrapporten bifogas slutredovisningen. Separata instruktioner för revision finns på revisorernas sida. 

Om det finns behov av förändringar under projektets gång, kontrollera finansieringsvillkoren för att se vilka förändringar som måste godkännas av Business Finland i förväg. Ansökan om ändring skickas in via e-tjänsten. 

=> Läs finansieringsvillkoren noggrant och agera alltid i enlighet med dem. 

=> Läs även anvisningarna på sidan ”Ändringar”.

Finansieringen betalas mot de godkända kostnader som redovisas i rapporteringen. 

Minst 10 procent av det beviljade bidraget kommer att betalas ut först efter att slutrapporten har godkänts. I periodfinansierade projekt betraktas den periodiska rapporten som en slutrapport. 

Om ett lån har beviljats för projektet kommer Statskontoret att ta hand om de praktiska arrangemangen kring lånet. Den första delbetalningen av lånet kan betalas i förskott när mottagaren har undertecknat skuldebrevet från Statskontoret . Rätten till den beviljade finansieringen upphör om mottagaren inte har lämnat in de dokument som Statskontoret begärt och inte har undertecknat skuldebrevet inom sex månader från beslutet om betalning av låneförskottet. Lånet måste tas ut från Statskontoret inom sex månader från betalningsdatumet efter slutrapporten. Den sista avbetalningen av lånet är minst 20 procent av lånets beviljade kapital.

=> Följ alltid de överenskomna rapporteringstiderna. Om slutrapporten kommer efter deadline kan kostnaderna som anges i rapporten inte accepteras och finansieringen kommer inte längre att betalas. 

Spara projektprotokollen och alla dokument relaterade till genomförandet och kostnaderna för projektet, samt allt annat material som behövs för projektkontroll i minst tio år från den senaste betalningen av projektet. 

=> Observera att projektmaterialet även innehåller kvitton för utgifter och betalningar, inköpsdokument, löneuppdelningar som bifogats rapporten, och att arbetstiden personligen fördes med bekräftelseposter där det krävdes.