Raportointi
Ohjeet projektin raportointiin ja kustannusten tilitykseen
Ohjeita rahoituspäätöksessä ja ehdoissa
Business Finland maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Rahoituksen saajan on pidettävä kirjaa projektin kustannuksista.
Rahoituspäätöksessä ja rahoitusehdoissa on ohjeet siihen, mitä kustannuksia voimme rahoittaa, miten kustannuksia pitää seurata projektin aikana ja miten projektin etenemisestä raportoidaan. Lue rahoituspäätös ja ehdot huolellisesti ja käy ne läpi tilityksistä vastaavan tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa. Löydät päätöksen ja projektiisi liittyvät ehdot asiointipalvelusta.
Huomaathan, että rahoituspalvelun omilla sivuilla voi olla kuvattu myös muita tämän sivun ohjeista poikkeavia, rahoituspalvelukohtaisia käytäntöjä. De minimis -avustusta saavat projektit, muun muassa Tempo- ja Explorer-projektit, raportoidaan uudella raportointisovelluksella, joka tarjoaa entistä helppokäyttöisemmän alustan projektin etenemisen kuvaukseen ja projektille tilitettävien kustannusten erittelemiseen.
Liiketoiminnan kehitysrahoitus häiriötilanteissa
Häiriötilanteen avustusta saaneet projektit raportoidaan poikkeavan ohjeistuksen mukaan:
Katso ohjeet raportointiin täältä
Projektikirjanpidon kuvaus ensimmäisen raportin yhteydessä
Jos saat rahoitusta Yritysten tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoitusehdoilla, toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.
Raportointiohjeet
Raportoi projektin etenemisestä rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Jos haluat muuttaa raportointiaikataulua tai projektin toteuttaminen muuten poikkeaa suunnitellusta , hae projektimuutosta.
Yritysten projekteissa raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Muissa kuin de minimis -projekteissa raportointi muodostuu kahdesta osasta:
- sisältöraportti projektin etenemisestä sekä
- kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista
De minimis -projektien raportti on yksiosainen. Kustannukset eritellään raportin Kustannukset-sivulla; erillistä kustannustilitystä ei tarvita.
Työtuntien ja palkkojen raportointi
Tarkista projektisi rahoitusehdoista, mitä edellytyksiä projektiseurannalle on asetettu. Joissakin rahoituspalveluissa palkkaerittelyä ei tarvita tilityksen liitteenä, mutta useimmissa rahoituspalveluissa tuntitasoinen työajanseuranta on rahoituksen maksamisen edellytys.
Työajanseurantaan löytyy tarkempaa ohjeistusta sivulta Projektin aloitus kohdasta Työajanseuranta.
Työajanseurantaa vaativissa projekteissa, vie työtuntiraporteista saadut tiedot yhteenvetona palkkaerittelyyn. Näissä projekteissa palkkaerittely toimitetaan aina kun palkkoja tilitetään. Työajanseurantaraportteja ei pidä lähettää Business Finlandiin, ellei niitä erikseen pyydetä.
Huomaathan: Kun palkkaerittely toimitetaan tilityksen liitteenä ohjeiden mukaisesti, se tallentuu asiointipalveluun niin ettei siitä muodostu avattavaa linkkiä toisin kuin muista asiointipalvelun kautta toimitetuista dokumenteista.
- Yritysten ja julkisten toimijoiden palkkaerittely Y4 (xlsx)
- Tutkimusorganisaatioiden palkkaerittely T4 (xlsx)
Hankinnat
Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.
Hankintojen tekemisestä ja kirjaamisesta löydät tarkempaa ohjeistusta sivulta Projektin aloitus kohdasta Hankinnat.
Laskukopioita ja maksutositteita ei pidä lähettää Business Finlandiin, ellei niitä erikseen pyydetä.
Konserni- ja intressiostot
Jos projektissa tehdään ostoja konsernin sisältä tai intressiyritykseltä, tutustu sivuun Intressiostot. Tarkista rahoitusehdoista ovatko intressiostot mahdollisia omassa projektissasi.
Kustannustilityksen korjaukset
Jos Business Finlandin rahoitustarkastaja toteaan tilityksessä korjaus- tai täsmennystarpeita, hän voi avata tilityksen korjattavaksi asiointipalvelussa. Jos huomaat korjaustarpeen itse, ota yhteyttä rahoitustarkastajaan, jotta voitte sopia, miten korjaus kannattaa tehdä.
Loppuraportti
Projektin päättyessä Business Finlandiin toimitetaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toteutuminen kokonaisuudessaan. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.
Kustannusten vahvistaminen
Tilintarkastajan tarkastusraportti
Tällä hetkellä käynnissä olevista projekteista suurimmassa osassa kustannukset vahvistaa tilintarkastaja. Tarkista aina oman projektisi rahoitusehdoista, miten projektisi osalta pitää toimia.
Jos rahoitusehtojen mukaan tilintarkastajan tarkastusraportti edellytetään, se toimitetaan lopputilityksen yhteydessä. Raportti koskee aina koko projektin kestoaikaa.
Joissakin rahoituspalveluissa tilintarkastajan tarkastusraporttia ei kaikissa tapauksissa vaadita, mutta tästä on aina erikseen maininta rahoitusehdoissa. Tarkista aina tarkemmat ohjeet projektisi rahoitusehdoista.
Tilintarkastajan pitää käyttää tarkastuksessa Business Finlandin raporttipohjia, jotka löydät tilintarkastajien omalta sivulta.
Tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset voidaan tilittää projektille, vaikka kustannukset syntyvät vasta projektiajan päätyttyä. Koska kustannukset eivät sisälly tarkastuksessa varmennettuihin kustannuksiin, tilitykseen tulee liittää tilintarkastuksen laskukopio sekä menotosite, josta näkyy, että lasku on maksettu.
Taloushallinnon henkilön vakuutus (15.4.2019 jälkeen tehdyt de minimis -avustuspäätökset)
De minimis -projektin loppuraportin yhteydessä on toimitettava taloushallinnon henkilön vahvistus siitä, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksen saajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksen saajan maksamia. Taloushallinnon henkilö nimetään asiointipalvelussa kustannustilityksen yhteyshenkilöksi. Taloushallinnon henkilölle ei välttämättä tarvitse antaa oikeuksia projektin tietoihin asiointipalvelussa, mutta oikeudet helpottavat kustannusten raportointia ja vakuutuksen antamista.
Käytä lomakkeita vain erityistapauksissa
Projektin eteneminen raportoidaan ja kustannustilitykset tehdään pääsääntöisesti asiointipalvelussa. Kuitenkin: kustannustilitys täytyy tehdä excel-lomakkeella niissä tapauksissa, joissa tilityksen tekijä ei itse ole rahoituksen saaja (intressitilitykset) tai joissa yksi rahoituspäätös on tehty useammalle organisaatiolle.
Ryhmähankkeet: Ryhmähankkeen koordinaattori raportoi yhteisprojektin etenemistä asioinnissa, mutta osapuolet käyttävät tilityslomakkeita. Koordinaattori liittää omaan tilitykseensä osapuolien lomakkeilla tekemät tilitykset liitetiedostoina.
Intressiyritykset ja konserniyritykset: Intressi- ja konserniyritykset tekevät kustannuksistaan selvityksen kustannustilityslomakkeella (alla). Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa konserni- ja intressiyrityksen virallinen nimenkirjoittaja. Lue lisää intressitilityksistä sivulta Intressiostot.
Käytä siis näissä tapauksissa excel-lomaketta, joka löytyy oikean palstan infolaatikosta.
Rahoituksen maksaminen
Projektin rahoitus maksetaan pääsääntöisesti vasta kustannusten toteutumisen jälkeen sitten, kun raportti projektin etenemisestä ja kustannustilitys on hyväksytty Business Finlandissa.
Tavoitteena on, että pk-yritykset saisivat rahoituksen käyttöönsä kolmen viikon kuluessa raportin saapumisesta Business Finlandiin. Suurten yritysten maksut tehdään kahden kuukauden kuluessa ja tutkimusorganisaatioiden maksut viimeistään kolmen kuukauden kuluessa raportin saapumisesta.
Kustannusten kertymisvauhdista riippumatta myönnetystä rahoituksesta jätetään viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Lainalla rahoitetuissa projekteissa viimeinen erä on 20 prosenttia myönnetystä rahoituksesta ja avustusprojekteissa 10 prosenttia. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.
Rahoituksen maksaminen ennakkoon
Joissakin rahoituspalveluissa osa de minimis -rahoituksesta sekä tutkimus- ja kehityslainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona. Ennakosta on maininta rahoituspäätöksessä.
Lainarahoitus
Lainarahoituksen saaja tekee velkakirjan Valtiokonttorin kanssa, joka hoitaa lainan käytännön järjestelyt.
Maksamisen esteet
Rahoituksen saajan maksuhäiriöt, muun muassa verovelat ja Business Finlandin lainarästit, estävät rahoituksen maksamisen. Jos veroveloille on Verohallinnon kanssa tehty maksujärjestely, ne eivät estä rahoituksen maksamista. Maksamisen esteenä voi olla myös se, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen eikä lain vaatimaa rekisterimerkintää ole tehty. Lue lisää vaikeuksissa olevasta yrityksestä.
