Tehokkaat tavat myydä Yhdistyneille kansakunnille

YK:n hankintaportaali – United Nations Global Marketplace (UNGM)

YK haluaa toimia läpinäkyvästi ja tasapuolisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että YK julkaisee lähes kaikki tarjouspyynnöt omassa hankintaportaalissaan (UNGM). YK:n eniten hankintoja tekevät organisaatiot, joita on reilut 30, pitävät tätä portaalia ensisijaisena kanavana avoimien tarjouspyyntöjensä julkaisemiseen. Ennen kuin tavaran tai palvelun toimittajat voivat tehdä yhteistyötä YK:n kanssa, heidän on rekisteröidyttävä portaaliin, jonka kautta YK:n henkilöstö löytää heidät. Oma näkyvyys täällä on tärkeää, varsinkin kun YK etsii potentiaalisimpia myyjiä. YK:lle myyvän tai myyjäksi aikovan kannattaa vierailla aktiivisesti UNGM-portaalissa käydäkseen läpi sekä avoimia kilpailutuksia (Procurement Opportunities) että jo YK:n ja eri toimittajien kanssa tehtyjä sopimuksia (Contract Awards).

Tehtyjä sopimuksia kannattaa tutkia tarkemmin, koska ne sisältävät tietoa esimerkiksi siitä, kuka on voittanut sopimuksen ja mikä on sopimuksen summa. Tätä kautta voi olla yhteydessä myös YK:n sopimuksesta vastaavaan henkilöön ja kysyä lisätietoja asiasta. Lisäksi nämä julkaistut sopimukset saattavat auttaa löytämään mahdollisuuksia olla mukana alihankintaverkostoissa, erityisesti silloin, kun suoramyynti YK:lle on haasteellista.

Useat YK:n organisaatiot käyttävät erilaisia sähköisiä hankintajärjestelmiä (eProcurement portals), joita ne voivat hyödyntää joko itsenäisinä ratkaisuina tai integroituna UNGM-portaaliin. Nämä sähköiset järjestelmät tehostavat hankintaprosessia hallinnoimalla digitaalisesti vaiheita, jotka liittyvät YK:n eri hankintamuotoihin. Ne auttavat prosesseissa, joissa toimittajien jättämät tarjoukset avataan ja tarkistetaan virallisesti. Sähköisiä järjestelmiä hyödynnetään myös silloin, kun toimittajilta saatuja tarjouksia vertaillaan tai kun päätös sopimuksen myöntämisestä tehdään.

YK:n hankintaportaali (UNGM) sisältää paljon hyödyllistä tietoa avoimien kilpailutusten ja tehtyjen sopimusten lisäksi. Ohessa kaksi keskeistä linkkiä, joihin kannattaa tutustua tarkemmin:

• Knowledge Centre (ungm.org) tarjoaa tietoa YK:n markkinasta, hankintatyökaluista ja e-oppimiskursseista.
• UNGM Help Center antaa käytännön vinkkejä, kuinka rekisteröidytään YK:n hankintaportaaliin, mutta sitä kautta saa myös lisätietoa hankinnoista. 

Yhdistyneet kansakunnat toimii erittäin vaativissa ja haastavissa olosuhteissa ympäri maailmaa, tarjoten samalla yrityksille pääsyn globaaleille markkinoille. Se on kuitenkin vain yksi monista markkinoista, jossa menestyäkseen on opittava YK:n hankintamuodot. Alla muutama keskeinen asia:  

YK:n hankintojen yhteydessä käytettävä sana “solicitation” tarkoittaa erilaisia hankintamuotoja, joilla YK:n organisaatiot viestivät hankintavaatimuksistaan. Tyypillisesti hankinnan arvo, sen tärkeys ja toimitusaika ovat kriittisiä tekijöitä muodon valinnassa. Hankintamuodot sisältävät tarjousten, hintapyyntöjen tai ehdotusten pyytämisen potentiaalisilta toimittajilta. Vaikka tavaran tai palvelun toimittaja ei voisi osallistua YK:n esittämään hankintapyyntöön, on tärkeää aina vastata ja ilmoittaa, osallistuuko vai ei. Tämä osoittaa ammattimaisuutta ja varmistaa, että YK:n organisaatio voi jatkaa hankintaprosessiaan tehokkaasti. YK:n keskeiset hankintamuodot ovat: 

1. Request for EOI (Expression of Interest)

Toimittajia pyydetään antamaan tietoa tuotteista, palveluista, resursseista ja edellytyksistä, jolloin YK pystyy tunnistamaan itselleen potentiaalisimmat toimittajat.

2. Request for Quotation (RFQ)

Vapaamuotoinen hankintatapa markkinoilla helposti saataville tuotteille ja palveluille, joiden arvo on alhainen, esimerkiksi alle 30 000 USD.

3. Invitation to Bid (ITB)

Virallinen hankintamuoto selvästi määritellyille tuotteille ja palveluille, jossa sopimuksen saaminen perustuu edullisimpaan hyväksyttyyn tarjoukseen, esimerkiksi arvo yli 30 000 USD.

4. Request for Proposal (RFP)

Hankintamuoto, jossa sopimuksen saamiseksi sekä hinta että tekninen ratkaisu vaikuttavat sopimuksen saamiseen, esimerkiksi arvo yli 30 000 USD.

5. Long-Term Agreement (LTA) 

ITB:n ja RFP:n perusteella tehtävä sopimus (2–5 vuotta), jolloin sopimuksen voimassaoloaikana ei yleensä julkaista uusia tarjouskilpailuja kyseisestä tuotteesta tai palvelusta.

6. Direct Contracting 

Suorahankintoja voidaan käyttää esimerkiksi humanitaarisissa kriiseissä.

Yhteishankinnoissa (Collaborating Procurement) useat YK:n organisaatiot yhdistävät voimansa tavoitteenaan saada kustannussäästöjä tai parantaa palveluja vähentämällä päällekkäisiä toimintoja YK:n organisaatioiden välillä. Tällaisella yhteistyöllä YK yhdenmukaistaa ja tehostaa hankintojansa.

Esimerkki yhteishankinnoista on YK:n väestörahaston (UNFPA), YK:n lastenrahaston (UNICEF) ja YK:n pakolaisjärjestön (UNHCR) välinen yhteistyö. Vastauksena maailmanlaajuisesti standardoitujen laatuvaatimusten puutteeseen kuukautistuotteille, nämä YK:n toimijat laativat ne yhdessä.

Lue lisätietoja

Kun yrityksellä on pitkäaikainen sopimus (LTA) yhden YK:n organisaation kanssa, muut voivat käyttää samaa sopimusta. Tämä käytäntö tunnetaan nimellä Piggybacking tai UN-to-UN procurement, ja sitä käyttävät useat YK:n organisaatiot, jolloin ne voivat hyötyä olemassa olevasta sopimuksesta ilman uuden tarjousprosessin aloittamista. Tämä antaa myös toimittajille enemmän näkyvyyttä ja helpottaa heidän myyntiänsä YK:lle.

Sekä yhteishankinnat (Collaborating Procurement) että Piggybacking pyrkivät parantamaan YK:n hankintaprosesseja. Kun Piggybacking hyödyntää olemassa olevia sopimuksia tehokkuuden lisäämiseksi, yhteishankinnat edellyttävät eri toimijoiden yhteistyötä alusta alkaen yhteisten hankintatavoitteiden saavuttamiseksi. 

• Toimittaja voi tehdä perinteisen määräaikaisen kertasopimuksen tiettyjen tavaroiden ja palveluiden toimittamisesta sovitulla hinnalla.
• Toimittaja voi tehdä pitkäaikaisen sopimuksen, joka on puitesopimus. Siinä ei ole määritelty tavaroiden ja palveluiden määrää, ja se koskee yhden YK:n organisaation tarpeita tietyn ajanjakson aikana, joka on yleensä 2–5 vuotta.
• YK:n kanssa on mahdollista solmia myös ei-kaupallinen kumppanuus, joka perustuu pro bono -tyyppiseen toimintaa.  

• YK:n maksuehtojen ja muiden ehtojen hyväksyminen
• Tekniset vaatimukset
• Toimitusehdot ja -aika
• Toimituksen pohjautuminen kansainvälisiin standardeihin
• Tukidokumenttien toimittaminen, mukaan lukien mahdolliset referenssit
• Todistettu tuotantokapasiteetti ja taloudellinen vakaus
• Hinta

YK:n hankintaprosessiin osallistuminen voi olla toimittajille sekä palkitsevaa että haasteellista. On erittäin tärkeää ymmärtää, kuinka eri YK:n organisaatiot tekevät hankintansa. Alla oleva muistilista auttaa toimittajaksi aikovaa, jotta hänestä tulisi luotettava YK:n yhteistyökumppani.

1. Rekisteröidy YK:n hankintaportaaliin (UNGM) 
Rekisteröidy ilmaiseksi hankintaportaaliin (UNGM), ja käy siellä säännöllisesti tutustumassa, sekä etsimässä hankintamahdollisuuksia.  

2. Valitse UNSPSC-koodit 
Toimittajan pitää valita rekisteröitymisen yhteydessä omalle tuotteelleen tai palvelulleen YK:n standardituote- ja palvelukoodit (UNSPSC, United Nations Standard Products and Services Code). Koodit auttavat YK:n henkilöstöä löytämään toimittajia, ja toimittajat pystyvät niiden avulla luokittelemaan tarjontansa. Oikeiden koodien valitseminen on tärkeää.  

3. Kokoaikainen resurssi yritykselle 
Myynti YK:lle on täysipäiväistä työtä. Palkkaa yritykseesi henkilö, joka keskittyy tähän tehtävään. 

4. Luo oma strategia 
Suunnittele paras lähestymistapa, ja määrittele tavoitteesi sekä menetelmät, kuinka niihin pääset. 

5. Päätä, mitä myyt 
Jos sinulla on laaja palvelutarjonta, päätä mitä yksittäistä tuotetta tai palvelua haluat myydä YK:lle. 

6. Keskity tiettyihin YK:n organisaatioihin 
Valitse muutama YK:n organisaatio, johon keskityt, ja tutustu yksityiskohtaisesti heidän hankintaprosesseihinsa.  

7. Tutki, tutustu, ja rakenna suhteita 
Tutustu YK:hon ja sen hankintaprosesseihin yleisellä tasolla. Rakenna suhteita ja markkinoi omaa tarjontaasi.  

8. Selvitä itsellesi YK:n hankintamuodot 
Tutustu minkälaisia hankintamuotoja YK käyttää ostaessaan tuotteita ja palveluita. Mitä lyhenteet EOI (Expression of Interest), RFQ (Request for Quotation), ITB (Invitation to Bid), and RFP (Request for Proposal), LTA (Long-Term Agreement) tarkoittavat? Onko yritykselläsi mahdollisuus osallistua niihin, tai kuinka se saisi syntymään LTA:n? 

9. Tutustu tehtyihin sopimuksiin (Contract Awards) 
Kun tutustut avoimiin kilpailutuksiin, voit myös käydä läpi jo tehtyjä sopimuksia YK:n ja toimittajien välillä UNGM:n kautta. Oletko koskaan harkinnut mahdollisuutta olla alihankkijana jollekin jo YK:lle myyvälle toimittajalle?  

10. Lähetä tarjous määräaikaan mennessä 
Jos olet päättänyt osallistua kilpailutukseen ja lähettää tarjouksen, vastaa pyydetyllä kielellä minuutilleen määräaikaan mennessä. 

11. Anna kattavat tiedot tarjouspyyntöihin 
Tarjouspyynnöissä vaaditut asiakirjat ovat kyselylomakkeita; anna kaikki pyydetyt tiedot. YK:n hankintaosaston henkilöstö etsii niistä tarkkoja vastauksia ja tietoja.  

12. Kysy ja opi, jos tarjouksesi ei voittanut 
Jos et voittanut, kysy siihen syytä ja tiedustele myös kilpailutuksen voittanut hinta. Jos hinta on luottamuksellinen, voit kysyä, mihin hintaluokkaan oma tarjouksesi sijoittui. (esimerkiksi toiseksi alin, kolmanneksi alin jne.) 

13. Ole kärsivällinen 
YK ei lupaa pikavoittoja. Ensimmäisen sopimuksen syntyminen voi kestää useita vuosia (2–5 vuotta), riippuen organisaatiosta.  Mutta jos et osallistu ja tarjoa, et voi myöskään voittaa. 
 
14. UNGM Tender Alert Service (TAS)
Harkitse maksullisen TAS-palvelun tilaamista saadaksesi ajankohtaisia ilmoituksia tuotteisiisi ja palveluihisi liittyvistä hankintamahdollisuuksista. 

15. Osallistu hankintaseminaareihin 
Osallistu hankintatapahtumiin, joita Business Finland ja Suomen ulkoministeriö järjestävät yhdessä muiden Pohjoismaiden kanssa (Business Sweden, Innovation Norway, Ministry of Foreign Affairs of Denmark, Business Iceland ja Business Finland). 

16. Ole oma-aloitteinen 
Ole proaktiivinen ja vastaa aina, kun YK ottaa yhteyttä. Turha vaatimattomuus tai ujous ei vie asiaasi eteenpäin.

17. Tutustu ja osallistu YK:n Innovaatioverkoston toimintaan (UN Innovation Network)  

One-Pager: Tehokas työkalu YK-myyntipuheeseen

On tärkeää ymmärtää, että myynti YK:lle ei ole pelkän tuotteen tai palvelun suoraa myymistä. Myyntiprosessi sisältää suhteiden rakentamista ja molempia osapuolia hyödyttävän tilanteen löytämistä (win-win). Käsite “Sharing is caring” kiteyttää tämän ajatuksen. Toimittajan on ymmärrettävä YK:n kohtaamat haasteet ja uskottavasti osoittaa halun ja kyvyn auttaa YK:n organisaatioita omilla ratkaisuillaan. Yhdeksi työkaluksi YK-kohtaamisiin kannattaa tehdä ns. One-Pager, joka on yksisivuinen dokumentti helposti ja nopeasti löydettävään yleistietoon tuotteesta tai palvelusta.

Ohessa muutama vinkki, mitä asioita One-Pageriin, joka toimii hyvin myös myyntipuheena YK:lle, kannattaa laittaa: 

• Kuvaa selkeästi oma tarjoamasi.
• Korosta hyötyjä, joita tarjoamasi tuo YK:lle.
• Korosta omaa kilpailuetuasi.
• Jos sinulla on referenssejä kehittyviltä markkinoilta, laita vähintään yksi esimerkki mukaan.
• Lyhyt yrityksen kuvaus, jossa mukana yhteystiedot.
• Lyhyt selitys, kuinka tarjoamasi tai ratkaisusi edistää kestävä kehitystä ja paikallista vaikutusta.
• Keskity myymään hyötyjä, sen sijaan, että luottelisit yksityiskohtaisia teknisiä tietoja. Tiivistä ja yksinkertaista asiat One-Pageriin. 

Kestävyys YK:n hankintojen kärjessä

Yhdistyneiden kansakuntien kestävän kehityksen tavoitteet (SDG:t) ovat kokoelma 17 toisiinsa liittyvää globaalia tavoitetta, joiden tarkoitus on toimia ”suunnitelmana paremman ja kestävämmän tulevaisuuden saavuttamiseksi kaikille” vuoteen 2030 mennessä. Nämä tavoitteet asetettiin vuonna 2015 Yhdistyneiden kansakuntien yleiskokouksessa, ja niiden on tarkoitus toteutua vuoteen 2030 mennessä, varmistaen, että ketään ei jätetä yksin.

Ne käsittelevät laajasti sosiaalisia, taloudellisia ja ympäristöön liittyviä kysymyksiä, kuten köyhyyden ja nälän lopettamista, terveyden ja hyvinvoinnin varmistamista, sukupuolten tasa-arvon edistämistä, puhtaan veden ja sanitaation tarjoamista, uusiutuvan energian edistämistä, kestävän talouskasvun tukemista, ilmastonmuutoksen torjumista sekä rauhan ja oikeudenmukaisuuden edistämistä.

Keskeinen osa YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamista ovat kumppanuudet, jotka ovat SDG 17:ssä nimetty “Partnerships for the Goals”. Tämän tavoitteen mukaan kestävän tulevaisuuden rakentaminen vaatii tehokasta yhteistyötä maiden, sektoreiden ja toimialojen välillä.

YK:n hankintaprosessit on suunniteltu tukemaan kestävää kehitystä kaikilla osa-alueilla, mikä tarkoittaa, että YK:n hankinnoissa otetaan huomioon ympäristönsuojelu, yhteiskunnallinen osallisuus ja talouden vahvistaminen.

YK:n mukaan ”Hankinta on kestävää, kun se sisältää vaatimuksia ja kriteerejä, jotka tukevat ympäristönsuojelua, sosiaalista edistystä ja taloudellista kehitystä. Tämä saavutetaan muun muassa resurssitehokkuutta lisäämällä, tuotteiden ja palveluiden laatua parantamalla ja lopulta kustannuksia optimoimalla.” 

Kestävät hankinnat – yhteistyö YK:ssa

Useat YK:n organisaatiot pyrkivät entistä tehokkaammin integroimaan kestävyyden omiin hankintaprosesseihinsa. YK:n vuoden 2023 tilastoraportin mukaan YK:lla 30 eniten ostanutta organisaatiota antoivat tietoa kestävistä hankintakäytännöistään. (kyselyssä oli mukana 32 organisaatiota).

Esimerkki YK:n organisaatiosta, joka toteuttaa kestävän kehityksen periaatteita kehittämällä ympäristöystävällisiä tuotespesifikaatioita, on UNHCR (YK:n pakolaisjärjestö/UN Refugee Agency).UNHCR parantaa kestävyyttä toimitusketjussaan avustustarvikkeiden, kuten telttojen, peittojen ja makuualustojen osalta. Tässä aloitteessaan järjestö on esimerkiksi vähentänyt hiilidioksidipäästöjä lähes 60 %, käyttämällä 200 kierrätettyä muovipulloa per lämpöpeitto.

YK:n kanssa on tärkeää oppia puhumaan ns. SDG-kieltä. Yksi keskeisistä asioista on kertoa, miten yrityksen tai organisaation tarjoama edistää kestävää kehitystä tai kuinka sillä saadaan aikaiseksi positiivisia kehitysvaikutuksia. Omassa ratkaisussaan kannattaa keskittyä yhdellä kertaa mieluummin vain muutamaan SDG:hen, kun näitä tavoitteita integroidaan yrityksen strategiaan, ja kun niistä puhutaan YK:n kanssa. Lisäksi kannattaa muistaa, että pikkuhiljaa tehtävät muutokset yrityksen strategiaan kestävän kehityksen osalta ovat riittäviä, koska vähemmän voi olla enemmän.

Lisätietoa löytyy alla olevista linkeistä:

• The Sustainable Development Goals Report 2023
• United Nations SDG Learncast | UN SDG:Learn (unsdglearn.org)
• Global Compact Network Finland  

UN System Chart on visuaalinen esitys Yhdistyneiden kansakuntien ja siihen kuuluvien virastojen, rahastojen ja ohjelmien rakenteesta. Se havainnollistaa, miten YK:n eri osat on järjestetty ja miten ne toimivat keskenään. 

Napsauta tästä nähdäksesi, mitkä ovat tärkeimmät YK:n hankinnoista vastaavat organisaatiot vuoden 2023 tilastoraportin mukaan: