Uppföljning av
projektets kostnader

Finansieringsbeslutet träder i kraft vid tidpunkten för beslutsfattandet. Genomförandet av beslutet och de rättsverkningar som grundar sig på det börjar dock först när de villkor som ställts för beslutets ikraftträdande har uppfyllts, och finansieringsmottagaren har bekräftat beslutet och dessa villkor.

Bekräfta finansieringsbeslutet inom den tidsfrist som nämns i beslutet. Information om beslut som väntar på bekräftelse ges under "Ärenden som väntar på bekräftelse" på nätservice förstasida. Om särskilda villkor har ställts upp för att beslutet ska träda i kraft, syns bekräftelsen som en öppen åtgärd först när villkoren har uppfyllts. 

Om du har en i handelsregistret antecknad rätt att ensam företräda företaget, ska du bekräfta beslutet i nätservicen. Din rätt att teckna företagets firma kontrolleras i handelsregistret när du loggar in via Suomi-fi-identifiering. Du kan korrigera ditt företags handelsregisteruppgifter genom att kontakta Patent- och registerstyrelsen.

BEKRAFTA beslutet i nätservice

Bekräfta finansieringsbeslutet med formuläret när du inte har en i handelsregistret antecknad rätt att ensam företräda företaget. Glöm inte att meddela kontonumret. Om det finns fler än två undertecknare på formuläret kan du lägga till fler signaturrader genom att ta bort skyddet för tabellen i Excel-menyfliksområdet från menyraden Kontrollera > Ta bort skyddet för tabellen. 

Skicka formuläret till registatorskontoret med krypterad e-post

Om ni inte tar emot finansieringen ska ni meddela om det till Business Finlands registratorskontor.

Begäran om rättelse

Om du är missnöjd med ett beslut kan du begära rättelse. Beslutet innehåller anvisningar för begäran om rättelse.

Finansieringsbeslutet träder i kraft vid tidpunkten för beslutsfattandet. Genomförandet av beslutet och de rättsverkningar som grundar sig på det börjar dock först när de villkor som ställts för beslutets ikraftträdande har uppfyllts, och finansieringsmottagaren har bekräftat beslutet och dessa villkor.

Bekräfta finansieringsbeslutet inom den tidsfrist som nämns i beslutet. Information om beslut som väntar på bekräftelse ges under "Ärenden som väntar på bekräftelse" på nätservice förstasida. Om särskilda villkor har ställts upp för att beslutet ska träda i kraft, syns bekräftelsen som en öppen åtgärd först när villkoren har uppfyllts. 

Forskningsinstitutioner, universitet och yrkeshögskolor bekräftar alltid finansieringsbeslut i Business Finlands nätservice. För att det ska vara möjligt att bekräfta beslutet måste forskningsorganisationens bekfäftare av finansieringsbeslut ha tillräckliga rättigheter till projekten i nätservice.

För att upprätthålla rättigheterna ska forskningsorganisationerna sammanställa en lista över de personer som med anledning av sitt arbete eller andra befogenheter har rätt att bekräfta beslut för finansieringsmottagarens räkning och skicka den till Business Finlands registratorskontor (kirjaamo(at)businessfinland.fi). En uppdaterad lista skickas alltid när uppgifterna ändras.

BEKRÄFTA beslutet i nätservice

Om ni inte tar emot finansieringen ska ni meddela om det till Business Finlands registratorskontor.

Begäran om rättelse

Om du är missnöjd med ett beslut kan du begära rättelse. Beslutet innehåller anvisningar för begäran om rättelse.

Finansieringsbeslutet träder i kraft när eventuella särskilda villkor som ställts för beslutet att träda i kraft är uppfyllda och finansieringsmottagaren har bekräftat finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren i nättjänsten. Den som bekräftar beslutet ska ha officiell rätt att representera organisationen.

Finansieringsmottagaren bemyndigar en person som är anställd hos finansieringsmottagaren eller har en ansvarsställning i organisationen att vara ansvarig projektledare. Den ansvariga projektledaren ansvarar för projektrapporteringen.

Gå även igenom finansieringsbeslutet och dess bilagor med den som är ansvarig för ditt företags redovisning (redovisningsbyrå, internrevisor) och revisorn.

Projektbokföring och arbetstidsuppföljning

Finansieringsmottagaren måste organisera sin projektbokföring på ett sådant sätt att kostnaderna för projektet kan identifieras och deras koppling till redovisningen och rapporterade kostnader lätt kan verifieras.

Om finansieringsmottagaren är ett utländskt företag ska produktionskoordinatorn även ordna projektbokföring enligt finansieringsvillkoren. Avtalet mellan finansieringsmottagaren och produktionskoordinatorn ska innehålla en klausul där produktionskoordinatorn förbinder sig att även Business Finland ska ha rätt att granska produktionskoordinatorns verksamhet och dess bokföring. 

Finansieringsmottagaren kan redovisa kontantlöner utan att spåra arbetstid om den som arbetar i projektet endast arbetar för AV-produktionsincitamentprojektet. Om finansieringsmottagaren samtidigt får annan finansiering från Business Finland, måste alla som arbetar med flera projekt föra timarbetstid för den överlappande perioden. De arbetade timmarna ska varje månad fördelas på de dagar då arbetet utfördes.

Godtagbara kostnader

Kostnader som uppkommit under projektets löptid godkänns för projektet. Verifiera projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Fakturan kan dateras efter projektets varaktighet, så länge utgiften har uppkommit under projektets varaktighet. Av de kostnader som uppkommit efter projektets löptid kan endast de som uppkommit för revisionsrapporten accepteras.

Godtagbara kostnader inkluderar inköp av varor och tjänster relaterade till produktionen av audiovisuella verk i Finland, samt uthyrning av utrustning och lokaler från företag som är skattskyldiga i Finland, inklusive förproduktionsfasen och efterproduktionen. Acceptabla kostnader är också kostnader som uppkommit i Finland som orsakats av att verken gjorts lättare för handikappade personer. 

Ett köp som beställts för genomförande av produktion innan finansieringsansökan lämnas in kan endast godkännas om beställningsavtalet eller kontraktet innehåller ett villkor om att köpet hävs om finansieringsbeslutet är negativt. Även då är kostnader endast stödberättigande från tidigast inlämnande av finansieringsansökan.

Upphandlingslagen gäller inte för upphandling inom den audiovisuella branschen då det gäller tjänsteleverantörens anskaffning som hänför sig till inköp av programmaterial, utveckling, produktion eller samproduktion.

Projektrapportering

Du ska bifoga en revisionsrapport till varje projektdelrapport samt den kostnadsspecifikation som bifogades ansökan kompletterad med en redogörelse över uppkomna utgifter under rapporteringsperioden. Kom ihåg att också fylla i bladet ’List of names’! Eftersom en redovisningsrapport krävs vid varje avräkning av incitamentet är det av vikt att revisorn hålls uppdaterad så fort produktionen inletts.

Läs mer om finansieringsvillkoren

I finansieringsvillkoren finns detaljerade instruktioner om projektbokföring och kostnadsuppföljning. Finansieringsvillkoren för ditt projekt finner du i nätservicen.

Logga in i nätservicen

Finansieringsbeslutet träder i kraft när eventuella särskilda villkor som ställts för beslutet att träda i kraft är uppfyllda och finansieringsmottagaren har bekräftat finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren i nättjänsten. Den som bekräftar beslutet ska ha officiell rätt att representera organisationen.

Finansieringsmottagaren bemyndigar en person som är anställd hos finansieringsmottagaren eller har en ansvarsställning i organisationen att vara ansvarig projektledare. Den ansvariga projektledaren ansvarar för projektrapporteringen.

Business Finlands finansieringsexpert och finansinspektör kommer att gå igenom detaljerna om projektgenomförande och övervakning med dig vid startmötet. Under NIY-projektets gång ska villkoren i det första finansieringsbeslutet uppfyllas under hela projektet.

• Läs instruktionerna för genomförande och uppföljning av kostnaderna (NIY)
• Läs instruktionerna för genomförande och uppföljning av kostnaderna (DTA) (på engelska)
• Bekanta dig med Statskontorets villkor då finansieringen utgörs av ett lån

Projektbokföring och arbetstidsuppföljning

Finansieringsmottagaren måste organisera sin projektbokföring på ett sådant sätt att kostnaderna för projektet kan identifieras och deras koppling till redovisningen och rapporterade kostnader lätt kan verifieras.

Finansieringsmottagaren kan redovisa kontantlöner utan att spåra arbetstid om den endast får NIY-finansiering från Business Finland. Om finansieringsmottagaren samtidigt får annan finansiering från Business Finland, måste alla som arbetar med båda projekten föra timarbetstid för den överlappande perioden. De arbetade timmarna ska varje månad fördelas på de dagar då arbetet utfördes.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppkommit under den projekttid som anges i finansieringsbeslutet godkänns för projektet. Fakturan kan dateras efter projektets löptid, så länge utgiften har uppkommit under projektets löptid och fakturan betalas innan kostnaderna rapporteras till Business Finland. Verifiera projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Av de kostnader som uppkommit efter projektets löptid kan endast de som uppkommit för revisionsrapporten accepteras.

Kostnader som uppkommit efter det att 8 år har förflutit från företagets etablering eller start av verksamhet som anses vara i ett tidigt skede kan inte godtas för projektet.

Penninglöner

Finansiären kan som lönekostnad acceptera alla kontanta löner som omfattas av källskatt enligt planen. Prestationsbonus och andra liknande poster kan också regleras om de blivit en integrerad del av finansieringsmottagarens löneutbetalning.

Anskaffning

Kostnader från ett företag som tillhör samma grupp kan godtas om ett särskilt villkor har införts i beslutet. Köp från andra intresseföretag accepteras inte.

Ett köp som beställts för genomförande av projektet innan finansieringsansökan lämnas in kan endast godkännas om beställningsavtalet eller kontraktet innehåller ett villkor om att köpet hävs om finansieringsbeslutet är negativt. Även då är kostnader endast stödberättigande från tidigast inlämnande av finansieringsansökan.

Kostnader från ett företag som tillhör samma koncern får godkännas om ett särskilt villkor finns med i beslutet. Köp från andra anslutna företag accepteras inte.

Om du avser att köpa tjänster från ett företag som tillhör samma koncern ska du informera dem om skyldigheten att följa arbetstiden och föra projektbokföringen.

Läs mera om intresseinköp

Läs mer om finansieringsvillkoren

I finansieringsvillkoren finns detaljerade instruktioner om projektbokföring och kostnadsuppföljning. Finansieringsvillkoren för ditt projekt finner du i nätservicen. 

Logga in i nätservicen

Läs instruktionerna gällande projektstarten och kostnadsuppföljningen på Energistödets sidor.

Projektstart

Ordna projektredovisningen omedelbart i början av projektet så att kostnaderna för mässavdelningen som projektet ådrar sig kan identifieras och deras koppling till redovisningen lätt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Undantaget är registrerings- och bokningskostnader förknippade med mässor, som kan accepteras även om kostnaderna uppstår innan bidragsansökan lämnas in. Observera att fakturan också kan dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna har uppstått under projektet. Bekräfta giltighetsperioden för finansieringsbeslutet från finansieringsbeslutet.

Betydande kostnader för företagets mäsställ accepteras för de tjänster som köpts för projektet:

• registrering och bokningskostnader
• arealkostnader
• design- och dekorationskostnader
• tekniska beställningar som el och städning
• hyrda strukturelement
• monterings- eller byggkostnaderna för utställningsstället.

Tjänster som köps inom samma koncern eller från andra intresseföretag är i regel inte godtagbara kostnader.

Kalkylerad utgift av övriga kostnader

Övriga mässkostnader för ditt företag kan accepteras till en koefficient som inte överstiger 20% av den totala kostnaden för ovan nämnda mässavdelningskostnader. Denna tillskrivna övriga kostnader kan till exempel inkludera resor, frakt- och tolkningskostnader, kostnaderna för en potentiell konsult /administratör och marknadsföringskostnader relaterade till mässor, såsom presentationsvideor, broschyrer, visitkort och rollups.

Projektstart

Organisera projektredovisningen genast från projektstarten så att kostnaderna för inköpstjänster kan specificeras och enkelt anslutas till redovisningen. Detta gäller inte övriga beräknade acceptabla kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Utgifter för undersöknings-, utvecklings-och innovationsverksamhet enligt projektplanen som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet så länge utgifterna uppstår under projektet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Business Finland kan acceptera kostnaderna för experttjänster som köpts för att stödja företagets internationalisering. Tjänster som köps inom samma concern och från andra intresseföretag är i regel inte godtagbara kostnader.

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att projektkostnader kan identifieras och deras koppling till redovisning enkelt kan verifieras. Detta gäller inte andra beräknade stödberättigande kostnader för projektet.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Köp från ett intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresserat företag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

Läs mer om intresseinköp

Projektrapportering

Mottagaren måste i samband med rapporteringen ange om lönerna för personer som kommer till Finland från utlandet eller personer som arbetar utomlands krediteras projektet. Information om utländska löner anges i lönespecificeringsformuläret.

Utöver den rapport som gjorts i transaktionstjänsten måste stödmottagaren förse Business Finland med tillräcklig information för rapportering till EU-kommissionen (statligt stödsystem SA.54809 (2019 / N) som godkänts av Europeiska kommissionen, avsnitt 3.3.4 Rapporteringsskyldigheter ).

Projektkoordinatorn rapporterar årligen till EU-kommissionen om framstegen och resultaten av det parallella projektpaketet per arbetspaket.

Läs mer om rapportering

Projektstart

Vid startmötet kommer Business Finlands finansieringsexpert att granska detaljerna relaterade till genomförandet och övervakningen av projektet.

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras. Bifoga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och tidsspårning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

Granska också finansieringsbeslutet med den person som är ansvarig för ditt företags konton (bokföringsbyrå, egen revisor).

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen kan accepteras, även om de uppstår efter projektperioden. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Stödberättigande kostnader för driftstöd för innovationskluster är personal- och administrationskostnader relaterade till de aktiviteter som nämns i finansieringsvillkoren.

Köpta tjänster som är direkt relaterade till klusterorganisationens aktiviteter enligt projektplanen kan accepteras som projektkostnader.

Investeringsstöd kan också beviljas för byggande eller förbättring av innovationskluster. Stödberättigande kostnader för dessa projekt är kostnader relaterade till investeringar i materiella och immateriella tillgångar.

Köp från ett intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning.

Läs mer om intresseinköp

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

De stödberättigande kostnaderna för projektet måste vara i enlighet med projektplanen, nödvändiga för genomförandet av projektet och i ett rimligt belopp.

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Från Co-Innovation och forskning till business

Stödberättigande kostnader överensstämmer med projektplanen som projektet ådrar sig under dess varaktighet

• direkta och indirekta lönekostnader
• resekostnader
• material- och tillbehörskostnader
• främst utrustningskostnader som används av projektet (minst 50% av den ekonomiska livslängden).
• köpta tjänster
• övriga kostnader måste alltid anges i projektdetaljer eller i en separat bilaga

Co-Creation

Acceptabla kostnader är i enlighet med projektplanen som projektet ådrar sig under dess varaktighet:

• kontanta löner
• personalbikostnader 50%
• allmänna kostnader 20%
• resekostnader
• material- och tillbehörskostnader
• köpta tjänster som är en förutsättning för genomförande av projektet

Projektkostnader som inte kan godtas

• forskningsarbete
• vederlagsfria kostnader t.ex. bidrag, donationer, priser
• kostnader för ekonomisk aktivitet
• representationskostnader (exklusive mötesutgifter relaterade till projektförhandlingar)
• reklam- eller marknadsföringskostnader
• utrustningskostnader

Lagen om upphandling

Mottagaren ansvarar för att följa lagen om upphandlings och upphandlingsinstruktionerna från sin egen organisation. Business Finland kan inte finansiera kostnader som bryter mot lagen om upphandling.

• Läs mera om lagen om upphandling och Business Finlands finansiering (pdf)

Projektstart

Vid behov ordnar Business Finlands expert ett startmöte för att diskutera praktiska frågor relaterade till projektgenomförande och övervakning.

Acceptabla kostnader

De stödberättigande kostnaderna för projektet måste vara i enlighet med projektplanen, nödvändiga för genomförandet av projektet och rimliga i kostnad.

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Penninglön och övervakning av arbetstid

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla timtidsspårning av det arbete de utför på projektet. De utförda timmarna bör fördelas till de dagar då arbetet utfördes. Förutom projekttimmar måste den totala arbetstiden också övervakas om personen inte omfattas av arbetstidslagen eller ingen arbetstid har definierats för personen. Arbetstiden måste bekräftas minst en gång i månaden av projektledaren eller medarbetarledaren. Bekräftelse måste registreras i övervakningssystemet.

En personalkostnadsfaktor på 50% och en overheadkostnadsfaktor på 20% tillämpas på alla offentliga aktörers utvecklingsprojekt. Intressebolagets personalkoefficient är också högst 50% och omkostnadskoefficienten är alltid högst 20%.

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Mottagaren ansvarar för att följa lagen om upphandling och upphandlingsinstruktionerna från sin egen organisation. Business Finland kan inte finansiera kostnader som bryter mot lagen om upphandling.

Räkenskaperna måste innehålla inköpsfakturor för de anskaffningar som tillhör projektet, som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, till exempel på procentuell basis av inköpsfakturabeloppet.

Inköp från intresseföretag

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning och finansieringsvillkoren måste skickas till det intresseföretaget. 

• Läs mer om intresseinköp

Projektstart

Vid startmötet kommer Business Finlands finansieringsexpert att granska detaljerna relaterade till genomförandet och uppföljningen av projektet.

Ordna projektredovisning genast i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Projektrapportering

Bifoga som en bilaga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och arbetstidsuppföljning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren för innovationsstöd förskeppsbyggnadsindustrin.

För varje rapport, ange en kostnadsredovisning eller en redogörelse för kostnaderna för de innovativa delarna av de aktiviteter som nämns i projektplanen.

Den monetära ersättningen för de innovativa komponenterna i varje verksamhet som ska finansieras måste baseras på övervakningen av arbetstiden för de personer som arbetar. På begäran ska stödmottagaren tillhandahålla en uppdelning av de personer som har bidragit till det innovativa bidraget.

I kostnadsuppskattningen accepteras personalbikostnader som beräknade procentsatser, men allmänna omkostnader accepteras inte.

Finansieringsbeslutet träder i kraft när alla särskilda villkor för dess ikraftträdande har uppfyllts och finansieringsmottagaren har bekräftat finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren i enlighet med anvisningarna på denna sida. Den person som bekräftar beslutet måste ha officiell rätt att företräda organisationen.

Finansieringsmottagaren ska utse en person som är anställd av mottagaren eller som har en ansvarsfull befattning inom organisationen till projektledare. Kontaktpersonen måste också vara anställd av finansieringsmottagaren.

Stödet omfattas av regeln om stöd av mindre betydelse, och det totala beviljade beloppet beräknas som en del av mottagarens ackumulerade stöd av mindre betydelse, oavsett hur kostnaderna uppkommer. Det totala beloppet för de minimis-stöd som beviljas ett enskilt företag får inte överstiga 300 000 euro under en treårsperiod. Finansieringsmottagaren ansvarar för att övervaka ackumuleringen av de minimis-stöd.

När finansieringsmottagaren lämnar information om projektet eller dess resultat måste denne ange att Business Finland har finansierat projektet.

Projektredovisning och arbetstidsuppföljning

Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så att projektkostnaderna kan specificeras och deras koppling till bokföringen och de rapporterade kostnaderna enkelt kan verifieras. Detta gäller inte för de beräkningsmässigt godtagbara personalkostnaderna för projektet eller för den beräknade posten av andra kostnader. 

Varje person som arbetar för projektet ska under projekttiden följa upp arbetstiden i timmar för projektet. Arbetstimmarna ska månatligen hänföras till de dagar då arbetet utförts. Arbetstidsuppföljning efter att lönespecifikationen lämnats in i samband med rapporteringen godkänns inte. Arbetstidsuppföljning gäller också personer som betalas arbetsersättning. Om finansieringsmottagarens arbetstidsspårningssystem inte möjliggör övervakning av projektarbetstid, ska finansieringsmottagaren övervaka projektarbetstiden till exempel i Excel.  

Acceptabla kostnader

Den av finansieringsverket godkända projektplanen och kostnadskalkylen utgör en del av finansieringsbeslutet och utgör grunden för godkännandet av kostnaderna. 

Fakturor som rör projektet kan betalas efter projektperioden, förutsatt att utgiften uppkommit under projektperioden. Utgiften måste vara betald när slutrapporten lämnas in. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet.

Godtagbara kostnader är utgifter för undersöknings-, utvecklings- och innovationsverksamhet som

• är betalda och finns i finansieringsmottagarens bokföring 
• är nettokostnader exklusive moms 
• har uppkommit i projektet under dess gång (prestationsbasen) 
• är nödvändig och rimlig för genomförandet av projektet. 

Penninglön och personalbikostnader

Finansieringsmottagaren får på basis av endast arbetstidsuppföljning rapportera lön som hänför sig till projektet för total arbetstidslön som utbetalats till en person (se godtagbara metoder för beräkning av arbetstid i lönespecifikationsblankett Y4). Finansieringsverket jämför den anmälda personens totala lön med uppgifterna i inkomstregistret. Business Finland får uppgifterna från inkomstregistret som myndighetsinformation. 

Penninglöner för effektiv arbetstid (högst 11 månader/år/person) på vilka förskottsinnehållning ska verkställas och som betalas åt personer som medverkat i projektet räknas som godtagbara kostnader (lönespecifikation Y4). 

Business Finland godkänner för en person som äger minst 10 % av företaget en månatlig penninglön om högst 4 000 euro per månad under projekttiden, varav finansieringsmottagaren kan redovisa den andel som är relaterade till projektet. Finansieringsmottagaren får endast redovisa den del av personens penninglön som är relaterad till projektet baserat på arbetstidsuppföljningen. 

Till den effektiva arbetstiden räknas inte avlönad frånvaro såsom söckenhelger, semester, sjukledighet, moderskaps-, föräldra- eller faderskapsledighet. 

Dessutom accepteras personalbikostnader på upp till 30% av penninglönen.

Inköp och hyror

Inköp som kan godkännas omfattar experttjänster, material- och förnödenheter samt utrustningshyror som uppstår i samband med projektet. Business Finland godkänner inte att inköp fördelas till projektet på procentuell basis av exempelvis inköpsfakturans belopp. För fakturor i utländsk valuta används valutakursen på betalningsdagen. Köpta tjänster, material och förnödenheter samt utrustningshyror specificeras i rapporteringen men redovisas som en enda post. 

Beräknad rate för övriga kostnader

Övriga kostnader kan debiteras projektet i enlighet med den godkända kostnadsberäkningskoefficienten, som dock inte får överstiga 10 % av det totala beloppet för löner och inköpta tjänster, beroende på finansieringsvillkoren. Övriga kostnader omfattar allmänna kostnader, resekostnader, material- och leveranskostnader, utrustning, lokalhyra och molntjänster.

Kostnader som ingår i kategorin övriga kostnader kan inte debiteras som direkta kostnader för inköpta tjänster.

Finansieringens utbetalning

När finansieringsbeslutet har bekräftats kan den första delen av Sprint-stöd i vissa fall betalas ut i förskott. Resten av bidragsreserven betalas ut när slutrapporten har godkänts. Därefter betalas inga ytterligare medel ut.

Om den slutliga avräkningen visar att finansieringen, inklusive förskottsbetalningen, överstiger de stödberättigande kostnaderna, måste stödmottagaren återbetala det överskjutande beloppet. Rätten till beviljat stöd eller delar därav upphör att gälla om finansieringsmottagaren underlåter att lämna in rapporter eller ytterligare information som begärts inom den tidsfrist som anges i finansieringsbeslutet eller som separat anges av finansieringsverket.

Förändringar under projektet

Diskutera alltid i förväg med projektkontaktpersonen om eventuella ändringar i projektinnehåll, schema eller kostnader samt arrangemang för ditt företag.

Projektstart

Organisera projektredovisning direkt i början av projektet så att projektkostnader kan identifieras och deras koppling till redovisning enkelt kan verifieras.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Stödberättigande kostnader är utgifter för byggande eller utveckling av forskningsinfrastrukturer som bedriver ekonomisk verksamhet, vilka är:

• har uppstått under projektets livstid (prestationsmotivering)
• finns i finansieringsmottagarens räkenskaper
• är i nettobelopp och exklusive moms.

Stödberättigande kostnader kan vara kostnader relaterade till investeringar i materiella och immateriella tillgångar i enlighet med projektplanen.

Förutom anskaffningskostnader kan kostnader för personal, resor, allmänna och inköpta tjänster som direkt uppkommit vid byggande eller förnyelse av infrastrukturen accepteras.

Projektstart

Ordna projektredovisning i början av projektet så att kostnaderna för projektet kan identifieras och att anslutning av kostnaderna till redovisningen enkelt kan verifieras. Bifoga till den första delrapporten en beskrivning av hur din projektredovisning och tidsspårning uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

Granska också finansieringsbeslutet med den person som är ansvarig för ditt företags konton (bokföringsbyrå, egen revisor).

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppstått under projektets varaktighet accepteras för projektet. Fakturan kan dock dateras efter projektets varaktighet, så länge utgifterna uppstår under projektets varaktighet. Bekräfta projektets varaktighet från finansieringsbeslutet. Endast kostnader som uppkommit i revisionsberättelsen är berättigade, även om de uppstår efter projektets varaktighet.

Penninglön och övervakning av arbetstid

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla timtidsspårning av det arbete de utför på projektet. De utförda timmarna bör fördelas till de dagar då arbetet utfördes. Förutom projekttimmar måste den totala arbetstiden också övervakas om personen inte omfattas av arbetstidslagen eller ingen arbetstid har definierats för personen. Arbetstiden måste bekräftas minst en gång i månaden av projektledaren eller medarbetarledaren. Bekräftelse måste registreras i övervakningssystemet.

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Räkenskaperna måste innehålla inköpsfakturor för de anskaffningar som tillhör projektet, som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, till exempel på procentuell basis av inköpsfakturabeloppet.

Om inköpstjänsterna ska köpas från ett intresseföretag måste detta informeras om skyldigheten att övervaka arbetstid och projektredovisning och finansieringsvillkoren måste skickas till det intresseföretaget. 

• Läs mer om intresseinköp

Projektrapportering

Finansieringen utbetalas i efterskott på grundval av rapporter och kostnadsredovisningar, med undantag för den första raten som betalas som lånefinansiering. Förskottsbetalningen av lånet betalas när du har godkänt Business Finlands finansieringsbeslut och undertecknat Statskontorets skuldebrev. Statskontoret administrerar lån som beviljats av Business Finland, läs lånevillkoren på Statskontorets webbsidor.

Minst 10% av det beviljade bidraget och 20% av lånekapitalet betalas först efter att den slutliga rapporten har godkänts och om tillräckliga stödberättigande kostnader har uppkommit för projektet.

Redovisa alla projektkostnader som uppkommit i projektet i enlighet med projektplanen och finansieringsvillkoren. Kostnaderna måste ha betalats i det skede då de krediteras Business Finland. För fakturor i utländsk valuta används växelkursen för betalningsdagen. Kostnaderna accepteras på prestationsbasis och utan moms. I inköpsfakturan måste anges vilken del av den som hänför sig till projektet.

• Läs mer på sidan Rapportering.