Ohjeet projektin sisällön ja kustannusten raportointiin

Suomalaiset yritykset raportoivat asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus. 

Raportin liitteet

• Hakemuksen liitteenä toimitettu kustannuserittely (Cost breakdown) toimii kustannusseurantana myös raportoinnin yhteydessä. Pidä taulukkoa yllä koko projektin ajan ja toimita se aina päivitettynä raportin liitteenä. Muista täyttää myös välilehti ’List of names’!
• Muista toimittaa myös tilintarkastajan tarkastusraportti jokaisen raportin yhteydessä.
• Rahoitusehtojen mukainen työajanseuranta ja siihen liittyvä palkkaerittely Y4 tarvitaan vain silloin, jos saatte AV-tuotantokannustimen kanssa yhtäaikaisesti Business Finlandilta sellaista muuta rahoitusta, jonka rahoitusehdoissa edellytetään työajanseurantaa.
• Jos rahoituspäätöksessä on hyväksytty ostopalvelukustannuksia konserni-/intressiyrityksiltä, toimita siihen liittyvät liitteet rahoitusehtojen mukaisesti. 
  • Jos konserni- tai intressiryrityksiä on useampia, jokainen yritys toimittaa oman kustannuserittelyn (Cost breakdown)
  • tilintarkastusraportteineen. Jokaisen intressiyrityksen tilitys paketoidaan yhteen pdf-tiedostoon. 

Ulkomaalaiset rahoituksen saajat raportoivat lomakkeilla

Ulkomaalaiset rahoituksen saajat eivät voi tunnistautua Suomi.fi-palvelun kautta, joten he eivät voi raportoida asiointipalvelussa.

Ulkomaisella rahoituksen saajalla on aina apunaan suomalainen tuotantokoordinaattoriyritys, joka vastaa palveluiden hankinnasta, kustannusten seurannasta sekä osaltaan myös raportoinnista: 

• Suomalainen tuotantokoordinaattoriyritys ylläpitää projektikirjanpitoa ja kustannuserittelyä.
• Tilintarkastaja tarkastaa koordinaattorin kirjanpidon.
• Koordinaattori toimittaa tilintarkastajan tarkastusraportin, raportointikauden maksutositteet ja kustannuserittelyn ulkomaiselle rahoituksen saajalle, joka maksaa koordinaattorin laskun.
• Ulkomainen rahoituksen saaja täyttää raportin ja lähettää sen sekä koordinaattorin toimittaman kustannuserittelyn ja tilintarkastajan tarkastusraportin allekirjoitettuina suojatulla sähköpostilla Business Finlandille. Ulkomaisen rahoituksen saajan raportointipowerpointin sekä englanninkieliset liitteet löydät englanninkieliseltä AV-sivulta.
  • Raportin lähettämisestä voidaan sopia myös toisin rahoituksen saajan ja tuotantokoordinaattoriyrityksen kesken.  
• Maksamme hyvityksen ulkomaiselle rahoituksen saajalle, kun raportti, kustannuserittely ja tilintarkastusraportti on toimitettu määräaikaan mennessä Business Finlandille.

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkista tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat rahoituspäätökseen sovellettavista rahoitusehdoista. Rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Kuvaa raportissa yrityksen taloutta, vertaa projektin toteutusta suunnitelmaan sekä asetettuihin tavoitteisiin, sekä mahdollisia muutoksia suunnitelmaan. Kirjaa kustannussivulle tilitysjaksolla kertyneet projektille kuuluvat ja hyväksyttävät kustannukset suoriteperusteisesti ja maksettuina.

DTA-rahoituksesta on tehty erillinen ohje projektin toteuttamiseen ja raportointiin: DTA-projektin toteutus ja raportointi.

Raportin liitteet

Raportoinnin liitteenä on toimitettava projektikohtainen pääkirja tai muu tositekohtainen erittely (esimerkiksi lomake tositekohtaista erittelyä N6) sekä palkkaerittely (palkkaerittely Y4). Jos jaksolta on tilitetty konserniostoja, niiden osalta tulee toimittaa lomakkeella erillinen intressitilitys (lomake Y3+Y5) ja mahdollinen konserniyhtiön täyttämä palkkaerittelylomake. Jakso- ja loppuraportin yhteydessä on toimitettava lisäksi tilintarkastajan tarkastusraportti, myös konserniyhtiön osalta. Rahoittaja hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Jaksorahoitteisissa projekteissa rahoituksen saajan on jakson päättyessä toimitettava seuraavaa jaksoa koskevat pakolliset liitteet: projektisuunnitelma, kirjanpitoajo, kassavirtaennuste ja liiketoimintasuunnitelma. Seuraavaan vaiheeseen liittyvät liitteet on toimitettava viimeistään päättyneen jakson raportoinnin yhteydessä määräpäivään mennessä. Jaksoraportti toimitetaan viimeistään yhden kuukauden kuluessa jakson päättymisestä. Viimeisen jakson päättyessä toimitetaan loppuraportti neljän kuukauden kuluessa.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta

Työaika voidaan arvioida prosentteina kokonaistyöajasta. Jos rahoituksen saaja saa samanaikaisesti muuta Business Finlandin myöntämää rahoitusta, jokaisen molemmille projekteille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa.

Palkkaerittelyn kokonaisrahapalkoissa ilmoitetaan kaikki ennakkopidätyksen alaiset rahapalkat, mukaan lukien lomarahat/-korvaukset. Myös maksetut bonukset ja tulospalkkiot voidaan sisällyttää palkkakustannuksiin, mikäli ne ovat vakiintunut käytäntö yrityksessä. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä.

Ostopalvelut ja muut hankinnat

Muut kuin palkka- ja henkilösivukustannukset raportoidaan ostoina kustannuslajeilla 'Ostot sisämarkkina-alueella' tai 'Ostot sisämarkkina-alueen ulkopuolelta'. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy, ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.

Ostoja samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä vain, jos rahoituspäätöksessä on niistä erityisehto. Konserniyhtiön tulee toimittaa omat erilliset tilitykset sekä tilintarkastajan raportti jaksoraportin yhteydessä. Tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. 

Ostot muilta intressiyrityksiltä eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.

DTA-projekteissa yleiskustannuksia ei tilitetä laskennallisella yleiskustannuskertoimella, mutta välttämättömiä tila-, työkone-, puhelin- ynnä muita kustannuksia voidaan hyväksyä projektille suorina kustannuksina.

Rahoituksen maksaminen

Vähintään 10 prosenttia myönnetystä avustuksesta maksetaan vasta sen jälkeen, kun jaksoraportti on hyväksytty.

Jos DTA-projektille on myönnetty lainaa, niin tällöin Valtiokonttori hoitaa lainaan liittyvät käytännön järjestelyt. Lainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona, kun rahoituksen saaja on allekirjoittanut Valtiokonttorilta saamansa velkakirjan. Oikeus myönnettyyn rahoitukseen raukeaa, jos rahoituksen saaja ei ole toimittanut Valtiokonttorin pyytämiä asiakirjoja eikä allekirjoittanut velkakirjaa kuuden kuukauden kuluessa lainaennakon maksatuspäätöksen päivämäärästä. Laina on nostettava Valtiokonttorista kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun loppuraportin jälkeinen maksatuskirje on päivätty.

Lainan viimeinen erä on vähintään 20 prosenttia myönnetyn lainan pääomasta.

Lue lisää rahoitusehdoista

Tarkista tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat rahoituspäätökseen sovellettavista rahoitusehdoista. Rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Rahoituksen saajan on toimitettava loppuraportin yhteydessä riippumattoman tilintarkastajan tarkastusraportti, joka koskee koko projektin kestoaikaa. Määrämuotoinen raporttipohja löytyy Business Finlandin verkkosivuilta. Jos ostolaskujen määrä hankkeessa on enintään viisi, tarkastusraportti voidaan korvata liittämällä raporttiin pääkirjan ote projektikirjanpidosta, kopiot ostolaskuista ja maksutositteet, joissa on pankin arkistointitunnus ja joista ilmenee, että laskut on maksettu. Tarkastusraportti tulee toimittaa kuitenkin aina, kun projektille raportoidaan rahapalkkoja. Konserni- tai intressiyrityksen tulee aina toimittaa tilintarkastajan tarkastusraportti heille projektista aiheutuneista kustannuksista.

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan loppuraportin liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.

Pääsääntöisesti kaikkien kustannusten tulee syntyä projektin kestoaikana, mutta messuihin liittyvät rekisteröinti- ja varauskustannukset voidaan hyväksyä, vaikka kulut syntyisivät jo ennen hakemuksen jättämistä.

Tee raportti asiointipalvelussa

Koska Group Explorer -projektissa on kyse yritysryhmästä, niin loppuraportit käsitellään samanaikaisesti. Tämän vuoksi eri loppuraportit on toimitettava Business Finlandille mahdollisimman yhtä aikaa. Raporttien arvioinnissa kiinnitetään huomiota projektin ja sille asetettujen tavoitteiden sekä erityisesti yritysten välisen yhteistyön toteutumiseen.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan loppuraportin liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain ostettavat palvelut, projektille ei voi hyväksyä palkkakustannuksia.

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan loppuraportin liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

• Henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta voidaan tilittää projektille tehty osuus. Palkkakustannuksia ei hyväksytä projekteissa, joiden rahoituspäätös on tehty vuoden 2025 alusta saapuneisiin hakemuksiin.
• Ostopalvelukustannuksina BF voi hyväksyä projektista aiheutuneita asiantuntijapalveluita projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisesti.
• Ostopalvelut tilitetään ilman arvonlisäveroa.
• Ennen vuotta 2025 saapuneista hakemuksista tehdyissä rahoituspäätöksissä intressiostoina voidaan hyväksyä ainoastaan konsernin sisäisiä ostoja. Jos projektissa tehdään hankintoja konserniyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Vuoden 2025 alusta lähtien saapuneista hakemuksista tehdyissä rahoituspäätöksissä saman konsernin sisältä ja muilta intressiyhtiöiltä ostetut palvelut eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. 
• Ennen vuotta 2025 saapuneista hakemuksista tehdyissä rahoituspäätöksissä projektissa tarvittavat ohjelmistot, pilvipalvelut, matkakulut sekä aineet ja tarvikkeet sisältyvät muiden kustannusten laskennalliseen erään, enintään 20 % palkkojen ja ostopalveluiden summasta. Vuoden 2025 alusta lähtien saapuneista hakemuksista tehdyissä rahoituspäätöksissä muiden kustannusten laskennallinen erä, enintään 20 %, lasketaan ostopalveluiden summasta. 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Asiointipalvelu ohjaa raportin täyttämisessä

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Asiointipalvelussa tehtävän raportin liitteenä Business Finlandille on toimitettava riittävät tiedot EU:n komissiolle tehtävää raportointia varten. Tästä saat lisätietoa projektisi yhteyshenkilöltä. 

Loppuraportin yhteydessä on toimitettava tilintarkastajan tarkastusraportti.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja henkilösivukustannukset

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Palkkoja raportoitaessa raportin liitteenä on toimitettava palkkaerittely (Y4).

Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Ostopalvelut

Projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia ostopalveluita voidaan hyväksyä projektin kustannuksiksi.

Ennen rahoitushakemuksen jättämistä projektin toteuttamista varten tilattu hankinta voidaan hyväksyä vain, jos tilaussopimuksessa tai kauppakirjassa on ehto siitä, että hankinta peruuntuu, jos rahoituspäätös on kielteinen. Kustannukset ovat tällöinkin hyväksyttäviä vasta aikaisintaan rahoitushakemuksen jättämispäivästä alkaen.

Investointihankkeessa ei saa ennen rahoitushakemuksen jättämistä olla aloitettu rakentamistyötä tai tehty sellaista sitovaa päätelaitetilausta tai investointipäätöstä taikka muuta sitoumusta, joka tekee hankkeesta peruuttamattoman.

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Palkkoja raportoitaessa raportin liitteenä on toimitettava palkkaerittely (Y4).

Loppuraportin yhteydessä on toimitettava tilintarkastajan tarkastusraportti.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektin kustannukseksi voidaan investointituessa ja toimintatuessa hyväksyä näihin toimintoihin suoraan osallistuvan ja siinä avustavan henkilöstön rahapalkat. Palkat raportoidaan rahoitusehtojen ja Y4-palkkaerittelyn ohjeistuksen mukaisesti.

Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin klusteriorganisaation toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa.

Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia voivat olla projektisuunnitelman mukaiset aineellisen omaisuuden hankintakustannukset. Aineellisella omaisuudella tarkoitetaan maa-alueita, rakennuksia ja laitoksia sekä koneita ja laitteita. Aineellisen omaisuuden hankintakustannukset kirjataan kustannusarvion kohtaan Laiteostot. Rahoittaja voi hyväksyä projektin suorana kustannuksena aineellisen omaisuuden hankintamenon, kun se on pääosin projektin käytössä. Jos tätä aineellista omaisuutta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin sitä käytetään projektissa. Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.

Erittele aina investointi- ja toimintakustannukset lomakkeella Innovaatioklusterin investointi- ja toimintakustannusten erittely. 

Innovaatioklusterin infran rakentamiseen tai parantamiseen liittyviä intressiostoja ei hyväksytä. Projektille ei myöskään hyväksytä intressiostoja yrityksiltä, jotka ostavat klusterin palveluita, maksavat klusterin infran käytöstä, maksavat jäsenmaksua tai rahoittavat projektia. Rajoitus koskee myös tilanteita, joissa saman konsernin muut yhtiöt osallistuvat suoraan tai välillisesti projektin rahoittamiseen.

Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu ohjeisiin.  

Lue lisää intressiostoista 

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Innovaatioseteli-projektit raportoidaan yritysten de minimis -rahoitusehtojen ehtojen mukaisesti. Tutustu rahoitusehtoihin ennen kuin laadit raportin.  

Tee raportti asiointipalvelussa

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Tee loppuraportti asiointipalvelussa. Voit lähettää loppuraportin heti kun projekti on toteutettu ja palveluntuottajan lasku on maksettu. 

• Varmista, että olet toimittanut myös päätöksen hyväksymisilmoituksen.
• Loppuraportissa rahoituksen saajan on pystyttävä esittämään projektissa aikaansaatuja tuloksia. Liitä raporttiin palveluntuottajan selvitys, mittauspöytäkirja tai kuva protosta.
• Projektille hyväksytään kustannukseksi ainoastaan rahoituspäätöksen mukainen ostopalvelu. Liitteeksi vaaditaan laskukopio sekä maksutosite. Maksutositteesta (maksukuitti tai ote tiliotteesta) on käytävä selville maksaja, maksun saaja ja saajan tilinumero, maksun aihe ja suuruus, päivämäärä ja pankin arkistointitunnus. 
  • Jos ostopalvelun toteutunut hinta on pienempi kuin rahoituspäätöksessä mainittu avustuksen määrä, kustannustilityksen tulee olla toteutuneen hinnan mukainen (alv 0%).
• Huolehdithan ennen raportin jättämistä, että
  • jos yritykselläsi on verovelkaa, siitä on sovittu maksujärjestely Verohallinnon kanssa
  • yritykselläsi ei ole on aikaisempien Tekes- tai Business Finland -lainojen rästejä, ulosottovelkoja, maksuhäiriöitä tai muita hoitamattomia taloudellisia velvoitteita
• Kun Business Finland on hyväksynyt raportin, maksu suoritetaan rahoituksen saajalle.

Asiointipalvelu ohjaa raportin täyttämisessä

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito täyttää rahoitusehtojen vaatimukset. Raportista löydät esimerkkejä, joihin kuvauksen pitää vastata. 

Tarkista myös, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään loppuraporttiin. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Raportin liitteet

• Ensimmäisen raportoinnin yhteydessä tulee toimittaa kuvaus projektin kirjanpidosta.
• Koko projektiaikaa koskeva tilintarkastajan tarkastusraportti toimitetaan loppuraportoinnin yhteydessä.
• Leasing- tai osamaksukustannuksia sisältävässä projektissa rahoituksen saajan on toimitettava tilityksen yhteydessä leasing- tai osamaksusopimus.
• Projektissa, jossa on leasing-, osamaksu- tai muita vastaavia kustannuksia, rahoituksen saajan on todistettava, että rahoitusyhtiö on kokonaisuudessaan maksanut hankinnan.
• Kun projektille tilitetään ostoja konserni- tai etuyhteysyritykseltä, raportoinnin liitteenä pitää toimittaa intressitilityslomake ‘Y3+Y5_intressi Konserni-/intressiyrityksen kustannusten raportointi’. Viimeistään loppuraportoinnin yhteydessä tulee toimittaa myös oma erillinen tilintarkastajan tarkastusraportti jokaisen konserni- ja etuyhteysyrityksen kustannuksista.

Rahoituksen maksaminen

Rahoittaja maksaa rahoituksen hyväksytyn ja määräaikaan mennessä toimitetun raportoinnin perusteella. Oikeus myönnettyyn rahoitukseen tai sen osaan raukeaa, jos rahoituksen saaja ei toimita raportteja tai pyydettyjä lisätietoja rahoituspäätöksessä ilmoitettuun tai rahoittajan erikseen antamaan määräaikaan mennessä.

Ensimmäinen maksuerä voidaan maksaa, kun rahoituksen saaja on tehnyt sitovan laitetilauksen ja aloittanut rakentamisen sekä kun kustannuksista vähintään 20 prosenttia on maksettu. Viimeinen maksuerä voidaan maksaa, kun hanke on valmistunut ja loppuraportti on hyväksytty. Viimeinen maksuerä on vähintään 20 prosenttia myönnetystä avustuksesta. Investoinnin tulee olla kokonaan toteutettu ennen viimeisen erän maksamista. Viimeisen erän maksamisen edellytyksenä on hankkeen hyväksytty loppuraportti hankkeen tuloksista ja hyödyntämismahdollisuuksista sekä varojen käytöstä.

Teollisuuden tuotantoprosessien vähähiilistämiseen tai energiatehokkuustoimenpiteisiin myönnetyllä avustuksella rahoitettavan laitoksen tai laitteiston on oltava valmis ja toiminnassa 36 kuukauden kuluessa avustuksen myöntämispäivästä. Myönnetyn avustuksen määrästä vähennetään avustusta maksettaessa yksi prosentti jokaista 36 kuukauden aikarajan ylittävää täyttä kuukautta kohden myönnetyn avustuksen kokonaismäärään asti. Vähennystä avustuksen määrästä ei kuitenkaan tehdä, jos viivästyminen on johtunut avustuksen saajasta riippumattomasta odottamattomasta syystä.

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Tee raportti asiointipalvelussa

Organisaation projektille valtuuttama henkilö voi lähettää raportin asiointipalvelussa, kun hän on kirjautunut palveluun Suomi.fi-tunnistautumisella. Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla.

Raportoi kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset, vaikka kustannukset ylittäisivät kustannusarvion.

Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä, jolloin Business Finland arvioi kustannusten hyväksyttävyyden lopullisesti. Silloin myös projekteissa, joissa vaaditaan tilintarkastajan tarkastusraportti, raportti on rahoittajan käytettävissä.

Raportoinnin määräajat

Julkisen tutkimuksen projektit raportoidaan pääsääntöisesti kaksi kertaa vuodessa: 31.8. (raportointijakso 1.1.-30.6.) ja 28.2. (raportointijakso 1.7.-31.12.). Loppuraportin määräaika on neljä kuukautta. Tarkista raportointiajat rahoituspäätöksestä. 

Co-Creation-projekteissa lähetetään ainoastaan loppuraportti rahoituspäätöksessä ilmoitettuun määräaikaan mennessä.

Hyväksyttävät kustannukset

Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.

Business Finland voi hyväksyä projektin toteuttamisesta aiheutuneita kustannuksia silloin kun ne ovat

• projektisuunnitelman mukaisia
• projektin toteuttamisen kannalta välttämättömiä 
• syntyneet projektiaikana (suoriteperuste)
• kohtuullisia 
• linjassa organisaation hallinnollisten ohjeiden kanssa.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Projektille voidaan hyväksyä projektin tehollisen työajan palkkakustannuksia. Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava toteutuneiden tuntien mukaisesti niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijän esihenkilön tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa.

Projektin vastuullisen johtajan palkkakustannukset voidaan hyväksyä projektin välittöminä kustannuksina silloin kun vastuullinen johtaja tekee työtä suoraan projektille. Vastuullisen johtajan yleishallintoon käytetty työaika ei ole hyväksyttävä projektin välittömänä kustannuksena.

Kun projektille tilitetään palkkakustannuksia, muiden kuin valtion virastojen tulee liittää raportin liitteeksi palkkaerittely. Jollei muuta ole sovittu, palkkaerittelynä käytetään Business Finlandin verkkosivuilta löytyvää lomaketta T4. Palkkaerittelyn kaikki sarakkeet on täytettävä ja koska asiointipalvelu takaa luotettavan tiedonsiirron ja palkkasalaisuuden säilymisen, henkilöiden nimet kirjoitetaan kokonaisuudessaan.

Projektin aikana toteuttamiseen osallistuvat henkilöt saattavat vaihtua ja henkilöitä voi tulla myös lisää. Jotta palkkaerittelyssä mainittujen henkilöiden liittymisestä projektin toteuttamiseen voidaan varmistua, myös raportin sisältökentissä on tärkeää mainita henkilömuutoksista.

Opinnäytetyön tekijä voi olla tekemässä projektille kuuluvaa työtä joko palkattuna työntekijänä tai palkkiota vastaan. Palkka/palkkio voidaan hyväksyä siltä osin, kun tekemisen lopputulos kuuluu rahoituksen saajalle (tutkimusorganisaatio). Business Finland ei kuitenkaan rahoita opinnäytetöiden tekemistä, joten väitöskirjan tai muun opinnäytetyön kirjoittamista eikä julkaisu- tai muitakaan kuluja voida hyväksyä. Työn ohessa opinnäytetyöntekijälle saa syntyä materiaalia myös omaa lopputyötään varten.

Opinnäytetyöstä maksettava apuraha ei ole projektille hyväksyttävä kustannus; apurahalla tehdyn työn tulokset kuuluvat apurahan saajalle, ei maksajalle.

Ostopalvelut ja hankintalaki

Julkisen tutkimusorganisaation on noudatettava hankintalakia. Jos hankinta on tehty vastoin hankintasäännöksiä tai rahoituksen saajan vahvistettua ohjeistusta, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus. Rahoituksen saajan oman ohjeistuksen tärkeä rooli hankintamenettelyissä on nostettu myös rahoitusehtojen tekstiin. Hankintasäännösten noudattaminen hankinnoissa ei riitä, myös organisaation omaa vahvistettua ohjeistusta on tullut noudattaa hankintaa tehtäessä. 

Muistutamme myös, että merkittävimmät erät raportointijakson erikoislaitteista, aineista ja tarvikkeista sekä ostetuista palvelusta tulee aina eritellä raportin kohtaan Projektin toteutus -> Ostetut palvelut ja muut hankinnat.

Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus. 

Koordinointikustannukset

Tutkimusorganisaatiot ja yhteishankkeisiin osallistuneet yritykset ovat tilittäneet koordinoinnista aiheutuneita kustannuksia Business Finlandille eri periaatteilla. Koordinointikustannukset on jaettu ja tilitetty keskinäisten sopimusten pohjalta, ja Business Finlandin kannalta on voinut olla ongelmallista hyväksyä tilitettyjä kustannuksia tapauksissa, jossa Business Finlandin rahoitusta on siirtynyt kolmannelle osapuolelle.

Kaikkien koordinointipalvelua saavien on osallistuttava koordinointikustannusten maksamiseen riippumatta siitä, toteuttaako palvelua saava Business Finlandin tai muun rahoittajan rahoittamaa projektia. Mikäli koordinointipalvelua saava ei osallistu koordinointipalvelun kustannusten kattamiseen, katsotaan rahoitusta siirtyneen kolmannelle osapuolelle.

Rahoittajalle tulee pyydettäessä toimittaa koordinointisopimuksen sisältö, josta käy ilmi, ettei palvelu sisällä ennen projektin alkua syntynyttä palvelua tai projektin toteuttamiseen kuulumatonta palvelua. Yhteistyön koordinointikustannukset voivat olla joko prosentuaalisesti tai muulla täsmällisellä ja ennalta sovitulla kaavalla laskutettavia. Kustannusten jakoperuste ei voi olla Business Finlandin myöntämän rahoituksen määrä.

Hankintojen tulee olla välttämättömiä projektin toteuttamiseksi

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille.

Kuvaa Raportin Sisältö-kentässä lyhyesti (max. 200 merkkiä) hankinnan sisältö ja tarvittaessa mihin tehtävään tai työpakettiin raportoitavat kustannukset, kuten laitehankinnat ja merkittävimmät ostopalvelut, liittyvät. Projektin edistymistä ja toteuttamista raportoivien projektihenkilöiden toivotaan kommentoivan toteutuneita resursseja, kustannuksia ja hankintoihin liittyviä tapahtumia sisältöraportilla, mutta sisältöraportin kommentit eivät poista tarvetta eritellä kustannuksia myös Hankinnat-kohdassa ja tarvittaessa lisätietokentässä. 

Lisätietokentässä eritellään edelleenkin myös muiden kustannusten erä.

Laitehankinnat

Rahoittaja voi hyväksyä projektin välittömänä kustannuksena projektiin ostettavan tutkimuslaitteen hankintamenon, kun laite on taloudellisena vaikutusaikanaan pääosin projektin käytössä. Tutkimuslaitteella tarkoitetaan sellaista tutkimuksessa käytettävää laitetta tai ohjelmistoa, joka on välttämätön projektin toteuttamisen kannalta.

Jos laitetta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin laitetta käytetään projektissa. Jos laitteen taloudellinen vaikutusaika on projektin kestoaikaa pidempi, hankintamenosta voidaan hyväksyä projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuutta
vastaava määrä.

Laitteistojen huoltokustannukset ovat yleiskustannuksia ja näin ollen niitä ei hyväksytä projektille suorina kustannuksina.

Innovaatiorahoituskeskus Business Finlandin tutkimusrahoitusta ei saa käyttää taloudelliseen toimintaan. Jos projektissa rahoitettua laitetta käytetään projektin aikana ennakoidusta poiketen myös taloudelliseen toimintaan, rahoituksen saajan on ilmoitettava siitä Rahoituskeskukselle. Lue lisää rahoitusehtojen kohdasta Projektissa syntyvät tulot. Rahoituksen saajalla on oltava luotettava seuranta, jonka avulla rahoitetun laitteen käyttö taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken voidaan vaikeuksitta todentaa.

Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten ja muiden vastaavien työvälineiden hankintamenoja ei voida sisällyttää laiteostoihin eikä muihin välittömiin kustannuseriin. Tällaiset kustannukset ovat luonteeltaan tutkimustoiminnan välillisiä kustannuksia, jotka sisältyvät yleiskustannuskertoimella tilitettäviin kustannuksiin.

Käytössä olevien tutkimus- ym. laitteiden käytöstä aiheutuvia kustannuksia hyväksytään rahoitusehtojen kohdassa Yleiskustannukset tai kohdassa Muut kustannukset esitetyllä tavalla.

Muut kustannukset

Kuten rahoitusehdoissa on mainittu, kaikki Muut kustannukset -rivillä esitetyt kustannukset on eriteltävä raportin lisätietokentässä. 

Jo olemassa olevien kalliiden erityislaitteiden tai -tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset voidaan kohdistaa suoraan projektille, kun kohdistus tehdään tuntiveloituksena tai muun organisaatiossa käyttöönotetun vastaavan perusteen mukaisesti. Jotta näin kohdennetut kustannukset voidaan
hyväksyä rahoitettavalle projektille, käytettävistä kohdentamisperusteista ja näitä koskevasta hinnoittelusta on oltava etukäteen toimitettu selvitys Business Finlandille. Kustannukset voidaan sisällyttää joko kohtaan Muut kustannukset tai jollekin muulle kustannusriville, joka paremmin vastaa
rahoituksen saajan kirjanpidon ohjeita.

Jos Business Finlandin rahoittamissa projekteissa käytetään ja tilitetään omien erityislaitteiden tai -tilojen kustannuksia, tutkimusorganisaatioiden on jatkossa toimitettava hinnasto tai muu selvitys projekteissa käyttämistään erityislaitteista ja -tiloista. Selvitys toimitetaan vuosittain yhdessä
henkilösivu- ja yleiskustannuskerroinlaskemien kanssa. Jos selvityksiä ei ole vielä toimitettu, selvitys tulee toimittaa rahoitushakemuksen yhteydessä.

Vieraanvaraisuus

Projektin välittöminä kustannuksina voidaan hyväksyä projektisuunnitelman mukaisia, kohtuullisia tarjoilukustannuksia. Projektin ohjausryhmän kokousten tai välttämättömän, tiedon levitykseen liittyvän seminaarin tarjoilukustannuksia voidaan hyväksyä silloin, kun kaikki tilitettäville kustannuksille asetetut edellytykset täyttyvät. Business Finland hyväksyy tarjoilut ainoastaan siltä osin kuin katsoo kustannukset kohtuullisiksi. Kohtuullisuuden vaatimus koskee sekä paikkaa, tarjoilua että isäntien lukumäärää. Tarjoiluissa on noudatettava rahoituksen saajan omia määräyksiä kokoustarjoilun tasosta.

Alkoholikustannuksia Business Finland ei hyväksy. Illalliskustannuksia tai muun vapaamuotoisemman tilaisuuden kustannuksia ei voida hyväksyä koska kustannus ei rahoittajan arvion mukaan ole välttämätön projektisuunnitelman toteuttamiselle. Kansainväliset konsortiot eivät muodosta poikkeusta tarjoilukustannusten rahoittamisen periaatteisiin. Kaikilla projekteilla ovat voimassa samat ehdot ja periaatteet.

Myös silloin kun kokoustarjoiluja on sisällytetty ostopalveluihin, ne on selvyyden ja läpinäkyvyyden vuoksi eriteltävä lisätietokentässä; näin vältytään turhilta lisätietopyynnöiltä. Erillisiä liitteitä toimitetaan Business Finlandille vain pyydettäessä. 

Raportin liitteet

Muissa kuin Co-Creation-projekteissa projektin ensimmäiseen raporttiin on liitettävä ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirjasta on käytävä ilmi, että ohjausryhmä on vahvistanut projektisuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman päätöksen mukaisena. Pöytäkirjaan on kirjattava myös ohjausryhmän kokoonpano.

Muiden kuin valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien virastojen ja laitosten tulee toimittaa tilityksen liitteenä palkkaerittely aina, kun palkkoja tilitetään. Palkkaerittelynä käytetään lomaketta T4, ellei muuta ole erikseen sovittu. Palkkaerittely toimitetaan kuitenkin kaikissa RRF-rahoitusta saaneissa projekteissa.

Muiden kuin valtion budjettitalouden piiriin kuuluvien virastojen ja laitosten tulee toimittaa loppuraportin yhteydessä tilintarkastajan tarkastusraportti, jos projektin rahoituspäätöksessä hyväksytyn kustannusarvion loppusumma on yli 500.000 euroa. Tilintarkastajan tarkastusraportti toimitetaan kuitenkin kaikissa RRF-rahoitusta saaneissa projekteissa. 

Loppuraportoinnin yhteydessä on toimitettava myös erillinen vapaamuotoinen sisältöraportti, jossa kuvataan laajasti projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset. Loppuraportissa esitellyt projektin tulokset ovat julkisia. Tulosten raportoinnin kannalta olennainen tieto, johon sisältyy salassa pidettävää tietoa, tulee esittää erillisessä, ei julkaistavassa liitteessä.

Raportin liitteenä toimitetaan ainoastaan pyydetyt liitteet.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI- ja Kvantti -kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 
  
  

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Tee raportti asiointipalvelussa

Vastuullisen johtajan on huolehdittava, että projektin eteneminen raportoidaan rahoitusehdoissa edellytetyllä tavalla. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on organisaation edustamisoikeus.

Raportoi kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland arvioi kustannusten hyväksyttävyyden lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on projektin keston ajan pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt työtunnit on kuukausittain kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty. Raportoinnin yhteydessä jätetyn palkkaerittelyn jälkeen tehtyä työajanseurantaa ei hyväksytä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta.

Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön (tai henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu) on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Toimitusjohtaja tai projektin vastuullinen johtaja eivät voi itse vahvistaa omia työtuntejaan. Vahvistamisen tulee olla todennettavissa jälkikäteen.

Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.

Ostopalvelut ja hankintamenettelyt

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Jos projektissa tehdään hankintoja intressiyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä. Intressitilityksellä sovelletaan samoja henkilösivu-ja yleiskustannuskertoimia kuin rahoituksen saajalla. Henkilösivukustannuskerroin on enimmillään 50 % ja yleiskustannuskerroin on enimmillään 20 %.

Julkisten toimijoiden on aina noudatettava hankintalakia. Tutustu ohjeeseen Hankintalaki, EU:n valtiontukisäännökset ja Business Finlandin myöntämä rahoitus. 

Kustannukset raportoidaan sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.

Laskennalliset kustannukset

Projektille on rahoituspäätöksessä hyväksytty henkilösivu- ja yleiskustannuskertoimet, joita käytetään myös raportoinnissa. Henkilösivukustannuskerroin on enimmillään 50 % ja yleiskustannuskerroin on enimmillään 20 %. 

Raportin liitteet

Loppuraportin yhteydessä toimitetaan tilintarkastajan tarkastusraportti. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava Business Finlandille laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista.

Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta sekä henkilösivukustannukset

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. Palkat raportoidaan palkkaerittelylomakkeelle Y4.

Henkilösivukustannuksiksi voidaan hyväksyä projektin kustannusarvion mukainen prosenttiosuus (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Yleiskustannuksia ei hyväksytä.

Ostopalvelut

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Ostetuissa palveluissa voidaan hyväksyä myös investoinnissa tarvittavien laitteiden vuokrauksesta aiheutuvat kustannukset.

Hyväksyttäviä kustannuksia ovat projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina:

• tietoverkkojen tai muiden vastaavien verkkojen suunnittelusta ja rakentamisesta aiheutuvat kustannukset
• verkkojen rakentamiseksi tai käyttämiseksi välttämättömien käyttöoikeuksien hankintakustannukset
• rakennuksen, rakennelman-, tai rakenteen rakentamisesta, korjaamisesta tai laajentamisesta aiheutuvat suunnittelu- ja työkustannukset
• rakennustöiden valvonnasta aiheutuvat kustannukset
• käyttöönotosta ja käyttöönoton edellyttämästä käyttöhenkilökunnan koulutuksesta aiheutuvat kustannukset
• aineettomien oikeuksien hankinnasta aiheutuvat kustannukset
• projektin tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset.

Laiteostot

Investointihankkeissa hyväksyttäviä kustannuksia ovat koneiden, laitteiden ja ohjelmistojen hankinnasta ja asennuksesta aiheutuvat kustannukset. 

Käytettyinä ostetut koneet ja laitteet ovat hyväksyttäviä, jos käytetyn koneen tai laitteen hankintaan ei ole viiden edellisen vuoden aikana saatu julkista tukea. Rahoituksen saajan tulee selvittää viiden edellisen vuoden ajalta käytetyn koneen tai laitteen aikaisemmat omistajat ja niihin myönnetyt tuet. Viiden vuoden määräajan laskenta alkaa myyjän koneeseen tai laitteeseen saaman avustuksen viimeisimmästä maksatuspäivästä ja käytetty kone tai laite katsotaan hankituksi silloin, kun ostaja on tehnyt sitovan hankintapäätöksen (ostosopimus, tilaus, toimitus tai maksu).

Raportoi myös saadut tulot

Jos rahoituksen saaja saa projektin aikana tai välittömästi sen päättymisen jälkeen projektin Business Finlandille tilitettävillä kustannuksilla aikaansaatuja tuloja, sen on raportoitava Rahoittajalle niistä viipymättä, viimeistään loppuraportin yhteydessä. Tuloja voi syntyä esimerkiksi investoinnin käyttöönoton yhteydessä. Jos tulot ovat merkittäviä, Rahoittaja voi jättää kaupalliseen toimintaan kohdistuvat kustannukset hyväksymättä tai vähentää saadut tulot kustannuksista.

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Tee raportti asiointipalvelussa

Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Raportoinnin liitteet

• Toimita jokaisen raportin yhteydessä kustannusselvitys tai pääkirjanote projektisuunnitelmassa mainittujen toimintojen innovatiivisten osuuksien kustannuksista.
• Toimita lopputilityksen yhteydessä myös tilintarkastajan tarkastusraportti.
• Pääset lomakkeisiin tästä linkistä. 

Hyväksyttävät kustannukset

Jokaisen rahoitettavan toiminnon innovatiivisten osuuksien rahapalkkojen on perustuttava työtä tekevien henkilöiden työajan seurantaan. Rahoituksen saajan on pyydettäessä esitettävä erittely henkilöistä, jotka ovat osallistuneet innovatiivisen osuuden tekemiseen.

Projektille voidaan hyväksyä ostopalvelukustannuksia projektisuunnitelman ja kustannusarvion sekä rahoitusehtojen mukaisesti.

Nämä ohjeet koskevat luovien alojen ja matkailun RRF-projekteja, joille rahoitus on myönnetty vuosina 2021–2022 järjestettyjen yrityshakujen perusteella.

Tee raportti asiointipalvelussa

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

 Kerro raportissa

• Toteutettiinko projekti suunnitelman ja kustannusarvion mukaan?
• Toteutuiko projektin työpanos projektisuunnitelman mukaisesti? Jos ei, kerro poikkeamista.
• Mitä jatkosuunnitelmia teillä on projektin jälkeen?
• Mikäli yrityksen edunsaajatiedot ovat muuttuneet projektin aikana.

Tilitystä tehdessäsi

• Tarkista, että päätöksessä mahdollisesti ollut kustannuksia koskeva erityisehto on toteutunut.
• Vertaa toteutunutta työpanosta projektisuunnitelman arvioon ja raportoi poikkeamat.
• Huomaa, että vaikka projektiin käytetyn työajan tuntikohtaista seurantaa ei vaadita, projektille työtä tehneet henkilöt ja heille maksetut, ennakonpidätyksen alaiset kokonaisrahapalkat projektin aikana on pystyttävä osoittamaan.
• Erittele tehdyt ostopalvelut, mutta tilitä ne yhtenä eränä.
• Toimita raportin liitteenä kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, jossa taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä vahvistaa syntyneet kustannukset rahoitusehtojen mukaisiksi.

Hyväksyttävät kustannukset

• Henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta voidaan tilittää projektille tehty osuus.
• Ostopalvelukustannuksina BF voi hyväksyä projektista aiheutuneita asiantuntijapalveluita projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisesti.
• Ostopalvelut tilitetään ilman arvonlisäveroa.
• Intressiostoina voidaan hyväksyä ainoastaan konsernin sisäisiä intressiostoja. Jos projektissa tehdään hankintoja konserniyhtiöltä, tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä.
• Projektissa tarvittavat ohjelmistot, pilvipalvelut, matkakulut sekä aineet ja tarvikkeet sisältyvät muiden kustannusten laskennalliseen erään, enintään 20 % palkojen ja ostopalveluiden summasta.

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Raportoinnin liitteenä on toimitettava projektikohtainen pääkirja tai muu tositekohtainen erittely (esimerkiksi lomake tositekohtainen erittely N6) sekä palkkaerittely (palkkaerittely Y4). Jos jaksolta on tilitetty konserniostoja, niin niiden osalta tulee toimittaa lomakkeella erillinen intressitilitys (lomake Y3+Y5) ja mahdollinen konserniyhtiön täyttämä palkkaerittelylomake. Jakso- ja loppuraportin yhteydessä on toimitettava lisäksi tilintarkastajan tarkastusraportti, myös konserniyhtiön osalta. Rahoittaja hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Jaksorahoitteisissa projekteissa rahoituksen saajan on jakson päättyessä toimitettava seuraavaa jaksoa koskevat pakolliset liitteet: projektisuunnitelma, kirjanpitoajo, kassavirtaennuste ja liiketoimintasuunnitelma. Seuraavaan vaiheeseen liittyvät liitteet on toimitettava viimeistään päättyneen jakson raportoinnin yhteydessä määräpäivään mennessä. Jaksoraportti toimitetaan viimeistään yhden kuukauden kuluessa jakson päättymisestä. Viimeisen jakson päättyessä toimitetaan loppuraportti neljän kuukauden kuluessa.

NIY-rahoituksesta on tehty erillinen ohje projektin toteuttamiseen ja raportointiin: NIY-projektin toteutus ja raportointi.

Hyväksyttävät kustannukset

Rahapalkat ja työajanseuranta

Työaika voidaan arvioida prosentteina kokonaistyöajasta. Jos rahoituksen saaja saa samanaikaisesti muuta Business Finlandin myöntämää rahoitusta, jokaisen molemmille projekteille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa.

Palkkaerittelyn kokonaisrahapalkoissa ilmoitetaan kaikki ennakkopidätyksen alaiset rahapalkat, mukaan lukien lomarahat/-korvaukset. Myös maksetut bonukset ja tulospalkkiot voidaan sisällyttää palkkakustannuksiin, mikäli ne ovat vakiintunut käytäntö yrityksessä. Projektin työajaksi ilmoitetaan projektille tehdyn ajan tuntimäärä.

Ostopalvelut ja muut hankinnat

Muut kuin palkka- ja henkilösivukustannukset raportoidaan ostoina kustannuslajeilla 'Ostot sisämarkkina-alueella' tai 'Ostot sisämarkkina-alueen ulkopuolelta'. Laskun lähettäjämaan perusteella määrittyy, ovatko kustannukset sisämarkkina- vai muita ostoja.

Ostoja samaan konserniin kuuluvilta yhtiöiltä voidaan hyväksyä vain, jos rahoituspäätöksessä on niistä erityisehto. Konserniyhtiön tulee toimittaa omat erilliset tilitykset sekä tilintarkastajan raportti jaksoraportin yhteydessä. Tutustu: Ostot konserni- ja intressiyritykseltä

Ostot muilta intressiyrityksiltä eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.

NIY-projekteissa yleiskustannuksia ei tilitetä eikä hyväksytä laskennallisella yleiskustannuskertoimella, mutta välttämättömiä tila-, työkone-, puhelin- ynnä muita yleiskustannusluontoisia eriä voidaan hyväksyä projektille suorina kustannuksina. 

Rahoituksen maksaminen

Vähintään 10 prosenttia myönnetystä avustuksesta maksetaan vasta sen jälkeen, kun jaksoraportti on hyväksytty.

Jos NIY-projektille on myönnetty kolmannella jaksolla lainaa, Valtiokonttori hoitaa lainaan liittyvät käytännön järjestelyt. Lainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona, kun rahoituksen saaja on allekirjoittanut Valtiokonttorilta saamansa velkakirjan. Oikeus myönnettyyn rahoitukseen raukeaa, jos rahoituksen saaja ei ole toimittanut Valtiokonttorin pyytämiä asiakirjoja eikä allekirjoittanut velkakirjaa kuuden kuukauden kuluessa lainaennakon maksatuspäätöksen päivämäärästä. Laina on nostettava Valtiokonttorista kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun loppuraportin jälkeinen maksatuskirje on päivätty.

Lainan viimeinen erä on vähintään 20 prosenttia myönnetyn lainan pääomasta.

Lue lisää rahoitusehdoista

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Taloushallinnon henkilö, esimerkiksi kirjanpitäjä, vahvistaa kustannukset lomakkeella Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus, joka toimitetaan loppuraportin liitteenä.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka aiheutuvat projektin kestoaikana. Lasku voi kuitenkin olla päivätty projektin kestoajan jälkeen, kunhan meno on aiheutunut projektin aikana. Varmista projektin kestoaika rahoituspäätöksestä.

• Projektille hyväksytään henkilöille maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta projektille kohdistuva osuus.
• Henkilösivukustannukset ovat enintään 30 % palkkakustannuksista.
• Ostetut asiantuntijapalvelut projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisesti.
• Ostettuja palveluja voidaan hyväksyä samaan konserniin kuuluvalta yritykseltä, mutta ei muilta intressiyrityksiltä. Tutustu: Konserni- ja intressiostot
• Muut kustannukset ovat enintään 20 % rahapalkkojen ja ostopalvelujen summasta.

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Vastaamalla raportilla esitettyihin kysymyksiin Business Finland saa riittävät tiedot raportoinnin hyväksymiseen. Mahdolliset poikkeamat projektisuunnitelmaan nähden sekä toteutumattomat asiat tulee selvittää sisältöraportilla. Projektityöntekijät sekä ostopalvelut tulee eritellä raportilla. Liitteenä tulee toimittaa kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus asianmukaisesti täytettynä ja allekirjoitettuna. 

Hyväksyttävät kustannukset

• Henkilölle maksetusta kokonaistyöajan rahapalkasta voidaan tilittää projektille tehty osuus.
• Ostopalvelukustannuksina BF voi hyväksyä projektista aiheutuneita asiantuntijapalveluita projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisesti.
• Ostopalvelut tilitetään ilman arvonlisäveroa.
• Intressiostoina voidaan hyväksyä ainoastaan konsernin sisäisiä intressiostoja, kustannukset hyväksytään laskutuksen mukaisina. Ostetut palvelut muilta intressiyrityksiltä eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. 
• Projektissa tarvittavat ohjelmistot, pilvipalvelut, matkakulut sekä aineet ja tarvikkeet sisältyvät muiden kustannusten laskennalliseen erään, niitä ei voi tilittää projektille suorina kustannuksina. 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Asiointipalvelu ohjaa raportin täyttämisessä

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisen ja kustannukset sovitun raportointiaikataulun mukaisesti. Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset.

Tarkista raporttia tehdessäsi, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin ja varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Tilitä kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka syntyvät rahoituspäätöksen voimassaoloaikana. Varmista voimassaoloaika rahoituspäätöksestä. Lasku voi olla päivätty projektiajan jälkeenkin, kunhan meno on suoriteperusteisesti syntynyt projektin aikana. Ainoastaan tilintarkastajan raportista aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä, vaikka ne ovat syntyneet projektiajan jälkeen. Jos tilintarkastuksesta aiheutuneita, laskutettuja ja maksettuja kustannuksia ei ole sisällytetty tilintarkastajan vahvistamiin projektikustannuksiin, tarkastuksen kustannuksista on toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksukuitti/ tiliotekopio.

Kustannusten tulee olla maksettuja silloin, kun ne tilitetään Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille raportoidaan työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Lue lisää rahoitusehdoista. 

Kun tilität palkkoja, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely Y4, jonka kaikki sarakkeet on täytetty. Tarkista tarkemmat ohjeet palkkaerittelylomakkeesta. 

Business Finland hyväksyy henkilösivukustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden (enintään 50 %) maksetuista, tehollisen työajan palkoista, jotka on hyväksytty projektille.

Business Finland hyväksyy yleiskustannuksiksi projektin kustannusarvion mukaisen prosenttiosuuden (enintään 20 %) projektin palkka- ja henkilösivukustannusten summasta.

Ostopalvelut ja hankintalaki

Kustannustilityksessä tilitettävät kustannukset, esimerkiksi merkittävimmät ostopalvelut ja laitehankinnat, avataan sisältöraportissa.

Projektin kustannukseksi voidaan hyväksyä ostetut palvelut, jotka liittyvät suoraan projektisuunnitelman mukaisiin toimintoihin. Investointituessa hyväksyttäviä kustannuksia ovat lisäksi aineettomaan omaisuuteen tehtäviin investointeihin liittyvät kustannukset. Aineettomalla omaisuudella tarkoitetaan patentteja, lisenssejä, muita immateriaalioikeuksia ja tietotaitoa. Ulkopuolelta ostettavat palvelut voidaan hyväksyä projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina.

Pääasiassa projektin käytössä olevien rakennusten, koneiden ja laitteiden vuokrauskustannukset voidaan hyväksyä niiltä osin kuin laitteita käytetään projektissa.

SaaS/pilvipalveluhankinnat tilitetään laitevuokrana.

Käyttöomaisuuden hankintaa vastaavasta vuokraamisesta aiheutuvina menoina voidaan hyväksyä enintään hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta. Muut vuokraamiseen liittyvät menot (hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja muut vastaavat menot) eivät ole rahoituskelpoisia. Jos edellä mainittuja eriä ei pystytä erittelemään, projektin kustannuksiksi voidaan hyväksyä enintään 50 prosenttia koko vuokrasopimuksen aiheuttamista projektille kuuluvista menoista.

Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. 

Jos tutkimusinfrastruktuurilla on sekä taloudellista että ei-taloudellista toimintaa, tulee saatu rahoitus sekä projektin kustannukset ja tulot kirjata kirjanpitoon erikseen rahoituspäätöksellä tarkoitettuun 1) taloudelliseen tutkimuskäyttöön ja muuhun käyttöön 2) Ei-taloudelliseen käyttöön. 

Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys tilityksen liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston. 

Lue lisää intressiostoista

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta lötyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun

Asiointipalvelu ohjaa raportin täyttämisessä

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektin raportoinnista.

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Toimita ensimmäisen väliraportin liitteenä kuvaus, miten projektikirjanpito ja työajanseuranta on järjestetty. Kuvauksen tarkoituksena on varmistaa, että projektikirjanpito ja työajanseuranta täyttävät rahoitusehtojen vaatimukset. Raportista löydät esimerkkejä, joihin kuvauksen pitää vastata. 

Tarkista myös, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.

Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin. Varaa aikaa myös tilintarkastajalle: tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään loppuraporttiin. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Rahoituksen maksaminen

Raportoi kaikki projektissa syntyneet projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaiset kustannukset. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.

Myönnetystä rahoituksesta jätetään aina viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin jälkeen. Avustuksessa jäljelle jätettävä erä on 10 % ja lainoissa 20 % myönnetyn rahoituksen määrästä. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää.

Hyväksyttävät kustannukset

Projektille hyväksytään kustannuksia, jotka aiheutuvat rahoituspäätöksessä ilmoitettuna projektin kestoaikana. Lasku voi olla päivätty projektin kestoajan jälkeen, kunhan meno on aiheutunut projektin kestoaikana ja lasku on maksettu ennen kuin kustannukset raportoidaan Business Finlandille. Varmista projektin kestoaika rahoituspäätöksestä. Projektin kestoajan jälkeen aiheutuneista kustannuksista hyväksyttäviä ovat ainoastaan projektin tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset.

Kustannusten tulee olla maksettuja siinä vaiheessa, kun ne raportoidaan Business Finlandille. Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään maksupäivän kurssia. Kustannukset hyväksytään arvonlisäverottomina. Ostolaskusta on käytävä ilmi, mikä osuus siitä kohdistuu projektille.

Rahapalkat ja työajanseuranta

Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Tehdyt tunnit tulee kohdistaa niille päiville, joina työ on tehty. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu yrityksessä tehtyyn kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille raportoidaan työajanseurannan mukainen projektille kuuluva osuus. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Lue lisää rahoitusehdoista. 

Kun raportoit palkkakustannuksia, toimita aina raportin liitteenä palkkaerittely (Y4), jonka kaikki sarakkeet on täytetty. 

Ostopalvelut ja hankintalaki

Projektille tehtävien hankintojen tulee olla projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia. Huolehdi, että ostolaskuissa on aina selkeä kuvaus ostetusta palvelusta, jotta raportointitilanteessa on helppo varmistua hankinnan kuulumisesta projektille. Jos laskulla on myös muuhun liiketoimintaan kuuluvia hankintoja, projektille ostettavan tuotteen tai palvelun pitää olla selkeästi eroteltavissa ostolaskun muista hankinnoista.

Ennen rahoitushakemuksen jättämistä projektin toteuttamista varten tilattu hankinta voidaan hyväksyä vain, jos tilaussopimuksessa tai kauppakirjassa on ehto siitä, että hankinta peruuntuu, jos rahoituspäätös on kielteinen. Kustannukset ovat tällöinkin hyväksyttäviä vasta aikaisintaan rahoitushakemuksen jättämispäivästä alkaen.

Kirjanpidossa tulee olla projektille kuuluvista hankinnoista ostolaskut, joissa on eritelty projektille ostettu tuote tai palvelu ja projektitunniste. Business Finland ei hyväksy ostojen kohdistamista projektille esimerkiksi prosenttiperusteisesti ostolaskun summasta.

Kuvaa Raportin Sisältö-kentässä lyhyesti (max. 200 merkkiä) hankinnan sisältö ja tarvittaessa mihin tehtävään tai työpakettiin raportoitavat kustannukset, kuten laitehankinnat ja merkittävimmät ostopalvelut, liittyvät. 

Jos ostopalveluja on ostettu intressiyritykseltä, toimita intressitilitys raportin liitteenä niin, että yhden intressiyrityksen lomakkeet muodostavat yhden pdf-tiedoston. 

Jos projektinne kuuluu Suomen kestävän kasvun ohjelmaan (RRF), lue vielä:

Kun tuensaajana on hankintalain 5 §:ssä tarkoittama hankintayksikkö, joka hankkii tavaroita tai palveluita projektiinsa, Business Finlandin tulee RRF-asetuksen mukaisesti kerätä tiedot hankintayksikön projektiin liittyvän palvelun tai tavaran toimittajasta (toimeksisaajasta) ja tämän mahdollisista alihankkijoista. Alla olevalla lomakkeella ilmoitat tavaroita tai palveluita toimittavan organisaation (ts. toimeksisaajan) tiedot sekä toimeksisaajan alihankkijat raportoinnin yhteydessä.

Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään suoraan projektiin liittyvien palveluiden ja tavaroiden (aine- ja tarvikekustannukset, laiteostot, ostetut palvelut ja muut kustannukset) toimittajista. Lomaketta ei tarvitse toimittaa henkilösivu- ja yleiskustannusluonteisten tukipalveluiden (esim. hallinnon palvelut) eikä matkustamiseen liittyvien palveluiden toimittajista tai jos raportointijaksolla tilitetään suorina kustannuksina ainoastaan rahapalkkoja.

Business Finland tarkastaa toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tiedot suoraan PRH:n ylläpitämästä tietopalvelusta. Pyydettäessä Business Finlandille on toimitettava myös toimeksisaajien tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien etu- ja sukunimet sekä syntymäajat, elleivät nämä ole löydettävissä kaupparekisteristä. Lisätietopyyntöjen välttämiseksi tuen saajan on muistutettava toimeksisaajaa huolehtimaan rahanpesulain edellyttämällä tavalla edunsaajailmoituksen tekemisestä sekä muuttuneiden edunsaajatietojen ilmoittamisesta kaupparekisteriin (PRH-Kaupparekisteri-Edunsaajailmoitus).

Sivun oikealta palstalta löytyy myös lomake 'Vuotuisen työajan ilmoitus', joka täytetään tarvittaessa raportoinnin yhteydessä, kun projekti on saanut rahoitusta hauissa:

• RRF – 5G/6G, AI-, Kvantti – kehittämisympäristöt
• RRF – Innovaatioinfrastruktuurit 
• RRF – Avainalat ja veturien kumppanuushankkeet 

Tarvitsetko lisää ohjeita kustannusten raportointiin?

Projektin seurannasta ja tilityksen tekemisestä on saatavilla myös videotallenteita. 

Katso ohjevideoita.

Lue lisää rahoitusehdoista 

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Asiointipalveluun