Raportointi

Ohjeet projektin raportointiin ja kustannusten tilitykseen

Ohjeita rahoituspäätöksessä ja ehdoissa 

Business Finland maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Rahoituksen saajan on pidettävä kirjaa projektin kustannuksista. 

Rahoituspäätöksessä ja rahoitusehdoissa on ohjeet siihen, mitä kustannuksia voimme rahoittaa, miten kustannuksia pitää seurata projektin aikana ja miten projektin etenemisestä raportoidaan. Lue rahoituspäätös ja ehdot huolellisesti ja käy ne läpi tilityksistä vastaavan tilitoimiston tai kirjanpitäjän kanssa. Löydät päätöksen ja projektiisi liittyvät ehdot asiointipalvelusta.

Huomaathan, että rahoituspalvelun omilla sivuilla voi olla kuvattu poikkeavia käytäntöjä tämän sivun raportointiohjeisiin.

Asiointipalvelu

Asiointipalvelussa voit hakea rahoitusta, raportoida projektisi edistymistä ja tehdä kustannustilityksen. Uutena toimintona myös projektimuutokset haetaan nyt asiointipalvelussa. Löydät palvelusta myös kaikki projektiisi liittyvät asiakirjat.

Asiointipalveluun

Raportointiohjeet

Raportoi projektin etenemisestä rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Toimita sisältöraportti ja kustannustilitys asiointipalvelun kautta. Yritysten projekteissa raportin ja kustannustilityksen voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja.

Huomaathan, että asiointipalvelussa raportin osat täytetään ja lähetetään eri välilehdiltä. 

Raportin osat

  1. Sisältöraportti projekti etenemisestä
  2. Kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista

Työtuntien ja palkkojen raportointi (ei koske de minimis -rahoitusta)

Vie työtuntiraporteista saadut tiedot yhteenvetona palkkaerittelyyn. Palkkaerittely täytetään aina kun palkkoja tilitetään.

Työajanseurantaa ja laskukopioita ei tarvitse lähettää Business Finlandiin, ellei niitä erikseen pyydetä. 

Erityistapauksissa kustannusten tilityksessä käytetään lomakkeita 

Projektin eteneminen raportoidaan ja kustannustilitykset tehdään pääsääntöisesti asiointipalvelussa. Kustannustilitys täytyy vielä kuitenkin tehdä excel-lomakkeella niissä tapauksissa, joissa tilityksen tekijä ei itse ole rahoituksen saaja (intressitilitykset) tai joissa yksi rahoituspäätös on tehty useammalle organisaatiolle. 

Ryhmähankkeet: Ryhmähankkeen koordinaattori raportoi yhteisprojektin etenemistä asioinnissa, mutta osapuolet käyttävät tilityslomakkeita. Koordinaattori liittää omaan tilitykseensä osapuolien lomakkeilla tekemät tilitykset liitetiedostoina.

Intressiyritykset ja konserniyritykset: Intressi- ja konserniyritykset tekevät kustannuksistaan selvityksen kustannustilityslomakkeella (alla). Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa konserni- ja intressiyrityksen virallinen nimenkirjoittaja. Lue lisää intressitilityksen ohjeesta.

Käytä siis näissä tapauksissa excel-lomaketta: 

Kustannustilityksen korjaukset

Jos Business Finlandin rahoitustarkastaja toteaan tilityksessä korjaus- tai täsmennystarpeita, hän voi avata tilityksen korjattavaksi asiointipalvelussa. Jos huomaat korjaustarpeen itse, ota yhteyttä rahoitustarkastajaan, jotta voitte sopia, miten korjaus kannattaa tehdä. 

Loppuraportti 

Projektin päättyessä Business Finlandiin toimitetaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toteutuminen kokonaisuudessaan. Loppuraporttiin liittyy myös seurantakysymyksiä, joilla kartoitetaan projektin tuloksia ja vaikutuksia laajemmin.

Kustannusten vahvistaminen

Taloushallinnon henkilön vakuutus (mahdollinen rahoituspäätöksissä 15.4.2019 lähtien)

De minimis -projektin loppuraportin yhteydessä on toimitettava taloushallinnon henkilön vahvistus siitä, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksen saajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksen saajan maksamia. Taloushallinnon henkilö nimetään asiointipalvelussa kustannustilityksen yhteyshenkilöksi.  

Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus

Tilintarkastajan tarkastusraportti

Muissa kuin de minimis -projekteissa kustannukset vahvistaa tilintarkastaja. Lopputilityksen yhteydessä on toimitettava tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti. Raportti koskee koko projektin kestoaikaa. Joissakin rahoituspalveluissa tästä pääsäännöstä saatetaan poiketa, esimerkiksi energiatukiprojekteissa: jos ostolaskujen määrä on enintään viisi, tilintarkastajan tarkastusraportti voidaan korvata ehtojen mukaisesti. Tarkista aina tarkemmat ohjeet projektisi rahoitusehdoista.

Tilintarkastajan pitää käyttää tarkastuksessa Business Finlandin raporttipohjia, jotka löydät tilintarkastajien omalta sivulta

Ohjevideoita t&k-projektin raportointiin

Tutustu asiointipalveluun ja tutkimus- ja kehitysrahoituksen tilityksiin videoiden avulla. Kukin video kestää noin 15 - 30 minuuttia. Sisällysluettelosta voit valita myös katkelman kokonaisuudesta.

Palkkaerittelyt

Liitä tilitykseen aina palkkaerittely, kun tilität palkkakustannuksia:

Kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus

Rahoituksen maksaminen

Projektin rahoitus maksetaan pääsääntöisesti vasta kustannusten toteutumisen jälkeen sitten, kun raportti projektin etenemisestä ja kustannustilitys on hyväksytty Business Finlandissa. 

Tavoitteena on, että pk-yritykset saisivat rahoituksen käyttöönsä kolmen viikon kuluessa raportin saapumisesta Business Finlandiin. Suurten yritysten maksut tehdään kahden kuukauden kuluessa ja tutkimusorganisaatioiden maksut viimeistään kolmen kuukauden kuluessa raportin saapumisesta.

Kustannusten kertymisvauhdista riippumatta myönnetystä rahoituksesta jätetään viimeinen erä maksettavaksi loppuraportin ja -tilityksen jälkeen. Lainalla rahoitetuissa projekteissa viimeinen erä on 20 prosenttia myönnetystä rahoituksesta ja avustusprojekteissa 10 prosenttia. Tällä pyritään välttämään turhia takaisinperintöjä tilanteissa, joissa hyväksyttäviä kustannuksia ei toteudukaan arvioitua määrää. 

Rahoituksen maksaminen ennakkoon

Osa Tempo- ja Kiito -avustuksesta sekä tutkimus- ja kehityslainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona. Ennakosta on maininta rahoituspäätöksessä.

Lainarahoitus

Lainarahoituksen saaja tekee velkakirjan Valtiokonttorin kanssa, joka hoitaa lainan käytännön järjestelyt.

Maksamisen esteet

Rahoituksen saajan maksuhäiriöt, muun muassa verovelat ja Business Finlandin lainarästit, estävät rahoituksen maksamisen. Jos veroveloille on Verohallinnon kanssa tehty maksujärjestely, ne eivät estä rahoituksen maksamista. Maksamisen esteenä voi olla myös se, että yhtiön oma pääoma on negatiivinen eikä lain vaatimaa rekisterimerkintää ole tehty. 

Tilinumeron muutos

Jos yrityksesi tilinumero on muuttunut rahoituspäätöksen hyväksymisen jälkeen, ilmoita muutos alla olevalla lomakkeella. Lähetä allekirjoitettu ja skannattu lomake suojatulla sähköpostilla.