Projektin raportointi
Tarkista raportoinnin aikataulu rahoituspäätöksestä ja tee raportti asiointipalvelussa.
Uudella raportointipalvelulla raportoivat projektit, jotka ovat saaneet
Asiointipalvelussa avataan nyt vain yksi tapahtuma kullekin raportointijaksolle ja samassa raportissa eritellään sekä projektin sisältö että kustannukset. Voit tutustua palvelun käyttöön ja raportin kysymyksiin ennalta:
Yritysten projektien sisältöraportin kysymykset keskittyvät organisaatiossa tapahtuneisiin muutoksiin ja projektin etenemisen keskeisiin tapahtumiin kuten sovittujen tavoitteiden toteutumiseen. Julkisen tutkimuksen eri rahoituspalvelujen ominaispiirteet on otettu nyt paremmin huomioon sisältöraportin kysymyksissä. Kustannusten raportoinnin ohjeita on tarkennettu ja raportti ohjaa toimittamaan tarvittavat liitteet ja selvitykset niillä sivuilla, joilla asia on esillä.
Toimita kaikki liitteet, myös palkkaerittely, aina palvelun kautta. Palkkasalaisuuden säilymisen varmistamiseksi palkkaerittelyä ei voi ladata luettavaksi asiointipalvelussa. Muistathan tallentaa palkkaerittelyn myös itsellesi; kaikki projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan vahvistusmerkintöineen silloin kun sellaista edellytetään) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Tämän sivun ohjeista ja asiointipalvelusta saat lisää ohjeita raportin tekemiseen.
Keskustele raportointiaikataulun muutoksista etukäteen projektisi yhteyshenkilön kanssa. Hae projektimuutosta asiointipalvelussa.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja syntyneet kustannukset asiointipalvelussa. Tilintarkastaja tai kustannustilityksen yhteyshenkilö vahvistaa projektille syntyneet kustannukset.
Business Finland maksaa rahoituksen raportin perusteella. Rahoitus pyritään maksamaan pk-yrityksille kolmen viikon kuluessa, suurille yrityksille kahden kuukauden kuluessa sekä tutkimusorganisaatioille kolmen kuukauden kuluessa raportin saapumisesta.
Projektin vastuullinen johtaja lähettää raportin määräpäivään mennessä Business Finlandin asiointipalvelussa.
Ulkomaalaiset rahoituksen saajat eivät voi tunnistautua Suomi.fi-palvelun kautta, joten he eivät voi raportoida asiointipalvelussa.
Ulkomaisella rahoituksen saajalla on aina apunaan suomalainen tuotantokoordinaattoriyritys, joka vastaa palveluiden hankinnasta, kustannusten seurannasta sekä osaltaan myös raportoinnista:
Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raportoi projektin edistymisestä ja projektille syntyneet kustannukset asiointipalvelussa. Raporttia ja tilitystä voi tehdä asiointipalvelussa useampi henkilö, mutta ei samanaikaisesti. Yrityksen projektia koskevan raportin ja tilityksen voi kuitenkin lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Rahoitus voidaan maksaa, kun raportti ja tilitys on toimitettu määräajassa ja Business Finland on ne hyväksynyt. Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.
Pääsääntöisesti kaikkien kustannusten tulee syntyä projektin kestoaikana, mutta messuihin liittyvät rekisteröinti- ja varauskustannukset voidaan hyväksyä, vaikka kulut syntyisivät jo ennen hakemuksen jättämistä.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Koska Group Explorer -projektissa on kyse yritysryhmästä, niin loppuraportit käsitellään samanaikaisesti. Tämän vuoksi eri loppuraportit on toimitettava Business Finlandille mahdollisimman yhtä aikaa. Raporttien arvioinnissa kiinnitetään huomiota projektin ja sille asetettujen tavoitteiden sekä erityisesti yritysten välisen yhteistyön toteutumiseen.
Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.
Tarkista rahoituspäätöksesi kustannusarviosta, mitä kustannuksia projektille on hyväksytty.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Tee raportti ja tilitys asiointipalvelussa. Sen voi lähettää Busines Finlandille vain projektin vastuullinen johtaja.
Toimita asiointipalvelussa tehtävän raportin lisäksi Business Finlandille riittävät tiedot EU:n komissiolle tehtävää raportointia varten. Tästä saat lisätietoa projektisi yhteyshenkilöltä.
Toimita lopputilityksen yhteydessä lisäksi tilintarkastajan tarkastusraportti.
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Tilityksen liitteenä toimitetaan palkkaerittely (Y4).
Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.
Projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia ostopalveluita voidaan hyväksyä projektin kustannuksiksi.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Raportin liitteenä toimitetaan palkkaerittely (Y4) aina kun palkkoja raportoidaan. Lopputilityksen liitteenä pitää toimittaa myös tilintarkastajan tarkastusraportti.
Projektin kustannukseksi voidaan investointituessa ja toimintatuessa hyväksyä näihin toimintoihin suoraan osallistuvan ja siinä avustavan henkilöstön rahapalkat. Palkat raportoidaan rahoitusehtojen ja Y4-palkkaerittelyn ohjeistuksen mukaisesti.
Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin klusteriorganisaation toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa.
Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia voivat olla projektisuunnitelman mukaiset aineellisen omaisuuden hankintakustannukset. Aineellisella omaisuudella tarkoitetaan maa-alueita, rakennuksia ja laitoksia sekä koneita ja laitteita. Aineellisen omaisuuden hankintakustannukset kirjataan kustannusarvion kohtaan Laiteostot. Rahoittaja voi hyväksyä projektin suorana kustannuksena aineellisen omaisuuden hankintamenon, kun se on pääosin projektin käytössä. Jos tätä aineellista omaisuutta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin sitä käytetään projektissa. Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.
Erittele aina investointi- ja toimintakustannukset lomakkeella Innovaatioklusterin investointi- ja toimintakustannusten erittely.
Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu ohjeisiin.
Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Innovaatioseteli-projektit raportoidaan yritysten de minimis -rahoitusehtojen ehtojen mukaisesti. Tutustu rahoitusehtoihin ennen kuin laadit raportin.
Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Tee loppuraportti asiointipalvelussa. Voit lähettää loppuraportin heti kun projekti on toteutettu ja palveluntuottajan lasku on maksettu.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Tiistaista 20.6.2023 lähtien Co-Innovation- ja Co-Research-projektit raportoidaan uudella raportointipalvelulla, lue lisää tiedotteesta. Co-Creation- ja Research to Business -projektien toivotaan tulevan uuden raportoinnin piiriin elo-syyskuussa.
Projektille valtuutettu henkilö voi lähettää raportin asiointipalvelussa. Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla.
Muiden kuin valtion virastojen ja laitosten tulee toimittaa tilityksen liitteenä palkkaerittely aina, kun palkkoja tilitetään. Palkkaerittelynä käytetään lomaketta T4, ellei muuta ole sovittu.
Muiden, kuin valtion virastojen ja laitosten tulee toimittaa lopputilityksen yhteydessä tilintarkastajan tarkastusraportti, jos projektin rahoituspäätöksessä hyväksytyn kustannusarvion loppusumma on yli 500.000 euroa.
Muissa kuin Co-Creation-projekteissa projektin ensimmäiseen raporttiin on liitettävä ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta on käytävä ilmi, että ohjausryhmä on vahvistanut projektisuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman päätöksen mukaisena. Pöytäkirjaan on kirjattava myös ohjausryhmän kokoonpano.
Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
1.1.2022 jälkeen tehtävissä rahoituspäätöksissä projekti raportoidaan kaksi kertaa vuodessa:
Raportin määräaika pitenee siis kahteen kuukauteen aikaisemman yhden kuukauden sijaan. Loppuraportin määräaika säilyy neljänä kuukautena.
Käynnissä olevat projektit raportoidaan kuitenkin rahoituspäätöksen mukaisesti. Projektin raportit toimitetaan 2 tai 3 kertaa vuodessa; aina tammikuussa ja syyskuussa ja valinnan mukaan lisäksi toukokuussa. Business Finland suosittelee jättämään toukokuun vapaaehtoisen raportoinnin väliin aikataulumuutoksen siirtymäajalla. Jos kuitenkin projektille syntyneitä kustannuksia halutaan raportoida myös toukokuussa, vastaavalta ajalta on toimitettava myös sisältöraportti – ilman sitä rahoitusta ei voida maksaa.
Co-Creation projekteissa lähetetään ainoastaan loppuraportti rahoituspäätöksellä ilmoitettuun määräaikaan mennessä.
Projektille voidaan hyväksyä projektin tehollisen työajan palkkakustannuksia. Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava toteutuneiden tuntien mukaisesti niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijän esihenkilön tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa.
Julkisen tutkimusorganisaation on noudatettava hankintalakia. Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus.
Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.
Business Finland maksaa rahoituksen noin kolmen kuukauden sisällä siitä, kun raportti ja tilitys ovat saapuneet.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla. Raportin ja tilityksen voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Loppuraportin- ja tilityksen yhteydessä toimitetaan tilintarkastajan tarkastusraportti. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava Business Finlandille laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.
Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Rahoittaja hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.
Projektille voidaan hyväksyä projektin tehollisen työajan palkkakustannuksia. Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa, projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta.
Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava toteutuneiden tuntien mukaisesti niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijän esihenkilön tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa.
Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.
Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.
Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Intressitilityksellä sovelletaan samoja henkilösivu-ja yleiskustannuskertoimia kuin rahoituksen saajalla.
Julkisten toimijoiden on aina noudatettava hankintalakia. Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus.
Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.
Projektille on rahoituspäätöksessä hyväksytty henkilösivu- ja yleiskustannuskertoimet, joita käytetään myös raportoinnissa. Henkilösivukustannuskerroin on enimmillään 50 % ja yleiskustannuskerroin enimmillään 20 %.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista.
Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Raportissa kuvataan yrityksen taloutta, verrataan projektin toteutusta suunnitelmaan sekä asetettuihin tavoitteisiin, sekä mahdollisia muutoksia suunnitelmaan.
Projektille voidaan hyväksyä suorina kustannuksina projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät kustannukset. Kustannustilitykseen kirjataan tilitysjaksolla kertyneet, projektille kuuluvat ja rahoitusehtojen mukaan hyväksyttävät kustannukset suoriteperusteisesti ja maksettuina.
Projektin kaikki kustannukset lukuunottamatta palkka- ja henkilösivukustannuksia tilitetään jommalle kummalle Ostot-kustannuslajille. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy, ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.
Ostoja intressi- tai samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä, mutta ulkomaalaisen yhtiön osalta tulee päätöksessä olla tähän liittyvä erityisehto. Intressi- ja konserniyhtiöltä tulee toimittaa omat erilliset tilitykset ja tilintarkastajan raportit. Lue lisää intressiostoista.
Palkkaerittelyn kokonaispalkkoihin ilmoitetaan kaikki maksettu rahapalkka, maksettujen bonusten yms. tulee olla yrityksen ja henkilölle maksettuna vakiintunut käytäntö. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä työajan seurannan perusteella. Projektille kohdistettua työaikaa voi olla enintään 11kk/v.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista.
Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.
Ostetuissa palveluissa voidaan hyväksyä myös investoinnissa tarvittavien laitteiden vuokrauksesta aiheutuvat kustannukset.
Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.
Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.
Yleiskustannuksia ei hyväksytä.
Jos rahoituksen saaja saa projektin aikana tai välittömästi sen päättymisen jälkeen projektin Business Finlandille tilitettävillä kustannuksilla aikaansaatuja tuloja, sen on raportoitava Rahoittajalle niistä viipymättä, viimeistään loppuraportin yhteydessä. Tuloja voi syntyä esimerkiksi investoinnin käyttöönoton yhteydessä. Jos tulot ovat merkittäviä, Rahoittaja voi jättää kaupalliseen toimintaan kohdistuvat kustannukset hyväksymättä tai vähentää saadut tulot kustannuksista.
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raportoinnin liitteet
Jokaisen rahoitettavan toiminnon innovatiivisten osuuksien rahapalkkojen on perustuttava työtä tekevien henkilöiden työajan seurantaan. Rahoituksen saajan on pyydettäessä esitettävä erittely henkilöistä, jotka ovat osallistuneet innovatiivisen osuuden tekemiseen.
Projektille voidaan hyväksyä ostopalvelukustannuksia projektisuunnitelman ja kustannusarvion sekä rahoitusehtojen mukaisesti.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Nämä ohjeet koskevat luovien alojen ja matkailun RRF-projekteja, joille rahoitus on myönnetty vuosina 2021–2022 järjestettyjen yrityshakujen perusteella.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Kerro raportissa
Lue lisää rahoitusehdoista
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Lue ohjeet häiriöavustusta saaneelle rahoituspalvelun omalta sivulta.
Raportoi Business Finlandin asiointipalvelussa sekä projektin tulokset että projektissa syntyneet kustannukset.
Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.
Toimita lopputilityksen yhteydessä Motivan malli mukaan tehty materiaalikatselmusraportti.
Projektille hyväksytään vain ulkopuolelta ostettavia palveluita, yrityksen omia palkkakustannuksia eikä laiteostoja/-vuokria/ eikä -poistoja voi tilittää projektin suoriksi kustannuksiksi. Ostot hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina.
Ostopalvelut eritellään raportoinnin yhteydessä, mutta ne tilitetään yhtenä eränä.
Muistathan, että projektille voidaan pääsääntöisesti hyväksyä vain hankintoja ja työtä, joiden tilaus on tehty rahoitushakemuksen jättämisen jälkeen. Jos projektille kuuluva hankinta on kuitenkin tilattu ennen hakemuksen jättämistä, tilauksessa tai sopimuksessa pitää olla purkulauseke, jossa tilauksen/sopimuksen toteutuminen on sidottu rahoitushakemuksen hyväksymiseen. Jos purkulauseketta ei ole, hankinta ei ole hyväksyttävä kustannus.
Ostetut palvelut intressiyrityksiltä eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.
Projektille voidaan hyväksyä laskennallinen muiden kustannusten erä: enintään 20 prosenttia ostopalvelujen yhteismäärästä. Näitä muita kustannuksia ovat esimerkiksi rahoituksen saajan omat työ-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset. Kustannuksia ei raportoida erikseen eikä niiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Tee raportointi asiointipalvelussa, kustannustilitys ja raportti erikseen. Raporttia ja kustannustilitystä voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot. Kuvaa raportissa yrityksen taloutta, vertaa projektin toteutusta suunnitelmaan sekä asetettuihin tavoitteisiin, sekä mahdollisia muutoksia suunnitelmaan. Kirjaa kustannustilitykseen tilitysjaksolla kertyneet projektille kuuluvat ja hyväksyttävät kustannukset suoriteperusteisesti ja maksettuina.
Vastuullinen johtaja lähettää raportin, kun se on valmis.
Työaika voidaan arvioida prosentteina kokonaistyöajasta. Tuntikohtainen työajanseuranta edellytetään vain jos yrityksellä on samanaikaisesti muita Business Finlandin projekteja. Näissä tapauksissa kaikkien projektiin osallistuneiden pitää noudattaa tuntikohtaista työajanseurantaa vähintään projektien päällekkäiseltä ajalta.
Palkkaerittelyn kokonaispalkkoihin ilmoitetaan kaikki maksettu rahapalkka, myös lomarahat. Maksettujen bonusten yms. tulee olla yrityksessä ja henkilölle maksettuna vakiintunut käytäntö. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä.
Projektin kaikki kustannukset, lukuunottamatta palkka- ja henkilösivukustannuksia, tilitetään jommallekummalle Ostot- kustannuslajille, Ostot sisämarkkina-alueelta tai Ostot sisämarkkina-alueen ulkopuolelta. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.
Ostoja samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä vain, jos niistä on rahoituspäätöksessä erityisehto. Konserniyhtiöltä tulee toimittaa omat erilliset tilitykset ja tilintarkastajan raportit, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Muilta intressiyhtiöiltä ostetut palvelut eivät ole tilityskelpoisia kustannuksia.
NIY-projekteissa yleiskustannuksia ei tilitetä laskennallisella yleiskustannuskertoimella, mutta välttämättömiä tila-, työkone-, puhelin- ynnä muita kustannuksia voidaan hyväksyä projektille suorina kustannuksina.
NIY-rahoituksesta on tehty erillinen ohje projektin toteuttamiseen ja raportointiin: NIY-projektin toteutus ja raportointi.
Lue lisää rahoitusehdoistaLue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Kerro raportissa
Tutustu erilliseen ohjeeseen Tempo-projektin kustannusten seurannasta.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.
Tarkista tilitystä tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.
Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta.
Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.
Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.
Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä. Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen.
Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.
Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.
Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely (Y4), jonka kaikki sarakkeet on täytetty.
Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset avataan sisältöraportissa (esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat).
Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.
Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.
Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.
Tarkista tilitystä tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.
Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin ja varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta.
Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.
Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä. Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.
Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.
Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.
Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely Y4, jonka kaikki sarakkeet on täytetty.
Business Finland hyväksyy henkilösivukustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.
Business Finland hyväksyy yleiskustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden projektin palkka- ja henkilösivukustannusten summasta.
Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset, esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat, avataan sisältöraportissa.
Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa. Ulkopuolelta ostettavat palvelut voidaan hyväksyä projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina.
Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.
SaaS/pilvipalveluhankinnat tilitetään laitevuokrana.
Käyttöomaisuuden hankintaa vastaavasta vuokraamisesta aiheutuvina menoina voidaan hyväksyä enintään hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta. Muut vuokraamiseen liittyvät menot (hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja muut vastaavat menot) eivät ole rahoituskelpoisia. Jos edellä mainittuja eriä ei pystytä erittelemään, projektin kustannuksiksi voidaan hyväksyä enintään 50 prosenttia koko vuokrasopimuksen aiheuttamista projektille kuuluvista menoista.
Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.
Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.
Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston.
Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Raportointi on uudistunut 10.11.2022 ja nyt myös t&k-projektit raportoidaan uusitulla palvelulla. Jokaiselta raportointijaksolta avataan asiointipalvelussa vain yksi tapahtuma ja kustannukset raportoidaan raportin yhdellä välilehdellä.
Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja ja henkilöt, joilla on yrityksen edustamisoikeus.
Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.
Tarkista myös, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.
Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään loppuraporttiin. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta.
Raportoi kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.
Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin jälkeen. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.
Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä. Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen.
Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne raportoidaan Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille raportoidaan työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.
Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.
Kun raportoit palkkakustannuksia, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely (Y4), jonka kaikki sarakkeet on täytetty.
Avaa raportoitavat kustannukset, kuten laitehankinnat ja merkittävimmät ostopalvelut, raportin sisältökentissä.
Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.
Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.
Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys raportin liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston.
Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:
Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.
Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).
Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:
Projektin seurannasta ja tilityksen tekemisestä on saatavilla myös videotallenteita.
Lue lisää hyväksyttävistä kustannuksista ja raportoinnin yksityiskohdista rahoitusehdoista. Löydät projektisi rahoitusehdot asiointipalvelusta.
Jos olet saanut projektillesi rahoitusta RRF-ohjelmasta, raportin liitteenä saatetaan tarvita myös alla olevia lomakkeita.
Jos organisaatiosi on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö, ilmoita mahdollisten toimeksisaajien ja alihankkijoiden tiedot lomakkeella Toimeksisaajan ja alihankkijan tietojen ilmoitus.
Toimeksisaajan ja alihankkijan tietojen ilmoitus
Notification of a foreign contractor or subcontractor ulkomaisten toimeksisaajien täytettäväksi
Vuotuista työaikaa seurataan projekteissa, jotka ovat saaneet rahoitusta hauissa: RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt, RRF – Innovaatioinfrastruktuurit tai RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet. Täytä raportin liitteeksi Vuotuisen työajan ilmoitus.
Yrityksen taloudellisen aseman merkittävä heikkeneminen suhteessa ennakoituun kehitykseen, maksuhäiriöt, muun muassa verovelka ja Business Finlandin lainarästit, estävät rahoituksen maksamisen. Jos veroveloille on Verohallinnon kanssa tehty maksujärjestely, ne eivät estä rahoituksen maksamista.
Maksamisen esteenä voi olla myös se, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen eikä lain vaatimaa rekisterimerkintää ole tehty.