Ohjeet projektin sisällön ja kustannusten raportointiin

Suomalaiset yritykset raportoivat asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja lähettää raportin määräpäivään mennessä Business Finlandin asiointipalvelussa. 

Raportin liitteet

• Hakemuksen liitteenä toimitettu kustannuserittely (Cost breakdown) toimii kustannusseurantana myös raportoinnin yhteydessä. Pidä taulukkoa yllä koko projektin ajan ja toimita se aina päivitettynä kustannustilityksen liitteenä.
• Muista toimittaa myös tilintarkastajan tarkastusraportti jokaisen tilityksen yhteydessä.
• Työajanseuranta ja siihen liittyvä palkkaerittely Y4 tarvitaan vain silloin, jos saatte AV-tuotantokannustimen kanssa yhtäaikaisesti Business Finlandilta sellaista muuta rahoitusta, jonka rahoitusehdoissa edellytetään työajanseurantaa.

Ulkomaalaiset rahoituksen saajat raportoivat lomakkeilla

Ulkomaalaiset rahoituksen saajat eivät voi tunnistautua Suomi.fi-palvelun kautta, joten he eivät voi raportoida asiointipalvelussa.

Ulkomaisella rahoituksen saajalla on aina apunaan suomalainen tuotantokoordinaattoriyritys, joka vastaa palveluiden hankinnasta, kustannusten seurannasta sekä osaltaan myös raportoinnista: 

• Suomalainen tuotantokoordinaattoriyritys huolehtii projektikirjanpidosta ja ylläpitää kustannuserittelyä (Cost breakdown) projektin kustannuksista. 
• Tuotantokoordinaattori lähettää rahoituksen saajalle kustannuserittelyn sekä laskun raportointiajalla syntyneistä kustannuksista.
• Ulkomainen rahoituksen saaja maksaa tuotantokoordinaattorin laskun.
• Ulkomainen rahoituksen saaja täyttää raportin ja lähettää sen tuotantokoordinaattorille. 
• Tuotantokoordinaattori teettää ulkopuolisella tilintarkastajalla tarkastusraportin jokaisen tilityksen yhteydessä.
• Tuotantokoordinaattori lähettää suojatulla sähköpostiyhteydellä rahoituksen saajan laatiman raportin sekä raportin liitteet (kustannuserittely ja tilintarkastajan tarkastusraportti).
• Business Finland maksaa tuotantokannustimen ulkomaiselle rahoituksen saajalle edellyttäen, että raportti kustannustilityksineen, kustannuserittely ja tilintarkastajan tarkastusraportti on toimitettu Business Finlandille määräajassa. 

Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.

Tee raportti asiointipalvelussa

Raportoi projektin edistymisestä ja projektille syntyneet kustannukset asiointipalvelussa. Raporttia ja tilitystä voi tehdä asiointipalvelussa useampi henkilö, mutta ei samanaikaisesti. Yrityksen projektia koskevan raportin ja tilityksen voi kuitenkin lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.  

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain  projektin vastuullinen johtaja.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.

Pääsääntöisesti kaikkien kustannusten tulee syntyä projektin kestoaikana, mutta messuihin liittyvät rekisteröinti- ja varauskustannukset voidaan hyväksyä, vaikka kulut syntyisivät jo ennen hakemuksen jättämistä.

Tee raportti asiointipalvelussa

Koska Group Explorer -projektissa on kyse yritysryhmästä, niin loppuraportit käsitellään samanaikaisesti. Tämän vuoksi eri loppuraportit on toimitettava Business Finlandille mahdollisimman yhtä aikaa. Raporttien arvioinnissa kiinnitetään huomiota projektin ja sille asetettujen tavoitteiden sekä erityisesti yritysten välisen yhteistyön toteutumiseen.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille voidaan hyväksyä ainoastaan palkkakustannuksia.

Tee raportti asiointipalvelussa

Tee raportti ja tilitys asiointipalvelussa. Sen voi lähettää Busines Finlandille vain projektin vastuullinen johtaja.

Toimita asiointipalvelussa tehtävän raportin lisäksi Business Finlandille riittävät tiedot EU:n komissiolle tehtävää raportointia varten. Tästä saat lisätietoa projektisi yhteyshenkilöltä. 

Toimita lopputilityksen yhteydessä lisäksi tilintarkastajan tarkastusraportti.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja henkilösivukustannukset

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Tilityksen liitteenä toimitetaan palkkaerittely (Y4).

Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Ostopalvelut

Projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia ostopalveluita voidaan hyväksyä projektin kustannuksiksi. 

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Raportin liitteenä toimitetaan palkkaerittely (Y4) aina kun palkkoja raportoidaan. Lopputilityksen liitteenä pitää toimittaa myös tilintarkastajan tarkastusraportti. 

Hyväksyttävät kustannukset

Projektin kustannukseksi voidaan investointituessa ja toimintatuessa hyväksyä näihin toimintoihin suoraan osallistuvan ja siinä avustavan henkilöstön rahapalkat. Palkat raportoidaan rahoitusehtojen ja Y4-palkkaerittelyn ohjeistuksen mukaisesti.

Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin klusteriorganisaation toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa.

Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia voivat olla projektisuunnitelman mukaiset aineellisen omaisuuden hankintakustannukset. Aineellisella omaisuudella tarkoitetaan maa-alueita, rakennuksia ja laitoksia sekä koneita ja laitteita. Aineellisen omaisuuden hankintakustannukset kirjataan kustannusarvion kohtaan Laiteostot. Rahoittaja voi hyväksyä projektin suorana kustannuksena aineellisen omaisuuden hankintamenon, kun se on pääosin projektin käytössä. Jos tätä aineellista omaisuutta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin sitä käytetään projektissa. Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.

Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu ohjeisiin.  

Lue lisää intressiostoista 

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Vuonna 2022 innovaatiosetelin raportointi muuttuu, kun rahoituspalveluun sovelletaan Yritysten de minimis -avustuksen rahoitusehtoja. Lue lisää kohdasta Innovaatioseteli, rahoituspäätökset 1.1.2022 jälkeen.

Projektit, joista on tehty rahoituspäätös ennen vuotta 2022 raportoidaan tämän ohjeen mukaisesti: 

Tee raportti asiointipalvelussa

Tee loppuraportti asiointipalvelussa viimeistään neljän kuukauden kuluttua päätöksen voimassaoloajan päättymisestä.

• Projektille hyväksytään kustannukseksi ainoastaan rahoituspäätöksen mukainen ostopalvelu. Projektille ei hyväksytä palkkakustannuksia
• Varmista, että olet toimittanut myös päätöksen hyväksymisilmoituksen ja maksanut palveluntuottajalle omarahoitusosuuden 1000 euroa + ALV.
• Palveluntuottaja lähettää Business Finlandille laskun. Jos palvelun arvo on pienempi kuin 4.000 euroa, laskun tulee olla enintään palvelun arvoinen. Ohje laskun toimittamiseen löytyy Business Finlandin verkkosivulta.
• Business Finland tarkastaa loppuraportin ja palveluntuottajan lähettämän laskun samanaikaisesti ja maksaa rahoituksen laskun perusteella suoraan palveluntuottajalle sen jälkeen, kun on hyväksynyt raportin.

Innovaatioseteliin sovelletaan vuoden 2022 alusta Yritysten de minimis -avustuksen rahoitusehtoja ja projektit raportoidaan de minimis -ehtojen mukaisesti. 

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Tee loppuraportti asiointipalvelussa viimeistään neljän kuukauden kuluttua päätöksen voimassaoloajan päättymisestä. 

• Varmista, että olet toimittanut myös päätöksen hyväksymisilmoituksen.
• Loppuraportissa rahoituksen saajan on pystyttävä esittämään projektissa aikaansaatuja tuloksia. Liitä raporttiin esimerkiksi palveluntuottajan selvitys, mittauspöytäkirja tai kuva protosta.
• Projektille hyväksytään kustannukseksi ainoastaan rahoituspäätöksen mukainen ostopalvelu. Liitteeksi vaaditaan laskukopio sekä maksutosite.
  • Jos ostopalvelun arvo on pienempi kuin 5.000 euroa (alv 0%), kustannustilityksenkin tulee olla enintään palvelun arvoinen. 
• Business Finland tarkastaa loppuraportin ja kustannustilityksen samanaikaisesti. Kun Business Finland on hyväksynyt raportin, maksu suoritetaan rahoituksen saajalle.

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektille valtuutettu henkilö voi lähettää raportin ja tilityksen asiointipalvelussa. Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla.

Raportin liitteet

Muiden kuin valtion virastojen ja laitosten tulee toimittaa tilityksen liitteenä palkkaerittely aina, kun palkkoja tilitetään. Palkkaerittelynä käytetään lomaketta T4, ellei muuta ole sovittu. 

Muiden, kuin valtion virastojen ja laitosten tulee toimittaa lopputilityksen yhteydessä tilintarkastajan tarkastusraportti, jos projektin rahoituspäätöksessä hyväksytyn kustannusarvion loppusumma on yli 500.000 euroa.

Muissa kuin Co-Creation-projekteissa projektin ensimmäiseen raporttiin on liitettävä ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta on käytävä ilmi, että ohjausryhmä on vahvistanut projektisuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman päätöksen mukaisena. Pöytäkirjaan on kirjattava myös ohjausryhmän kokoonpano.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Raportoinnin määräajat

1.1.2022 jälkeen tehtävissä rahoituspäätöksissä projekti raportoidaan kaksi kertaa vuodessa:

• raportointijakso 1.1. - 30.6., raportoinnin määräaika 31.8.
• raportointijakso 1.7. - 31.12., raportoinnin määräaika 28.2. 

Raportin määräaika pitenee siis kahteen kuukauteen aikaisemman yhden kuukauden sijaan. Loppuraportin määräaika säilyy neljänä kuukautena.

Käynnissä olevat projektit raportoidaan kuitenkin rahoituspäätöksen mukaisesti. Projektin raportit toimitetaan 2 tai 3 kertaa vuodessa; aina tammikuussa ja syyskuussa ja valinnan mukaan lisäksi toukokuussa. Business Finland suosittelee jättämään toukokuun vapaaehtoisen raportoinnin väliin aikataulumuutoksen siirtymäajalla. Jos kuitenkin projektille syntyneitä kustannuksia halutaan raportoida myös toukokuussa, vastaavalta ajalta on toimitettava myös sisältöraportti - ilman sitä rahoitusta ei voida maksaa. 

Co-Creation projekteissa lähetetään ainoastaan loppuraportti rahoituspäätöksellä ilmoitettuun määräaikaan mennessä.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille voidaan hyväksyä projektin tehollisen työajan palkkakustannuksia. Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava toteutuneiden tuntien mukaisesti niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijän esimiehen tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa.

Julkisen tutkimusorganisaation on noudatettava hankintalakia. Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus. 

Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.

Rahoituksen maksaminen

Business Finland maksaa rahoituksen noin kolmen kuukauden sisällä siitä, kun raportti ja tilitys ovat saapuneet.

Tee raportti asiointipalvelussa

Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla. Raportin ja tilityksen voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Raportin liitteet

Loppuraportin- ja tilityksen yhteydessä toimitetaan tilintarkastajan tarkastusraportti. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava Business Finlandille laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Hyväksyttävät kustannukset

Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Rahoittaja hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Projektille voidaan hyväksyä projektin tehollisen työajan palkkakustannuksia. Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa, projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta.

Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava toteutuneiden tuntien mukaisesti niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijän esimiehen tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa.

Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.

Ostopalvelut

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Intressitilityksellä sovelletaan samoja henkilösivu-ja yleiskustannuskertoimia kuin rahoituksen saajalla.

Julkisten toimijoiden on aina noudatettava hankintalakia. Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus. 

Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.

Laskennalliset kustannukset

Projektille on rahoituspäätöksessä hyväksytty henkilösivu- ja yleiskustannuskertoimet, joita käytetään myös raportoinnissa. Henkilösivukustannuskerroin on enimmillään 50 % ja yleiskustannuskerroin enimmillään 20 %. 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tee raportti asiointipalvelussa

• Tee kasvumoottorin kilpailuvaiheen raportti asiointipalvelussa. Kustannustilitystä ei toimiteta.
• Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.
• Raportissa kuvataan yhtiön taloutta, projektin toteutusta ja yhteenveto projektin tuloksista.
• Raporttiin liitetään täytettynä dokumentti Kasvumoottoreiden raportointi. 

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista.

Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Raportissa kuvataan yrityksen taloutta, verrataan projektin toteutusta suunnitelmaan sekä asetettuihin tavoitteisiin, sekä mahdollisia muutoksia suunnitelmaan.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille voidaan hyväksyä suorina kustannuksina projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät kustannukset. Kustannustilitykseen kirjataan tilitysjaksolla kertyneet, projektille kuuluvat ja rahoitusehtojen mukaan hyväksyttävät kustannukset suoriteperusteisesti ja maksettuina. 

Projektin kaikki kustannukset lukuunottamatta palkka- ja henkilösivukustannuksia tilitetään jommalle kummalle Ostot-kustannuslajille. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy, ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.

Ostoja intressi- tai samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä, mutta ulkomaalaisen yhtiön osalta tulee päätöksessä olla tähän liittyvä erityisehto. Intressi- ja konserniyhtiöltä tulee toimittaa omat erilliset tilitykset ja tilintarkastajan raportit. Lue lisää intressiostoista. 

Palkkaerittelyn kokonaispalkkoihin ilmoitetaan kaikki maksettu rahapalkka, maksettujen bonusten yms. tulee olla yrityksen ja henkilölle maksettuna vakiintunut käytäntö. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä työajan seurannan perusteella. Projektille kohdistettua työaikaa voi olla enintään 11kk/v.

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista.

Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.

Ostopalvelut

Ostetuissa palveluissa voidaan hyväksyä myös investoinnissa tarvittavien laitteiden vuokrauksesta aiheutuvat kustannukset.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Laskennalliset kustannukset

Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Yleiskustannuksia ei hyväksytä.

Raportoi myös saadut tulot

Jos rahoituksen saaja saa projektin aikana tai välittömästi sen päättymisen jälkeen projektin Business Finlandille tilitettävillä kustannuksilla aikaansaatuja tuloja, sen on raportoitava Rahoittajalle niistä viipymättä, viimeistään loppuraportin yhteydessä. Tuloja voi syntyä esimerkiksi investoinnin käyttöönoton yhteydessä. Jos tulot ovat merkittäviä, Rahoittaja voi jättää kaupalliseen toimintaan kohdistuvat kustannukset hyväksymättä tai vähentää saadut tulot kustannuksista.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Tee raportti asiointipalvelussa

Raportoinnin liitteet

• Toimita jokaisen raportin yhteydessä kustannusselvitys tai pääkirjanote projektisuunnitelmassa mainittujen toimintojen innovatiivisten osuuksien kustannuksista.
• Toimita lopputilityksen yhteydessä myös tilintarkastajan tarkastusraportti.

Hyväksyttävät kustannukset

Jokaisen rahoitettavan toiminnon innovatiivisten osuuksien rahapalkkojen on perustuttava työtä tekevien henkilöiden työajan seurantaan. Rahoituksen saajan on pyydettäessä esitettävä erittely henkilöistä, jotka ovat osallistuneet innovatiivisen osuuden tekemiseen.

Projektille voidaan hyväksyä ostopalvelukustannuksia projektisuunnitelman ja kustannusarvion sekä rahoitusehtojen mukaisesti.

Lue ohjeet häiriöavustusta saaneelle rahoituspalvelun omalta sivulta.

Tee raportti asiointipalvelussa

Motiva Oy:n katselmus

Business Finland toimittaa rahoituspäätöksen ja tarvittavat liitteet Motiva Oy:lle. Rahoituspäätöksestä Motiva Oy näkee projektin yhteyshenkilön yhteystiedot yhteydenottoa varten.

Toimita ennen lopputilitystä katselmusraportti Motiva Oy:lle, löydät lähettämisohjeen Materiaalikatselmuksen sivulta.

Lopputilityksen liitteet

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan lopputilityksen liitteenä.

Toimita lopputilityksen yhteydessä myös raportti projektin tuloksista ja niiden hyödyntämismahdollisuuksista, jonka Motiva Oy on hyväksynyt.

Hyväksyttävät kustannukset

Ostopalvelut

Projektille hyväksytään vain ulkopuolelta ostettavia palveluita, yrityksen omia palkkakustannuksia eikä laiteostoja/-vuokria/ eikä -poistoja voi tilittää projektin suoriksi kustannuksiksi. Ostot hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina.

Ostopalvelut eritellään raportoinnin yhteydessä, mutta ne tilitetään yhtenä eränä.

Muistathan, että projektille voidaan pääsääntöisesti hyväksyä vain hankintoja ja työtä, joiden tilaus on tehty rahoitushakemuksen jättämisen jälkeen. Jos projektille kuuluva hankinta on kuitenkin tilattu ennen hakemuksen jättämistä, tilauksessa tai sopimuksessa pitää olla purkulauseke, jossa tilauksen/sopimuksen toteutuminen on sidottu rahoitushakemuksen hyväksymiseen. Jos purkulauseketta ei ole, hankinta ei ole hyväksyttävä kustannus.

Ostetut palvelut intressiyrityksiltä eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.

Lue lisää intressiostoista

Laskennalliset kustannukset

Projektille voidaan hyväksyä laskennallinen muiden kustannusten erä: enintään 20 prosenttia ostopalvelujen yhteismäärästä. Näitä muita kustannuksia ovat esimerkiksi rahoituksen saajan omat työ-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset. Kustannuksia ei raportoida erikseen eikä niiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon.

Tee raportti asiointipalvelussa

Tee raportointi asiointipalvelussa, kustannustilitys ja raportti erikseen. Raporttia ja kustannustilitystä voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot. Kuvaa raportissa yrityksen taloutta, vertaa projektin toteutusta suunnitelmaan sekä asetettuihin tavoitteisiin, sekä mahdollisia muutoksia suunnitelmaan. Kirjaa kustannustilitykseen tilitysjaksolla kertyneet projektille kuuluvat ja hyväksyttävät kustannukset suoriteperusteisesti ja maksettuina.

Vastuullinen johtaja lähettää raportin, kun se on valmis. 

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta

Työaika voidaan arvioida prosentteina kokonaistyöajasta. Tuntikohtainen työajanseuranta edellytetään vain jos yrityksellä on samanaikaisesti muita Business Finlandin projekteja. Näissä tapauksissa kaikkien projektiin osallistuneiden pitää noudattaa tuntikohtaista työajanseurantaa vähintään projektien päällekkäiseltä ajalta.

Palkkaerittelyn kokonaispalkkoihin ilmoitetaan kaikki maksettu rahapalkka, myös lomarahat. Maksettujen bonusten yms. tulee olla yrityksessä ja henkilölle maksettuna vakiintunut käytäntö. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä.  

Ostopalvelut

Projektin kaikki kustannukset, lukuunottamatta palkka- ja henkilösivukustannuksia, tilitetään jommallekummalle Ostot- kustannuslajille, Ostot sisämarkkina-alueelta tai Ostot sisämarkkina-alueen ulkopuolelta. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.

Ostoja samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä vain, jos niistä on rahoituspäätöksessä erityisehto. Konserniyhtiöltä tulee toimittaa omat erilliset tilitykset ja tilintarkastajan raportit, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Muilta intressiyhtiöiltä ostetut palvelut eivät ole tilityskelpoisia kustannuksia.

Yleiskustannukset

NIY-projekteissa yleiskustannuksia ei tilitetä laskennallisella yleiskustannuskertoimella, mutta välttämättömiä tila-, työkone-, puhelin- ynnä muita kustannuksia voidaan hyväksyä projektille suorina kustannuksina.

Asiointipalveluun

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

 Kerro raportissa

• Onko päätökseen kirjatut tavoitteet saavutettu?
• Jos tavoitteita ei ole saavutettu, avaa keskeiset syyt, miksi tavoitteista on jääty jälkeen ja mitä vielä olette tekemässä tavoitteiden saavuttamiseksi?
• Toteutettiinko projekti suunnitelman ja kustannusarvion mukaan?
• Toteutuiko projektin työpanos projektisuunnitelman mukaisesti? Jos ei, kerro poikkeamista.
• Mitä jatkosuunnitelmia teillä on projektin jälkeen?

Tilitystä tehdessäsi

• Tarkista, että päätöksessä mahdollisesti ollut kustannuksia koskeva erityisehto on toteutunut.
• Vertaa toteutunutta työpanosta projektisuunnitelman arvioon ja raportoi poikkeamat.
• Huomaa, että vaikka projektiin käytetyn työajan tuntikohtaista seurantaa ei vaadita, projektille työtä tehneet henkilöt ja heille maksetut, ennakonpidätyksen alaiset kokonaisrahapalkat projektin aikana on pystyttävä osoittamaan.
• Erittele tehdyt ostopalvelut, mutta tilitetä ne yhtenä eränä.
• Toimita raportin liitteenä kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, jossa taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä vahvistaa syntyneet kustannukset rahoitusehtojen mukaisiksi.

Hyväksyttävät kustannukset

• Henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta voidaan tilittää projektille tehty osuus.
• Ostopalvelukustannuksina BF voi hyväksyä projektista aiheutuneita asiantuntijapalveluita projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisesti.
• Ostopalvelut tilitetään ilman arvonlisäveroa.
• Intressiostoina voidaan hyväksyä ainoastaan konsernin sisäisiä intressiostoja. Jos projektissa tehdään hankintoja konserniyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä.
• Projektissa tarvittavat ohjelmistot, pilvipalvelut, matkakulut sekä aineet ja tarvikkeet sisältyvät muiden kustannusten laskennalliseen erään, enintään 20 % palkojen ja ostopalveluiden summasta.

Tempo-projektin kustannusten seuranta 

Tutustu erilliseen ohjeeseen Tempo-projektin kustannusten seurannasta. 

Lue ohjeet  

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.

Tarkista tilitystä tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä.  Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen.

Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.

Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.

Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely (Y4), jonka kaikki sarakkeet on täytetty. 

Ostopalvelut ja hankintalaki

Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset avataan sisältöraportissa (esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat).

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston. 

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.

Tarkista tilitystä tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin ja varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä. Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.

Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.

Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.

Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely Y4, jonka kaikki sarakkeet on täytetty. 

Henkilösivu- ja yleiskustannukset

Business Finland hyväksyy henkilösivukustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Business Finland hyväksyy yleiskustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden projektin palkka- ja henkilösivukustannusten summasta.

Ostopalvelut ja hankintalaki

Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset, esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat, avataan sisältöraportissa.

Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa. Ulkopuolelta ostettavat palvelut voidaan hyväksyä projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina.

Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.

SaaS/pilvipalveluhankinnat tilitetään laitevuokrana.

Käyttöomaisuuden hankintaa vastaavasta vuokraamisesta aiheutuvina menoina voidaan hyväksyä enintään hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta. Muut vuokraamiseen liittyvät menot (hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja muut vastaavat menot) eivät ole rahoituskelpoisia. Jos edellä mainittuja eriä ei pystytä erittelemään, projektin kustannuksiksi voidaan hyväksyä enintään 50 prosenttia koko vuokrasopimuksen aiheuttamista projektille kuuluvista menoista.

Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston. 

Lue lisää intressiostoista

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.

Tarkista tilitystä tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä.  Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen.

Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus.

Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.

Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely (Y4), jonka kaikki sarakkeet on täytetty. 

Lataa palkkaerittely tästä.

Ostopalvelut ja hankintalaki

Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset avataan sisältöraportissa (esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat).

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston. 

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Tarvitsetko lisää ohjeita kustannusten tilittämiseen?

Projektin seurannasta ja tilityksen tekemisestä on saatavilla myös videotallenteita. 

Katso ohjevideoita.