Projektin aloitus

Ohjeita projektin toteutukseen ja kustannusten seurantaan

Rahoituspäätöksen hyväksyminen

Saat tiedon rahoituspäätöksestä asiointipalveluun. Palvelusta löydät päätöksen, rahoitusehdot ja muut projektiin liittyvät asiakirjat. Yhteyshenkilönne Business Finlandissa ilmoittaa päätöksestä myös puhelimitse. 

Hyväksy päätös asiointipalvelussa

Päätös astuu voimaan, kun olette hyväksyneet päätöksen ja siihen liittyvät rahoitusehdot asiointipalvelussa. Business Finland ei maksa rahoitusta, ennen kuin päätös on hyväksytty ja päätökseen liittyvät mahdolliset erityisehdot ovat täyttyneet. 

Näet tiedon hyväksymistä odottavasta päätöksestä asiointipalvelun etusivulla kohdassa "Toimenpiteitä odottavat asiat". Jos päätökseen liittyy erityisehtoja, linkki hyväksymisilmoitukseen tulee asiointiin vasta, kun erityisehto on käsitelty Business Finlandissa.

Päätöksen voi hyväksyä ainoastaan henkilö, jolla on organisaation nimenkirjoitusoikeus. 

Yritykset

Verkkoasioinnin kautta hyväksyminen onnistuu, jos olet yrityksen toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai prokuristi. Asiointipalveluun kirjautumisen yhteydessä suomi.fi -tunnistautuminen tarkistaa nämä roolit ja nimenkirjoitusoikeuden kaupparekisteristä.

Jos henkilö, jolla on kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus, on yrityksessä jossain muussa roolissa, rahoituspäätös hyväksytään lomakkeella. Lomaketta käytetään myös niissä tapauksissa, joissa yrityksen nimen kirjoittaa kaksi henkilöä yhdessä. Lähetä lomake suojatulla sähköpostilla (suojaposti) Business Finlandin kirjaamoon.

Jos yrityksenne kaupparekisteritiedoissa on puutteita, voitte korjata ne olemalla yhteydessä Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Tutkimusorganisaatiot, kaupungit, kunnat

Pyydämme, että tutkimuslaitokset, yliopistot ja ammattikorkeakoulut, kunnat ja kaupungit ilmoittavat Business Finlandin kirjaamoon (kirjaamo(at)businessfinland.fi) tiedot henkilöistä, joilla on organisaation nimenkirjoitusoikeus tai työjärjestyksen mukainen tai muu oikeus hyväksyä päätös rahoituksensaajan puolesta. 

Oikaisun hakeminen

Jos ette ota rahoitusta vastaan, ilmoittakaa siitä mahdollisimman pian Business Finlandin kirjaamoon. Jos olet tyytymätön päätökseen, voit hakea siihen oikaisua. Päätöksessä on ohjeet oikaisupyyntöä varten.

Asiointipalvelu

Asiointipalvelussa voit hakea rahoitusta, raportoida projektisi edistymistä ja tehdä kustannustilityksen. Uutena toimintona myös projektimuutokset haetaan nyt asiointipalvelussa. Löydät palvelusta myös kaikki projektiisi liittyvät asiakirjat.

Asiointipalveluun

Projektin aloitus 

Projektisi yhteyshenkilö Business Finlandissa käy aloituspalaverissa kanssasi läpi projektin toteuttamiseen ja raportointiin liittyviä asioita. Tutustu hyvin rahoituspäätökseen ja rahoituksen ehtoihin ennen palaveria, jotta voitte yhdessä palata mahdollisiin epäselviksi jääneisiin yksityiskohtiin. Rahoitusehdoista löydät ohjeita projektin toteuttamiseen sekä raportointiin.

Aloituspalaverin aiheita

  • päätöksen pääkohdat
  • projektikirjanpidon ja työajanseurannan periaatteet
  • hyväksyttävät kustannukset
  • projektin raportointi ja rahoituksen maksaminen
  • muutostilanteet

Kustannusten seuranta ja kirjanpito

Rahoitusehdot ovat oleellinen osa rahoituspäätöstä. Ehdot ohjaavat projektin toteuttamisessa sekä projektin ja kustannusten raportoinnissa.

Projektikirjanpito pitää järjestää rahoitusehtojen mukaisesti eli niin, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa.

Tarkista rahoituspäätökseen liittyvistä rahoitusehdoista, edellytetäänkö loppuraportin yhteydessä tilintarkastajan tarkastusta. Jos tarkastus tarvitaan, kerro tilintarkastajalle rahoituspäätöksestä mahdollisimman pian. 

Projektin asiakirjat, henkilökohtainen työajanseuranta ja muu projektin tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.

Työajan seuraaminen

Business Finlandin rahoittaman projektin työntekijöiden täytyy pitää kirjaa työajastaan ellei rahoitusehdoissa ole toisin todettu. Business Finland voi jättää palkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työaikaa ei ole seurattu. Työntekijälle maksettava palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, josta Business Finlandille tilitetään projektille kuuluva osuus.

Työajanseurannan vähimmäisvaatimukset

  • työaikakirjaukset tunnin tarkkuudella ja tunnit kohdistettuina niille päiville, joina työ on tehty
  • tuntien vahvistamismerkinnät
  • kokonaistyöajanseuranta projektituntien lisäksi, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa

Voit hyödyntää työajanseurannassa esimerkkitaulukkoa:

Hankinnat

Business Finlandin rahoitusta saavien on noudatettava hankintalakia.

Projektin etenemisestä raportointi 

Business Finland maksaa projektin rahoituksen raporttien ja kustannustilitysten perusteella. Projektin etenemisestä raportoidaan rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Raportti ja kustannustilitys toimitetaan asiointipalvelun kautta. Raportointia koskevat ohjeet on koottu omalle sivulle.