Raportointi
Ohjeet projektin raportointiin ja kustannusten tilitykseen
Ohjeita rahoituspäätöksessä ja ehdoissa
Business Finland maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Rahoituksen saajan on pidettävä kirjaa projektin kustannuksista.
Rahoituspäätöksessä ja rahoitusehdoissa on ohjeet siihen, mitä kustannuksia voimme rahoittaa, miten kustannuksia pitää seurata projektin aikana ja miten projektin etenemisestä raportoidaan. Lue rahoituspäätös ja ehdot huolellisesti ja käy ne läpi tilityksistä vastaavan tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa. Löydät päätöksen ja projektiisi liittyvät ehdot asiointipalvelusta.
Alla kuvattu ohjeistus ei koske de minimis -rahoituksella rahoitettuja projekteja, jossa on käytössä uusi raportointisovellus. Uusi sovellus on aiempaa helppokäyttöisempi ja se kokoaa raportin eri sivuille projektin etenemisen kuvauksen ja projektissa tilitettävät kustannukset.
Huomaathan, että rahoituspalvelun omilla sivuilla voi olla kuvattu myös muita tämän sivun ohjeista poikkeavia käytäntöjä.
Liiketoiminnan kehitysrahoitus häiriötilanteissa
Raportointiohjeet
Raportoi projektin etenemisestä rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Yritysten projekteissa raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja. Muissa kuin de minimis -projekteissa raportointi muodostuu kahdesta osasta:
- sisältöraportti projektin etenemisestä sekä
- kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista
De minimis -projektit raportoidaan uudella sovelluksella, jossa sisältöraportti sisältää myös kustannukset, joten erillistä kustannustilitystä ei tarvitse täyttää.
Työtuntien ja palkkojen raportointi
Tarkista projektisi rahoitusehdoista, mitä edellytyksiä projektiseurannalle on asetettu. Joissakin rahoituspalveluissa palkkaerittelyä ei tarvita tilityksen liitteenä, mutta useimmissa rahoituspalveluissa tuntitasoinen työajanseuranta on rahoituksen maksamisen edellytys.
Työajanseurantaa vaativissa projekteissa, vie työtuntiraporteista saadut tiedot yhteenvetona palkkaerittelyyn. Näissä projekteissa palkkaerittely toimitetaan aina kun palkkoja tilitetään.
Huomaathan: Kun palkkaerittely toimitetaan tilityksen liitteenä ohjeiden mukaisesti, se tallentuu asiointipalveluun niin ettei siitä muodostu avattavaa linkkiä toisin kuin muista asiointipalvelun kautta toimitetuista dokumenteista.
- Yritysten ja julkisten toimijoiden palkkaerittely Y4 (xlsx)
- Tutkimusorganisaatioiden palkkaerittely T4 (xlsx)
Työajanseurantaa ja laskukopioita ei tarvitse lähettää Business Finlandiin, ellei niitä erikseen pyydetä.
Konserni- ja intressiostot
Jos projektissa tehdään ostoja konsernin sisältä tai intressiyritykseltä, tutustu sivuun Intressiostot.
Erityistapauksissa kustannusten tilityksessä käytetään lomakkeita
Projektin eteneminen raportoidaan ja kustannustilitykset tehdään pääsääntöisesti asiointipalvelussa. Kustannustilitys täytyy vielä kuitenkin tehdä excel-lomakkeella niissä tapauksissa, joissa tilityksen tekijä ei itse ole rahoituksen saaja (intressitilitykset) tai joissa yksi rahoituspäätös on tehty useammalle organisaatiolle.
Ryhmähankkeet: Ryhmähankkeen koordinaattori raportoi yhteisprojektin etenemistä asioinnissa, mutta osapuolet käyttävät tilityslomakkeita. Koordinaattori liittää omaan tilitykseensä osapuolien lomakkeilla tekemät tilitykset liitetiedostoina.
Intressiyritykset ja konserniyritykset: Intressi- ja konserniyritykset tekevät kustannuksistaan selvityksen kustannustilityslomakkeella (alla). Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa konserni- ja intressiyrityksen virallinen nimenkirjoittaja. Lue lisää intressitilityksistä sivulta Intressiostot.
Käytä siis näissä tapauksissa excel-lomaketta:
- Yritysten kustannustilityslomake Y3 + Y5 (xlsx)
- Tutkimusrahoituksen kustannustilityslomake T3 (xlsx)
Kustannustilityksen korjaukset
Jos Business Finlandin rahoitustarkastaja toteaan tilityksessä korjaus- tai täsmennystarpeita, hän voi avata tilityksen korjattavaksi asiointipalvelussa. Jos huomaat korjaustarpeen itse, ota yhteyttä rahoitustarkastajaan, jotta voitte sopia, miten korjaus kannattaa tehdä.
Projektikirjanpidon kuvaus ensimmäisen raportin yhteydessä
Jos saat rahoitusta Yritysten tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoitusehdoilla, toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvaa, miten rahoitusehtojen vaatimukset täyttyvät.
Loppuraportti
Projektin päättyessä Business Finlandiin toimitetaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toteutuminen kokonaisuudessaan. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.
Kustannusten vahvistaminen
Tilintarkastajan tarkastusraportti
Tällä hetkellä käynnissä olevista projekteista suurimmassa osassa kustannukset vahvistaa tilintarkastaja. Tarkista aina oman projektisi rahoitusehdoista, miten projektisi osalta pitää toimia.
Jos rahoitusehtojen mukaan tilintarkastajan tarkastusraportti edellytetään, se toimitetaan lopputilityksen yhteydessä. Raportti koskee aina koko projektin kestoaikaa.
Joissakin rahoituspalveluissa tilintarkastajan tarkastusraporttia ei kaikissa tapauksissa vaadita, mutta tästä on aina erikseen maininta rahoitusehdoissa. Tarkista aina tarkemmat ohjeet projektisi rahoitusehdoista.
Tilintarkastajan pitää käyttää tarkastuksessa Business Finlandin raporttipohjia, jotka löydät tilintarkastajien omalta sivulta.
Taloushallinnon henkilön vakuutus (mahdollinen vasta 15.4.2019 jälkeen tehdyissä de minimis -avustuspäätöksissä)
De minimis -projektin loppuraportin yhteydessä on toimitettava taloushallinnon henkilön vahvistus siitä, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksen saajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksen saajan maksamia. Taloushallinnon henkilö nimetään asiointipalvelussa kustannustilityksen yhteyshenkilöksi. Taloushallinnon henkilölle ei välttämättä tarvitse antaa oikeuksia projektin tietoihin asiointipalvelussa, mutta oikeudet helpottavat kustannusten raportointia ja vakuutuksen antamista.
Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus (docx)
Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus (pdf)
Rahoituksen maksaminen
Projektin rahoitus maksetaan pääsääntöisesti vasta kustannusten toteutumisen jälkeen sitten, kun raportti projektin etenemisestä ja kustannustilitys on hyväksytty Business Finlandissa.
Tavoitteena on, että pk-yritykset saisivat rahoituksen käyttöönsä kolmen viikon kuluessa raportin saapumisesta Business Finlandiin. Suurten yritysten maksut tehdään kahden kuukauden kuluessa ja tutkimusorganisaatioiden maksut viimeistään kolmen kuukauden kuluessa raportin saapumisesta.
Kustannusten kertymisvauhdista riippumatta myönnetystä rahoituksesta jätetään viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Lainalla rahoitetuissa projekteissa viimeinen erä on 20 prosenttia myönnetystä rahoituksesta ja avustusprojekteissa 10 prosenttia. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.
Rahoituksen maksaminen ennakkoon
Joissakin rahoituspalveluissa osa de minimis -rahoituksesta sekä tutkimus- ja kehityslainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona. Ennakosta on maininta rahoituspäätöksessä.
Lainarahoitus
Lainarahoituksen saaja tekee velkakirjan Valtiokonttorin kanssa, joka hoitaa lainan käytännön järjestelyt.
Maksamisen esteet
Rahoituksen saajan maksuhäiriöt, muun muassa verovelat ja Business Finlandin lainarästit, estävät rahoituksen maksamisen. Jos veroveloille on Verohallinnon kanssa tehty maksujärjestely, ne eivät estä rahoituksen maksamista. Maksamisen esteenä voi olla myös se, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen eikä lain vaatimaa rekisterimerkintää ole tehty. Lue lisää vaikeuksissa olevasta yrityksestä.
