Anvisningar för
finansieringsmottagaren

Inledning av projektet Ändringar under projektets gång Då projektet avslutas

Utvecklingsfinansiering av affärsverksamhet i störningssituationer

Har ert företag fått ett positivt finansieringsbeslut? Grattis! På den här sidan hittar du anvisningar för inledning och uppföljning samt rapportering om ditt projekt.

1) Inledning av projektet

Business Finland betalar ett förskott

Business Finland betalar ett förskott på 70 procent då företaget har godkänt finansieringsbeslutet. Ett förskott som redan betalats kan återkrävas om finansieringsvillkoren inte efterlevs. När du godkänt ett finansieringsbeslut i e-tjänsten har du också förbundit dig att iaktta finansieringsvillkoren.

Håll koll på bokföringen

Projektets kostnader ska bokföras genast från början av projektet. Kostnaderna som orsakas av projektet ska kunna specificeras och deras koppling till bokföringen ska kunna verifieras.

Endast kostnader som uppkommit under projektet kan godkännas som kostnader för projektet. Projektet kan tidigast inledas då finansieringsansökan har skickats in via nätservicen. Av denna anledning är arvode som betalas för utarbetande av ansökan inte en godtagbar kostnad för projektet.

Alla kostnader som betalas av projektet ska vara betalda när de rapporteras till Business Finland.

Godtagbara kostnader för projektet

Penninglöner

Penninglön som utbetalats till en person godkänns till den del som personen har arbetat för projektet.
I rapporten ska den förverkligade arbetsinsatsen jämföras med bedömningen i projektplanen och avvikelser ska rapporteras.

Lönebikostnader

Som lönebikostnader godkänns en procentandel av penninglönerna i enlighet med finansieringsbeslutet.
I lönebikostnaderna ingår bland annat socialskyddsavgifter och övriga arbetskraftskostnader, till exempel rekryteringskostnader, personalutbildning och naturaförmåner.
Personerna ska omfattas av det finländska socialskyddet.

Köpta tjänster

Som köpta tjänster godkänns experttjänster i enlighet med projektplanen
De köpta tjänsterna godkänns som mervärdesskattefria
Om anskaffningens värde överskrider 60 000 euro är finansieringsmottagaren förpliktigad av lagar om offentlig upphandling
Som intresseköp kan endast intresseköp inom koncernen godkännas. Se en mer detaljerad definition i punkt 7.4 i finansieringsvillkoren.

Övriga kostnader

Som övriga kostnader godkänns en procentandel av beloppet av penninglöner och köpta tjänster i enlighet med finansieringsbeslutet
Övriga kostnader behöver inte rapporteras till Business Finland och de behöver inte ingå i finansieringsmottagarens projektbokföring
Övriga kostnader är allmänna kostnader, resekostnader och kostnader för material, förnödenheter, lokalhyror samt inköp av utrustning, utrustningsavskrivningar och hyra av utrustning (inklusive molntjänster)
Om utfallet av lönekostnader och kostnader för köpta tjänster är mindre än i kostnadskalkylen i finansieringsbeslutet kan du i slutrapporten ange högst 30 procent övriga kostnader

Läs mer om finansieringsvillkoren

2) Ändringar under projektets gång

Om du under projektets gång märker att ert företag inte kan genomföra projektet i enlighet med den ursprungliga planen, ska du göra en ansökan om ändring i nätservicen:

Ändring av projektets tidtabell (Ansökan om ändring krävs inte om projektet är försenat högst 4 månader)
Betydande ändringar i kostnadskalkylen eller planen för genomförande av projektet (Ansökan om ändring krävs inte för en ändring av kostnadsslag som uppgår till högst 20 procent av kostnadskalkylen)
Ändring av ansvarig ledare
Ändring i finansieringsplanen

Meddela mindre ändringar till Business Finlands registratorskontor:

Ändring av kontonumret: Skicka blanketten undertecknad av den som har organisationens officiella firmateckningsrätt
Projektets eller kostnadskalkylens kontaktperson byts ut

Läs mer om finansieringsvillkoren

3) Då projektet avslutas

Fyll i rapporten i nätservicen

Fyll i slutrapporten i Business Finlands nätservice senast 4 månader efter att projektperioden avslutats. Du kan studera frågorna till rapporten och fortsätta att fylla i rapporten senare. Rapporten kan endast sändas av projektets ansvariga ledare eller av en person i organisationen som har firmateckningsrätt. Projektet ska vara slutfört och kostnaderna betalade när slutrapporten skickas till Business Finland.

Projektets ansvariga ledare bekräftar på sidan för sändning av rapporten at

genomförandet av projektet har följt finansieringsvillkoren och
finansieringen har använts i enlighet med projektplanen.

Kontaktpersonen för kostnadsredovisningen (person i företagets egen ekonomiförvaltning eller i företagets bokföringsbyrå) bekräftar med en separat försäkran att

de redovisade utgifterna ingår i företagets bokföring,
utgifterna är exklusive moms och
utgifterna är betalda.

En försäkran av kontaktpersonen för kostnadsredovisningen kan inte ges av företagets verkställande direktör eller projektets ansvariga ledare. Rapporten kan endast sändas av projektets ansvariga ledare eller av en person i organisationen som har firmateckningsrätt.

Fyll i rapporten i e-tjänsten

Den övre gränsen för övriga kostnader har höjts till 30 procent

Om utfallet av lönekostnader och kostnader för köpta tjänster är mindre än i kostnadskalkylen i finansieringsbeslutet kan du i slutrapporten ange högst 30 procent övriga kostnader.

Höjningen av de övriga kostnadernas andel får inte öka projektets totala kostnader så att de blir högre än de totala kostnader som godkänns i beslutet om beviljande. Andelen bidrag som delas ut får inte överskrida de totala kostnaderna för ditt företags utvecklingsverksamhet.

Finansiering kan inte betalas ut och förskott kan återkrävas om

företaget har underlåtit att deklarera skatter
företaget har skatteskuld som inte har eller som man inte har ansökt om betalningsarrangemang för hos Skatteförvaltningen
företaget inte är upptaget i förskottsuppbörsregistret

Finansiering kan betalas ut till ett mindre belopp än i finansieringsbeslutet om

beloppet av utgifter är mindre än det som uppskattats i kostnadskalkylen
företaget rapporterar utgifter som Business Finland inte kan finansiera (t.ex. operativa utgifter, investeringar)
företaget rapporterar kostnader som inte uppkommit under projektet
företaget rapporterar utgifter som omfattas av stöd vilkas villkor förbjuder annat offentligt stöd (t.ex. lönestöd)
företaget inte konkurrensutsatt upphandlingar värda över 60 000 euro i enlighet med lagen om offentlig upphandling
företaget upphandlat köpa tjänster av intresseföretag utanför den egna koncernen (för mer information se punkt 7.4 i finansieringsvillkoren)
företaget betalat ut löner som inte är i linje med företagets normala utbetalning av löner

Business Finland kan utbyta information om finansieringsmottagaren till exempel med Skatteförvaltningen.

Business Finland betalar resten av finansieringen

30 procent av finansieringen betalas efter godkännande av slutrapporten. En förutsättning för utbetalning av finansieringen är att företaget har fyllt i slutrapporten och att projektet har genomförts enligt planen i enlighet med finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren.

Finansieringen kan inte utbetalas om företaget har skatteskuld som inte har eller som man inte har ansökt om betalningsarrangemang för hos Skatteförvaltningen. Företaget får inte heller ha underlåtit att deklarera skatter. Business Finland kan utbyta information om finansieringsmottagaren till exempel med Skatteförvaltningen.

Spara dokumentationen för granskning i efterhand

All dokumentation i anslutning till projektet ska förvaras i 10 år efter den sista utbetalningen av finansiering.

Business Finland granskar en del av projekten noggrannare i efterhand. Projekten som granskas väljs ut slumpmässigt samt utifrån en riskbedömning och misstanke om ohederligt förfarande. Om det förekommer oklarheter eller ohederlighet i användningen av finansieringen, har Business Finland rätt att återkräva finansieringen helt eller delvis inklusive ränta.

1) Inledning av projektet

Business Finland betalar ett förskott.
Bokföringen ska genomföras så att projektets kostnader kan specificeras.
Kontrollera i finansieringsvillkoren vilka kostnader som kan godkännas för projektet.

2) Ändringar under projektets gång

Meddela Business Finland om ändringar under projektets gång.

3) Fyll i en slutrapport då projektet avslutas

Fyll i slutrapporten i nätservicen senast fyra månader efter att projektet avslutats.
Business Finland utbetalar finansieringen utgående från slutrapporten.

Finansierings villkor

Villkoren beskriver vilka kostnader Business Finland kan finansiera, hur projektkostnaderna övervakas och hur projektets framsteg rapporteras. De villkor som gäller på dagen för finansieringsbeslutet gäller projektet.
Finansierings villkor 1.10.-31.12.2020
Finansierings villkor 27.4.-30.9.2020

Frågor och svar

F: Jag vill ångra min ansökan. Hur gör jag detta?

S: Du kan ångra ansökan innan ett beslut för ansökan har fattats genom att skicka ett e-postmeddelande till Business Finlands registratorskontor: kirjaamo@businessfinland.fi.
Skriv följande i meddelandefältet: "Hakemuksen peruutus xxxx/31/2020 Yrityksen nimi" (= diarienummer och företagets namn).
Kort i meddelandefältet:
Vi ångrar vår ansökan.
Hälsningar N.N.

F: Jag vill återbetala finansieringen. Hur gör jag detta?

S: Om du vill avstå från ett projekt och återbetala ett förskott som redan betalats ut, skicka ett meddelande till registratorskontoret på adressen kirjaamo@businessfinland.fi. Ange diarienumret för projektet och företagets namn i ditt meddelande. Vi skickar kontonummer för återbetalning av finansieringen samt anvisningar för återbetalningen i utbetalningsbeslutet.

F: Vad ska jag göra om alla planerade kostnader inte har förverkligats?

S: Rapportera alla kostnader som uppkommit inom projektet. Finansiering utbetalas för godtagbara kostnader i enlighet med procentandelen i finansieringsbeslutet. Om kostnaderna underskrider kostnadskalkylen kan du i slutapporten höja de övriga kostnadernas andel till 30 procent från 20 procent enligt beslutet. Övriga kostnader är en procentandel av det totala beloppet för kostnader för löner och köpta tjänster.

F: Ska jag göra en ändringsanmälan om kostnadskalkylen endast delvis förverkligas?

S: Samtliga kostnader som uppkommit för projektet rapporteras. Om de förverkligade kostnaderna enligt kostnadsslag avviker med över 20 procent från de totala kostnaderna ska företaget lämna in en ändringsansökan. En ändringsansökan krävs inte för en ändring mellan kostnadsslag som uppgår till högst 20 procent av projektets kostnadskalkyl. Om projektet exempelvis förverkligas med företagets egna resurser och man inte redovisar kostnader för köpta tjänster kan ändringen i lönekostnader vara högst 20 procent av de totala kostnaderna. Om de totala kostnaderna är 12 500 euro kan ändringen högst uppgå till 2 500 euro.
F: Hur ska projektbokföringen ordnas?

S: Business Finland fastställer inte hur projektbokföringen ska se ut. Anvisningarna i finansieringsvillkoren är följande: "Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som uppkommit i projektet, kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras." Detta innebär att exempelvis uppföljning i Excel är tillräcklig, om den uppfyller villkoret. Om man bedömer att ett stort antal kostnader kommer att uppkomma för projektet lönat det sig att skapa ett eget kostnadsställe för projektet. Detta förbättrar tillförlitligheten hos projektbokföringen och gör det lättare att hitta de redovisade kostnaderna exempelvis i samband med eventuell revision.

F: Ska en revision genomföras för projektet?

S: Revision krävs inte. Försäkran av kontaktpersonen för kostnadsredovisningen om att projektbokföringen och kostnaderna uppfyller villkoren är tillräcklig. Försäkran av kontaktperson för kostnadsredovisningen kan ges av företagets ekonomiförvaltningen eller en bokförare vid en redovisningsbyrå.

F: Ska projektkostnaderna godkännas av en revisor som är godkänd av PRS?

S: Nej. En person inom företagets egen ekonomiförvaltning eller exempelvis en bokförare vid en redovisningsbyrå kan bekräfta kostnaderna till Business Finland i rapporteringsskedet.

F: Ska projektets kostnader vara betalda inom tiden för projektet?

S: Fakturor riktade till projektet kan betalas efter att projektet avslutat, men före slutrapporten lämnats in.

F: Förs bidraget in i balansräkningen och avskrivs därifrån eller förs det in i intäkterna?

S: Business Finland tar inte ställning till företagets boksföringspraxis. Kunden ska följa bokföringslagen och iaktta god bokföringssed.

F: Godkänns arbetsinsatsen för programmeringsarbete (köpt eller eget) som kostnad?

S: Om programmeringsarbete ingår i planen för projektet är det en godtagbar kostnad.

F: Kan rapporten kompletteras i efterhand?

S: Rapporten kan kompletteras fram till att den skickas in i e-tjänsten. Innan rapporten har tagits under behandling av Business Finland är det möjligt att skicka kompletterande uppgifter för rapporten med krypterad e-post. Meddelandet ska innehålla finansieringsmottagarens namn och projektets diarienummer.

F: Är det beviljade stödet skattepliktigt?

S: Enligt skattemyndighetens anvisningar är inkomster i penningar eller de förmåner med penningvärde, som erhållits i näringsverksamheten, skattepliktig inkomst för mottagaren, det vill säga företaget eller företagaren (Lag om beskattning av inkomst av näringsverksamhet 4 §). Det erhållna stödet eller bidraget förs in i företagets bokföring.

Vid prestationsbaserad beskattning är stödet eller bidraget intäkt för det skatteår under vilket det erhållits i pengar, i form av en fordran eller såsom annan förmån med penningvärde (Lag om beskattning av inkomst av näringsverksamhet 19 §). Allmänna stöd och bidrag som erhålls av företag periodiseras i regel enligt det datum då stödbeslutet har fattats. Inriktade koronastöd, vars erhållande förutsätter uppkomsten av kostnader, periodiseras i samma takt som kostnaderna uppkommer.

F: Ingår moms i stödet?

S: Nej. Även kostnader som redovisas till Business Finland rapporteras i regel som mervärdesskattefria.
F: Ska löner för projektets personal specificeras som ett eget kostnadsställe i bokföringen och per person?

S: Det krävs ingen uppföljning av antalet arbetstimmar för projektet, men finansieringsmottagaren måste kunna visa vilka personer som arbetat för projektet och vilka totala pengalöner som omfattas av förskottsinnehållningen, som utbetalats till dem under projekttiden.

F: Om företaget samtidigt får lönestöd, påverkar detta finansieringen?

S: Ja. Business Finlands stöd kan inte riktas in på ett kostnadsslag som beviljats ett stöd, i vars villkor övrig offentlig finansiering förbjuds (t.ex. lönestöd).

F: Om lönerna betalas ut en gång per månad och ska vara betalda i rapporteringsskedet, innebär detta att man måste vänta till slutet av månaden?

S: Ja. Samtliga kostnader ska vara betalade när slutrapporten skickas till Business Finland.

F: Hur ska anställdas arbetstimmar inom projektet redovisas? Ska timbokföring användas?

S: Timbokföring krävs inte.

F: Kan löner för ledning, ägare och familjemedlemmar godkännas?

S: De är godtagbara kostnader då de direkt är allokerade till förverkligandet av projektet.
F: Godtas frivilliga pensionsavgifter som lönebikostnader?

S: Endast lagstadgade pensionsavgifter godkänns, inte frivilliga. I lönebikostnaderna ingår bland söckenhelger, lön under semester och sjukledighet och semesterpenning, socialskyddsavgifter samt övriga arbetskraftskostnader, exempelvis rekryteringskostnader, personalutbildning, naturaförmåner och arbets- och skyddskläder.

F: Kan icke-använda lönebikostnader överföras till andra kostnadsställen?

S: Lönebikostnaderna utgör högst 30 procent av lönekostnaderna. Om lönebikostnader inte uppkommer i enlighet med kostnadskalkylen kan dessa redovisas till Business Finland. Detta kan inträffa exempelvis om löner för personer som kommer till Finland från utlandet eller som arbetar utomlands redovisas för projektet.
F: Vad avses med köp hos intressenter?

S: Med köp hos intressenter avses ett köp där finansieringsmottagaren köper en vara eller tjänst av ett intresseföretag. Vid de minimis-finansiering godkänns som intresseköp endast anskaffningar inom den egna koncernen.

Definition av intresseföretag: Företagen är varandras intresseföretag om minst 20 procent av det ena företagets hela aktiekapital eller liknande ägs eller förvaltas, direkt eller indirekt, av det andra företaget. Business Finland kan betrakta företag som intresseföretag också om det ena företaget utövar bestämmanderätt i det andra företaget eller på annat sätt påverkar var det andra företaget gör sina anskaffningar. En sådan situation kan uppkomma till exempel genom styrelsemedlemskap eller genom att personer har roller som ansvariga i företaget, familjemedlemmar, arbetstagare och/eller finansiärer.

F: Godkänns intresseköp av företag inom närkretsen?

S: Intresseköp godkänns inte. Inköp av företag inom samma koncern är ok.

F: Ska nödvändiga tjänster inom projektet köpas av registrerade serviceproducenter (liksom för innovationssedlarnas del)?

S: Serviceleverantören kan fritt väljas.

F: Kan köpta tjänster köpas av utländska företag?

S: Anskaffningar inom det europeiska inre marknadsområdet jämställs med inhemska anskaffningar. Tjänster som köps från ett utländskt koncernbolag ska nämnas i finansieringsbeslutets specialvillkor.

F: Vilka experttjänster kan inkluderas i Business Finlands finansiering vid störningar i affärsverksamheten?

S: Finansiering kan beviljas för köp av experttjänster, om de ingår i projektplanen och har uppkommit under tiden för projektet och ingår i företagets bokföring. Projektet kan påbörjas då Business Finland har mottagit en ansökan av företaget som innehåller tillräckliga uppgifter för behandling av ansökan. Business Finland finansierar inte kostnader som uppkommit innan projektet påbörjats, till exempel anlitande av en konsult för utarbetande av ansökan.

F: Är kostnader i anslutning till beredning av ansökan och rapportering godtagbara kostnader?

S: Nej. I enlighet med Business Finlands de minimis-finansieringsvillkor kan endast kostnader som uppkommer under tiden för projektet godkännas som kostnader. Kostnader i anslutning till beredningen av ansökan uppkommer innan projektperioden inleds. Kostnader i anslutning till projektrapporteringen är allmänna kostnader, som ingår i övriga kostnader.

F: Redovisas inköp med moms eller innehållande moms?

S: Kostnaderna för köpta tjänster rapporteras som mervärdesskattefria.

	Ursprunglig kostnadskalkyl	Kostnader som uppges i slutrapporten
Penninglöner	6 000	5 000
Lönebikostnader	1 800	1 500
Köpta tjänster	2 917	3 000
Övriga kostnader	1 738 (20 %)	2 400 (30 %)
Kostnader totalt	12 500	11 900
Finansiering högst	10 000	9 520