Siirry sisältöön

Projektin aloitus

Ohjeita projektin toteutukseen ja kustannusten seurantaan

Rahoituspäätöksen hyväksyminen

Kun rahoitushakemuksesta on tehty päätös, se on luettavissa Business Finlandin asiointipalvelussa. Projektin vastuullinen johtaja, yhteyshenkilö sekä kustannustilityksen yhteyshenkilö saavat sähköpostiviestin asiointipalveluun tulevista uusista asiakirjoista. Viesti lähetetään  myös siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka organisaatio on ilmoittanut yritys- ja yhteisöjärjestelmään (YTJ).

Tutustu asiointipalvelussa rahoituspäätökseen, rahoitusehtoihin ja muihin projektin asiakirjoihin. Projektin yhteystiedot -sivulta löydät myös projektisi yhteyshenkilöiden yhteystiedot.    

Hyväksy päätös asiointipalvelussa

Päätös astuu voimaan, kun olette hyväksyneet päätöksen ja siihen liittyvät rahoitusehdot asiointipalvelussa. Business Finland ei maksa rahoitusta, ennen kuin päätös on hyväksytty.  

Näet tiedon hyväksymistä odottavasta päätöksestä asiointipalvelun etusivulla kohdassa "Toimenpiteitä odottavat asiat". Jos päätöksen voimaan astumiselle on asetettu erityisehtoja, päätöksen hyväksyminen näkyy avoimena toimenpiteenä vasta, kun erityisehdot ovat täyttyneet.

Päätöksen voi hyväksyä ainoastaan henkilö, jolla on organisaation nimenkirjoitusoikeus. 

Oikaisun hakeminen

Jos ette ota rahoitusta vastaan, ilmoittakaa siitä mahdollisimman pian Business Finlandin kirjaamoon. Jos olet tyytymätön päätökseen, voit hakea siihen oikaisua. Päätösilmoituksessa on ohjeet oikaisupyyntöä varten.

Yritykset

Asiointipalvelun kautta hyväksyminen onnistuu, jos olet yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai prokuristi. Asiointipalveluun kirjautumisen yhteydessä suomi.fi -tunnistautuminen tarkistaa nämä roolit ja nimenkirjoitusoikeuden kaupparekisteristä.

Päätöksen hyväksyminen lomakkeella 

Jos henkilö, jolla on kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus, on yrityksessä jossain muussa roolissa kuin yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai prokuristi, rahoituspäätös hyväksytään lomakkeella. Lomaketta käytetään myös niissä tapauksissa, joissa yrityksen nimen kirjoittaa kaksi tai useampi henkilö yhdessä. Lähetä lomake suojatulla sähköpostilla Business Finlandin kirjaamoon.

Jos yrityksenne kaupparekisteritiedoissa on puutteita, voitte korjata ne olemalla yhteydessä Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Tutkimusorganisaatiot, kaupungit, kunnat ja kuntayhtymät

Pyydämme, että tutkimuslaitokset, yliopistot ja ammattikorkeakoulut, kaupungit, kunnat ja kuntayhtymät ilmoittavat Business Finlandin kirjaamoon (kirjaamo(at)businessfinland.fi) tiedot henkilöistä, joilla on organisaation nimenkirjoitusoikeus tai työjärjestyksen mukainen tai muu oikeus hyväksyä päätös rahoituksen saajan puolesta. 

 

Näin hyväksyt rahoituspäätöksen

Katso videosta, miten rahoituspäätös hyväksytään asiointipalvelussa. 

Katso ohjevideo

Asiointipalvelu

Asiointipalvelussa voit hakea rahoitusta, raportoida projektisi edistymistä ja tehdä kustannustilityksen. Löydät palvelusta myös kaikki projektiisi liittyvät asiakirjat.

Asiointipalveluun

Projektin aloitus  

Business Finlandin rahoitusasiantuntija käy yritysten tutkimus- ja kehittämistoiminnan projektin yhteyshenkilön kanssa läpi projektin toteuttamiseen ja raportointiin liittyviä asioita. Tutustu hyvin rahoituspäätökseen ja rahoituksen ehtoihin ennen aloitusinfoa, jotta voitte yhdessä palata mahdollisiin epäselviksi jääneisiin yksityiskohtiin. Myös rahoitusehdoista löydät ohjeita projektin toteuttamiseen sekä raportointiin. 

Poikkeuksellisen suuren hakemusmäärän vuoksi, aloitusinfoja ei järjestetä niille Liiketoiminnan häiriörahoituksen projekteille, joita on rahoitettu avustuksella. Olemme koonneet rahoituksen saajille oman infosivun, josta löydät ohjeet projektin aloitukseen, seurantaan ja raportointiin. Jos kuitenkin yrityksesi on saanut ns. häiriölainaa (Tilapäinen TKI-laina liiketoiminnan häiriötilanteessa), aloitusinfo pidetään normaaliin tapaan.

Aloitusinfoja ei myöskään järjestetä Energiatukea, Innovaatiosetelin tai Explorer-rahoitusta saaneille. Saat tarvitsemasi ohjeet päätöksesi rahoitusehdoista ja rahoituspalvelun omalta nettisivulta (Energiatuki, Exhibition Explorer, Group Explorer, Market Explorer, Talent Explorer, Innovaatioseteli).

Aloitusinfon aiheita

  • päätöksen pääkohdat
  • projektikirjanpito ja työajanseuranta
  • hyväksyttävät kustannukset
  • projektin raportointi ja rahoituksen maksaminen
  • muutostilanteet

Projektikirjanpito ja kustannusten seuranta

Rahoitusehdot ovat oleellinen osa rahoituspäätöstä. Ehdot ohjaavat projektin toteuttamisessa sekä projektin ja kustannusten raportoinnissa.

Projektikirjanpito pitää järjestää rahoitusehtojen mukaisesti. Projektista aiheutuneet kustannukset pitää voida yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen pitää voida todentaa.

Jos yrityksenne saa rahoitusta Yritysten tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoitusehdoilla, toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten järjestämänne projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.

Tarkista rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista, edellytetäänkö loppuraportin yhteydessä tilintarkastajan tarkastusta. Jos tarkastus tarvitaan, kerro tilintarkastajalle rahoituspäätöksestä mahdollisimman pian. 

Projektin asiakirjat, henkilökohtainen työajanseuranta ja muu projektin tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.

Työajan seuraaminen

Business Finlandin rahoittaman projektin työntekijöiden täytyy pitää kirjaa työajastaan ellei rahoitusehdoissa ole toisin todettu. Business Finland voi jättää palkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työaikaa ei ole seurattu.

Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään projektille kuuluva osuus.

Työajanseurannan vähimmäisvaatimukset

  • työaikakirjaukset tunnin tarkkuudella ja tunnit kohdistettuina niille päiville, joina työ on tehty
  • tuntien vahvistamismerkinnät
  • kokonaistyöajanseuranta projektituntien lisäksi, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa

Hankinnat

Business Finlandin rahoitusta saavien on noudatettava hankintalakia. Hankintoja tehtäessä tulee varmistaa, että ostettavat tuotteet tai palvelut ovat projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. 

Onko ostopalveluissa intressiostoja?

Yritykset ovat toistensa intressiyrityksiä, jos toisen yrityksen koko osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 prosenttia on välittömästi tai välillisesti toisen yrityksen omistuksessa tai hallinnassa.

Rahoittaja voi katsoa yritykset intressiyrityksiksi myös, jos toinen yritys voi käyttää määräysvaltaa toisessa yrityksessä tai muulla tavoin vaikuttaa siihen, mistä toinen yritys tekee hankintoja. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi hallituksen jäsenyyden, vastuuhenkilöiden, perheenjäsenten tai työntekijänä ja/tai rahoittajana toimimisen kautta.

Esimerkiksi, jos henkilö työskentelee rahoituksen saajan palveluksessa ja samaan aikaan myy omistamansa yhtiön kautta palveluja projektia varten rahoituksen saajalle, katsotaan kyseiset palvelut intressihankinnoiksi työntekijänä toimimisen takia.

Lue lisää sivulta Intressiostot

Projektin etenemisestä raportointi 

Business Finland maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Projektin etenemisestä raportoidaan rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Raportointi tehdään asiointipalvelussa. Raportointia koskevat ohjeet on koottu omalle sivulle.

Rahoituksen käytön valvonta

Valtionavustuslain mukaan Business Finlandilla on oikeus tehdä rahoituksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia rahoituksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Rahoituksen saajan on korvauksetta annettava tarkastuksen tekijöille kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa. Business Finlandin edustajan lisäksi tarkastuksessa voi olla mukana ulkopuolinen tilintarkastaja.

Tavanomaisen projektivalvonnan ohella Business Finland tekee kustannustarkastuksia projektin aikana. Lisäksi osalle projekteista tehdään jälkitarkastus projektin päättymisen jälkeen. Kaiken valvonnan ja tarkastusten tarkoituksena on varmistaa, että projektin kestoaikana Business Finlandille raportoituja kustannuksia vastaavaa työtä on todella tehty ja että tekeminen on tapahtunut rahoitusehtojen mukaisesti. Tarkastuksia tekevät Business Finlandin asiantuntijat ja tarvittaessa auktorisoitu tilintarkastaja.

Projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen vastaiset havainnot johtavat maksetun rahoituksen osittaiseen tai täysimääräiseen takaisinperintään.

Esimerkkejä intressiyhteydestä

  1. Yhtiön A työntekijä omistaa yhtiön B 100%, mutta hänellä ei ole omistusta yhtiössä A. Hankinnat yhtiöltä B ovat intressihankintoja. Intressiyhteys muodostuu työsuhteen kautta.

  2. Yhtiön A osakas omistaa yhtiöstä B 20% ja yhtiöstä C 30%. Hankinnat yhtiöltä B ja C ovat intressihankintoja. Intressiyhteys muodostuu yhtiön A osakkaan omistuksien kautta.

  3. Yhtiön A hallituksen varajäsen omistaa yhtiön B 100%, mutta hänellä ei ole omistusta yhtiössä A. Hankinnat yhtiöltä B ovat intressihankintoja. Intressiyhteys muodostuu vastuuhenkilönä toimimisen kautta.

  4. Yhtiön A hallituksen jäsen omistaa yhtiöstä B 20% ja yhtiöstä C 30%. Hankinnat yhtiöltä B ja C ovat intressihankintoja. Intressiyhteys muodostuu yhtiön A hallituksen jäsenen omistuksien kautta.