Kustannukset
Projektin suunnittelun ja hallinnoinnin kannalta keskeinen dokumentti on avustussopimuksen kommentoitu versio (Annotated Grant Agreement), jossa Euroopan komission rahoitusehdot on avattu esimerkein.
Rahoituksen periaatteet
Horisontti Eurooppa -projektien rahoitus on pääsääntöisesti avustusta, joka ei ole de minimis -tuen alaista. Komissio rahoittaa osan projektin kustannuksista ja vain hyväksyttäviä kustannuksia voi raportoida. Kustannusten perustana ovat kansalliset kirjanpitosäännöt ja avustussopimuksen periaatteet. Vain projektinaikaiset kustannukset ovat hyväksyttäviä, joten hakemusvalmistelu toteutetaan omalla kustannuksella. Yhteistyöprojektin valmisteluun yritykset voivat hakea Business Finlandin myöntämää valmistelurahoitusta.
Ennakkomaksu on käytössä kaikissa Horisontti-projekteissa. Sen tarkoituksena on tehokas projektin aloitus ja ennakkomaksun määrä sovitaan aina projektikohtaisesti ja näkyy avustussopimuksessa.
Mahdollinen omarahoitusosuus ei voi olla muuta julkista ko. projektille kohdistettua rahoitusta.
Rahoitusprosentit
Komissio korvaa:
- 100% suorista projektikustannuksista +25% laskettuna suorista kustannuksista (pl. alihankinta) yleiskustannusten kattamiseksi
- Markkinoita lähellä olevissa hankkeissa avustus on 70% suorista projektikustannuksista +25% yleiskustannusten kattamiseksi (Huom. voittoa tavoittelemattomille toimijoille tässäkin 100% + 25%)
Määritelmät:
- Suorat kustannukset ovat tutkimuksesta aiheutuvia kuluja, kuten työ, laitteet ja matkat
- Yleiskustannukset ovat toiminnan tukirakenteista aiheutuvia kuluja, kuten hallinto, rakennuksen hoito, toimistotarvikkeet, siivous, puhelin, lämmitys, sähkö, terveyspalvelut, työpaikkakoulutus ja vakuutukset
Hakemusvaiheen budjetointi
Budjetoinnissa arvioidaan mahdollisimman realistisesti työmäärät, joiden perusteella esitetään henkilöstö-, matka-, laite- ja mahdolliset alihankintakustannukset. Hakemusvaiheen budjetti yleensä elää projektin aikana ja raportoidut kustannukset voivatkin poiketa suunnitellusta. Komission rahoitusosuutta ei voi kuitenkaan lisätä, vaikka kustannuksia syntyisikin enemmän.
- Lähtökohtana tulee aina olla se, mitä projektissa tehdään
- Budjetti on paras arvio välttämättömistä ja kohtuullisista kustannuksista projektin tavoitteiden saavuttamiseksi
- Budjetin on oltava oikeassa suhteessa tehtävän työn määrään ja se kuvastaa, tehdäänkö projektia konsortion kesken aidosti yhdessä
- Konsortiossa kukin osallistuja on vastuussa vain omista kustannuksistaan
Katso Hakemusvaiheen budjetointi 1.2.2022 esitysmateriaali
Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttävät kustannukset ovat todellisia ja aiheutuneet avustuksen saajalle projektin keston aikana. Kustannusten tulee olla käytetty projektin tavoitteiden saavuttamiseen ja kirjattu rahoituksensaajan kirjanpitoon tavanomaisia kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen. Kustannusten on noudatettava taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita sekä oltava kansallisesti sovellettavan vero-, työ- ja sosiaaliturvalainsäädännön mukaisia.
Ei-hyväksyttävät kustannukset
Suorat yrityksen myynti- ja markkinointikulut eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia (huom! eri kuin projektiin ja sen tuloksiin liittyvät viestintäkustannukset).
Muita ei-hyväksyttäviä kustannuksia ovat mm. pääoman tuottoon liittyvät kustannukset, velat ja velanhoitomaksut, korkokustannukset, epävarmat saatavat, valuuttakurssitappiot, vähennyskelpoinen arvonlisävero, kohtuuttomat tai perusteettomat menot, rahoituksen saajan pankin veloittamat palvelumaksut liittyen komission avustuksen maksuun.
Kustannusraportointi
- Kustannusraportointi on jokaisen avustuksensaajan oma selvitys projektin kustannuksista.
- Sähköinen kustannusraportointi tehdään 60 päivän kuluessa raportointijakson päättymisestä Funding&Tender opportunities -portaalissa. Raportointijaksot (yleensä 12-18 kk) vahvistetaan avustussopimuksessa.
- Kustannukset raportoidaan aina euroina ja ilman vähennyskelpoista ALV:a.
- Projektille aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset kannattaa aina raportoida täysimääräisinä, koska konsortiossa toisten osallistujien budjettialitusten vuoksi on mahdollista saada rahoitusta oman kustannusarvion ylittäneille kustannuksille (menettelystä sovitaan konsortiosopimuksessa). Komissio voi myös hylätä esitettyjä projektikustannuksia.
- Erillinen tilintarkastuslausunto vaaditaan loppuraportin yhteydessä, mikäli komission avustusosuus on 430.00 euroa tai enemmän. Tarkastuksen suorittaa avustuksensaajan valitsema tilintarkastaja.
- Horisontti-projekteihin liittyvien alkuperäisten dokumenttien säilytysaika on avustussopimuksen mukaan viisi vuotta projektin päättymisen jälkeen (=loppumaksu vastaanotettu).
Katso Kustannusraportointi-koulutuksen 25.4.2023 esitysaineistot
Lump sum -kertakorvausmalli
Komission tavoitteena on lisätä lump sum -kertakorvausmallin käyttöä Horisontti Euroopan projekteissa. Tavoitteena on yksinkertaistaa ja helpottaa projektin hallinnointia, vähentää virheitä kustannusten raportoinnissa sekä siirtää fokusta talous-hallinnosta projektien sisältöön.
Jokaiselle osallistujalle kuuluva lump sum -osuus määritetään perustuen todellisten kustannusten arvioon työpaketeittain. Maksukäytännöt eivät poikkea ns. actual cost -mallista eli osallistujille toimitetaan ennakkomaksu, yksi tai useampi välimaksu raportointijaksoittain sekä loppumaksu. Maksut on sidottu projektisuunnitelman mukaisten tehtävien suorittamiseen, ei onnistumiseen. Komissio ei edellytä kustannusraportointia tai tilintarkastusta.
Komission Funding&tenders -portaalista löytyy lump sum -mallille omistettu sivusto, mistä löydät kaiken oleellisen hakemiseen ja projektihallintoon liittyen.
ota yhteyttä
Business Finland
sari.federley (at) businessfinland.fi
+358 40 546 4141