Energiatuen ohjeet rahoitus­päätöksen jälkeen

Myönteinen rahoituspäätös ja sen ehdot on hyväksyttävä kuukauden kuluessa rahoituspäätösilmoituksen päiväyksestä. Jos päätökseen liittyy erityisehto, päätös astuu voimaan, kun rahoituksen saaja on lähettänyt kirjallisen ilmoituksen ehdon toteutumisesta ja hyväksynyt päätöksen asiointipalvelussa. Päätös on hyväksyttävä kuukauden kuluessa ehdon täyttymisestä. Päätöksen hyväksyjällä tulee olla organisaation virallinen edustamisoikeus.

Käy rahoituspäätös liitteineen läpi myös yrityksenne tilityksistä vastaavan henkilön (tilitoimisto, oma kirjanpitäjä) ja tilintarkastajan kanssa.

Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportoituihin kustannuksiin vaikeuksitta todentaa.

Kirjaa kustannukset ja järjestä projektikirjanpito heti projektin alusta lähtien. Rahoituspäätöksen liitteenä olevasta kustannusarviosta näet projektille hyväksytyt kustannukset. Osta projektille vain projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia tuotteita ja palveluita.

Ensimmäisen väliraportin yhteydessä rahoituksen saajan on toimitettava kuvaus projektikirjanpidosta ja työajanseurannasta. Kuvauksesta tulee käydä ilmi, että projektikirjanpito ja mahdollinen työajanseuranta on järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti.

Raportointi tehdään rahoituspäätöksen aikataulun mukaisesti asiointipalvelun kohdassa Raportointi. Projektin vastuulliseksi johtajaksi nimetty henkilö vastaa projektin raportoinnista. 

Raporttia voivat muokata kaikki ne henkilöt, jotka on valtuutettu näkemään projektin tiedot asiointipalvelussa. Samanaikainen muokkaus ei kuitenkaan ole mahdollista. Raportin voi lähettää vain projektin vastuullinen johtaja tai henkilö, jolla on yrityksen edustamisoikeus.

Rahoituksen saajan on toimitettava loppuraportin yhteydessä riippumattoman tilintarkastajan tarkastusraportti, joka koskee koko projektin kestoaikaa. Määrämuotoinen raporttipohja löytyy Business Finlandin verkkosivuilta. Jos ostolaskujen määrä hankkeessa on enintään viisi, tarkastusraportti voidaan korvata liittämällä raporttiin pääkirjan ote projektikirjanpidosta, kopiot ostolaskuista ja maksutositteet, joissa on pankin arkistointitunnus ja joista ilmenee, että laskut on maksettu. Tarkastusraportti tulee toimittaa kuitenkin aina, kun projektille raportoidaan rahapalkkoja. Konserni- tai intressiyrityksen tulee aina toimittaa tilintarkastajan tarkastusraportti heille projektista aiheutuneista kustannuksista.

Tarkemmat kustannusten hyväksymiseen liittyvät yksityiskohdat voi tarkistaa rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista. Projektisi rahoitusehdot löydät asiointipalvelusta.

Raportin liitteet

• Ensimmäisen raportoinnin yhteydessä tulee toimittaa kuvaus projektin kirjanpidosta ja työajanseurannasta.
• Toimita tilityksen liitteenä palkkaerittely aina, kun tilitätte palkkoja.
• Jos projektissa tilitetään intressi- tai konserniostoja, toimita myös intressi-/konserniyhtiön kustannustilitys sekä siihen liittyvä oma erillinen tilintarkastajan tarkastusraportti. Toimita jokaisen intressi-/konserniyhtiön ostoon liittyvät dokumentit yhtenä kokonaisuutena yhdessä pdf:ssä.
• Päälaitetilauksen tilaus- tai sopimusasiakirja.
• Toimita loppuraportin yhteydessä myös tilintarkastajan tarkastusraportti tai poikkeustapauksessa korvaavat tiedot; lue tästä tarkemmin rahoitusehdoista. Tilintarkastajan määrämuotoinen raporttipohja ja lisätietoa tilintarkastuksesta löytyy täältä.
• Jos tilintarkastusraporttia ei ole toimitettu ja investointi on rahoitettu osamaksulla tai leasingillä, liitteenä tulee toimittaa sopimusasiakirja.

Rahoittaja maksaa rahoituksen hyväksytyn ja määräaikaan mennessä toimitetun raportin perusteella. Oikeus myönnettyyn rahoitukseen tai sen osaan raukeaa, jos rahoituksen saaja ei toimita raportteja tai pyydettyjä lisätietoja rahoituspäätöksessä ilmoitettuun tai rahoittajan erikseen antamaan määräaikaan mennessä.

Tarkista myös erillinen listaus maksamisen esteistä.

Projektin raportointi ja kustannustilitys on tehtävä raportoinnille annetun määräajan puitteissa. Mikäli raporttia ja kustannustilitystä ei toimiteta määräajassa, energiatukea ei makseta. Jos on tarve muuttaa tukipäätöksessä mainittua aikataulua on muutoshakemus tehtävä ennen kuin voimassa oleva aikataulu päättyy.

Muutoshakemukset tehdään Rahoituksen asiointipalvelussa tai tarvittaessa lomakkeella. Lisää tietoa muutoksista löydät Muutokset projektin aikana ja sen jälkeen -sivulta.

Takaisin esittelysivulle Ohjeet Ennen hakemista ja sen aikana