Rapportering

Instruktion om rapportering om projektet och redovising av kostnader

Anvisningar i finansieringsbeslutet och villkoren

Business Finland betalar ut finansieringen till projektet utifrån rapporterna och kostnadsredovisningarna. Finansieringsmottagaren ska föra bok över projektets kostnader.

I finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren finns anvisningar om de kostnader som vi kan finansiera, hur kostnaderna ska följas upp under projektet och hur projektets framskridande ska rapporteras. Läs finansieringsbeslutet och villkoren noggrant och gå igenom dem med den revisionsbyrå eller bokförare som ansvarar för redovisningen. Du hittar beslutet och villkoren för ditt projekt i nätservicen.

Om det finns speciella anvisningar för någon finansieringstjänst hittar du dom på tjänstens egna webbplatser.

Nätservicen

I nätservicen kan du söka finansiering, rapportera hur ditt projekt avancerar och göra en kostnadsredovisning. Som en ny funktion ska också ansökan om ändring i projektet göras i nätservicen. I nätservicen hittar du alla dokument som anknyter till ditt projekt.

Till nätservicen

Rapporteringsanvisningar

Rapportera om hur projektet framskrider enligt den tidtabell som anges i finansieringsbeslutet. Skicka in rapporten och kostnadsredovisningen via nätservicen. Endast projektets ansvariga ledare får skicka in rapporten om och kostnadsredovisningen av företagsprojekt.

Vänligen observera att rapportens delar fylls i och skickas från olika flikar i nätservicen.

Rapportens delar:

  1. Innehållsrapport om hur projektet framskrider.
  2. Kostnadsredovisning för de projektets kostnader.

Rapportering av arbetstimmarna och lönerna

För uppgifterna från arbetstidsrapporterna i sammandrag till lönespecifikationen. Lönespecifikationen ska alltid fyllas i när löner redovisas.

Uppföljningen av arbetstiden och kopior av fakturor ska inte skickas till Business Finland såvida man inte separat avtalat om detta. 

I kostnadsredovisningen används blanketter endast i specialfall

Rapporteringen om projektets framskridande och kostnadsredovisningarna görs i regel i nätservicen. Kostnadsredovisningen ska emellertid fortfarande göras på en excel-blankett om den som gör upp redovisningen inte är finansieringsmottagare (intresseredovisning) eller om ett finansieringsbeslut fattats för flera organisationer.

Samprojekt: Koordinatorn för ett samprojekt rapporterar om samprojektens framskridande via e-tjänsten, men parterna använder redovisningsblanketter. Koordinatorn bifogar parternas redovisningar på blanketter till sin redovisning.

Intresseföretag och koncernföretag: Intresse- och koncernbolag redovisar sina kostnader på blanketten för kostnadsredovisning (nedan). Försäkran från projektets ansvarige ledare ska undertecknas av en person som har rätt att teckna koncern- eller intressebolagets firma. Läs mer i anvisningen om intresseredovisning (på finska).

I de här fallen ska kostnadsredovisningen fortfarande göras med en excel-blankett:

Kostnadsredovisningkorrigeringar

Om finansinspektören i Business Finland identifierar ett behov av korrigering eller specifikation i redovisningen kan han eller hon öppna redovisningen i e-tjänsten för reparation. Om du hittar behovet av reparation själv, kontakta finansinspektören i Business Finland för att komma överens om hur du gör reparation.  

Slutrapport

När projektet är färdigt ska en slutrapport som beskriver projektets genomförande i sin helhet skickas till Business Finland. Slutrapporten omfattar också uppföljande genom vilka projektets resultat och konsekvenser kartläggs på ett större plan.

Bekräftelse av kostnader

Försäkran om projektets kostnader från kontaktpersonen för kostnadsredovisning (möjlig i beslut på de minimis bidrag efter 15.4.2019)

Tillsammans med slutredovisingen lämnas en försäkran av en ekonomichef om projektets kostnader. Försäkringen ska intyga att de kostnader som redovisas finns i finansieringsmottagarens bokföring och finansieringsmottagaren har betalat dem. Den som ger försäkring kommer att namnges i e-tjänsten. 

Försäkran om projektets kostnader från kontaktpersonen för kostnadsredovisning   

Revisorns revisionsrapport

En revisionsrapport upprättad av en oberoende revisor lämnas in tillsammans med slutredovisningen. Rapporten omfattar hela projektperioden. I revisorns rapport används Business Finlands rapportmallar som du hittar på sidan för revisorer

Utbetalning av finansieringen

Projektfinansieringen betalas i regel ut först när kostnaderna har förverkligats, efter att rapporten om projektets framskridande och kostnadsredovisningen har godkänts av Business Finland.

Målet är att små och medelstora företag får tillgång till finansiering inom tre veckor från det att Business Finland får rapporten. Utbetalningarna till stora företag görs inom två månader och utbetalningarna till forskningsorganisationer inom tre månader från inlämnandet av rapporten.

Den sista posten av den beviljade finansieringen betalas ut efter slutrapporten och -redovisningen oberoende av hur snabbt kostnaderna ackumuleras. I projekt som finansieras med lån utgör den sista delposten 20 procent av den beviljade finansieringen och i projekt som erhåller stöd 10 procent. Syftet med detta är att undvika onödiga återkrav i situationer där de faktiska godtagbara kostnaderna underskrider det uppskattade beloppet.

Utbetalning av finansieringen på förhand

En del av Tempo- och Kiito-stödet samt första delposten av ett forsknings- och utvecklingslån kan betalas i förskott. Förskottet nämns i finansieringsbeslutet.

Lånefinansiering

Mottagaren av lånefinansiering ska upprätta ett skuldebrev med Statskontoret, som sköter de praktiska lånearrangemangen.

Hinder för utbetalning

Finansieringsmottagarens betalningsstörningar, bland annat skatteskulder och obetalda lån till Business Finland förhindrar utbetalningen av finansiering. Om en betalningsplan har gjorts för skatteskulder i samarbete med Skatteförvaltningen, förhindrar skatterna inte utbetalning av finansiering. Ett hinder för utbetalning kan föreligga om bolagets eget kapital är negativt och en sådan registeranteckning som lagen kräver inte har gjorts. 

Ändring av kontonumret

Om ditt företags kontonummer har ändrats efter att finansieringsbeslutet godkändes, meddela ändringen med blanketten nedan. Skicka den undertecknade och skannade blanketten med krepterad e-post.