Projektet inleds

Instruktioner för genomförandet av projektet och uppföljning av kostnaderna

Godkännande av finansieringsbeslut

Du får meddelande om finansieringsbeslutet till nätservicen. Beslutet, finansieringsvillkoren och andra dokument i anslutning till projektet finns i tjänsten. Er kontaktperson på Business Finland underrättar också om beslutet per telefon. 

Godkänn finansieringsbeslutet i nätservicen

Beslutet träder i kraft när ni godkänt beslutet och därtill anslutna finansieringsvillkor i nätservicen. Business Finland betalar inte ut finansiering innan beslutet har godkänts och eventuella specialvillkor i samband med beslutet har uppfyllts.

Du ser information om ett beslut som väntar på ett godkännande i e-tjänsten på första sidan vid “Väntar på åtgärder”. Om specialvillkor meddelats samtidigt med beslutet visas en länk till meddelandet om godkännande först när specialvillkoret behandlats hos Business Finland.

Beslutet kan endast godkännas av en person som har organisationens firmateckningsrätt.

Företag

Godkännandet kan göras via internettjänsten, om du är företagets verkställande direktör, verkställande direktörens ställföreträdare eller prokurist. I samband med inloggning till e-tjänsten kontrollerar identifieringen på suomi.fi dessa roller och firmateckningsrätten via handelsregistret.

Om en person som enligt handelsregistret har firmateckningsrätt har en annan roll i firman, godkänns finansieringsbeslutet med en blankett. Blanketten används också i de fall där två personer tillsammans tecknar firmans namn. Sänd blanketten via krypterad e-post (skyddad e-post) till Business Finlands registratorskontor.

Om det finns brister i ert företags uppgifter i handelsregistret, kan ni korrigera dem genom att kontakta Patent- och registerstyrelsen.

Forskningsorganisationer, städer, kommuner

Vi ber att forskningsinstitut, universitet och yrkeshögskolor, kommuner och städer meddelar till Business Finlands registratorskontor (kirjaamo(at)businessfinland.fi) uppgifter om personer, som har organisationens firmateckningsrätt eller har rätt enligt arbetsordningen eller annan rätt att godkänna ett beslut för finansieringsmottagarens räkning.

Ansökan om ändring

Om ni inte tar emot finansieringen ska ni underrätta Business Finlands registratorskontor om detta så snabbt som möjligt. Om du är missnöjd med Business Finlands beslutet, kan du söka ändring i det. I beslutet finns anvisningar för hur man lämnar in en ansökan om ändring.

Nätservicen

I nätservicen kan du söka finansiering, rapportera hur ditt projekt avancerar och göra en kostnadsredovisning. Som en ny funktion ska också ansökan om ändring i projektet göras i nätservicen. I nätservicen hittar du alla dokument som anknyter till ditt projekt.

Till nätservicen

Projektet inleds

Kontaktpersonen för ditt projekt i Business Finland ordnar ett inledande möte med dig. På mötet behandlas ärenden som gäller genomförandet av projektet och rapporteringen om projektet. Studera omsorgsfullt finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren före mötet så att ni kan diskutera eventuella oklara detaljer. I finansieringsvillkoren finns anvisningar både om projektets genomförande och om rapporteringen om projektet.

De här frågor diskuteras på det inledande mötet

  • huvudpunkterna i beslutet
  • principerna för projektbokföring och arbetstidsuppföljning
  • godtagbara kostnader
  • projektrapporteringen och utbetalningen av finansieringen
  • förändringar

Uppföljning av projektet och kostnaderna

Finansieringsvillkoren är en viktig del av finansieringsbeslutet. Villkoren styr genomförandet av projektet och rapporteringen om projektet och kostnaderna.

Projektbokföringen ska ordnas i enlighet med finansieringsvillkoren på så sätt att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras.

Kontrollera de finansieringsvillkor som anknyter till finansieringsbeslutet huruvida villkoren kräver en revision som utförs av en revisor i anslutning till slutrapporten. Om en revision ska göras, informera revisorn om finansieringsbeslutet snarast möjligt.

Projekthandlingarna, den personliga arbetstidsuppföljningen och övrigt material som behövs för kontrollen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.

Arbetstidsuppföljningen

Anställda i projekt som finansieras av Business Finland ska föra bok över sin arbetstid om inte annat konstaterats i villkoren för finansieringen. Om arbetstiden inte följs upp kan Business Finland låta bli att godkänna lönerna delvis eller helt. Lönen som betalas till en anställd hänförs till den totala arbetstiden, av vilken projektets andel redovisas till Business Finland.

Minimikraven för arbetstidsuppföljningen

  • arbetstimmarna ska bokföras med en timmes noggrannhet och hänföras till de dagar när arbetet har utförts
  • anteckningar ska göras om bekräftelse av arbetstimmarna
  • utöver projekttimmarna ska också den totala arbetstiden följas upp om arbetstidslagen inte tillämpas på personen eller om arbetstid inte har fastställts för personen

Du kan använda exempletabellen för arbetstidsuppföljningen:

Anskaffningar

De som får finansiering av Business Finland ska iaktta lagen om offentlig upphandling.

Rapportering

Business Finland betalar ut finansieringen till projektet utifrån rapporterna och kostnadsredovisningarna. Hur projektet framskrider ska rapporteras enligt den tidtabell som anges i finansieringsbeslutet. Rapporten och kostnadsredovisningen ska skickas via nätservicen. Anvisningarna om rapporteringen finns på en separat sida.