Projektin seuranta ja raportointi

Kun hakemuksestasi on tehty positiivinen rahoituspäätös, Business Finlandin rahoitusasiantuntija ilmoittaa asiasta pikimmiten, usein puhelimitse. Joissakin tapauksissa Business Finlandin rahoitusasiantuntija järjestää aloituspalaverin, jossa rahoituspäätös ja sen ehdot käydään läpi seikkaperäisesti.

Projektisi rahoituspäätöksen ja siihen oleellisena osana liittyvät ehdot löydät asiointipalvelusta pian päätöksenteon jälkeen.

Rahoituspäätös astuu voimaan, kun mahdolliset päätöksen voimaan astumiselle asetetut erityisehdot ovat täyttyneet ja olette vahvistaneet rahoituspäätöksen ja rahoitusehdot. 

• Rahoituskeskuksen hyväksymä projektisuunnitelma ja kustannusarvio ovat osa rahoituspäätöstä ja toimivat pohjana kustannusten hyväksymiselle.
• Tarkista aina rahoituspäätöksestä, onko rahoituspäätöksessä kustannuksia koskeva erityisehto.
• Projektiin sovellettavat rahoituksen vakioehdot sekä mahdolliset projektikohtaiset erityisehdot ovat osa rahoituspäätöstä ja niiden noudattaminen on rahoituksen maksamisen edellytys. 
• Kaikki projektikirjanpitoon ja kustannusten seurantaan liittyvät yksityiskohtaiset ohjeet on kirjattu rahoituksen vakioehtoihin. 

=> Lue rahoituspäätös ja siihen liittyvät ehdot huolellisesti ja käy rahoituspäätös liitteineen läpi myös yrityksenne tilityksistä vastaavan henkilön (tilitoimisto, oma kirjanpitäjä) ja tilintarkastajan kanssa.

Rahoituspäätös tulee voimaan päätöksentekohetkellä. Päätöksen täytäntöönpano ja siihen perustuvat oikeusvaikutukset alkavat kuitenkin vasta, kun päätöksen voimaantulolle asetetut ehdot on täytetty, ja rahoituksen saaja on vahvistanut päätöksen ja rahoituksen ehdot.

=> Vahvista rahoituspäätös viimeistään päätöksessä ilmoitettuna määräpäivänä.

• Näet tiedon vahvistamista odottavasta päätöksestä asiointipalvelun etusivulla kohdassa "Toimenpiteitä odottavat asiat". Jos päätöksen voimaan astumiselle on asetettu erityisehtoja, päätöksen vahvistaminen näkyy avoimena toimenpiteenä vasta sitten, kun erityisehdot ovat täyttyneet.
• Jos sinulla on kaupparekisteriin merkitty yrityksen yksinedustamisoikeus, vahvista päätös asiointipalvelussa. Nimenkirjoitusoikeus tarkistetaan kirjautumisen yhteydessä kaupparekisteristä, kun kirjaudut Suomi.fi-tunnistuksen kautta. Voit korjata yrityksenne kaupparekisteritiedot olemalla yhteydessä Patentti- ja rekisterihallitukseen.
• Tutkimuslaitokset, yliopistot ja ammattikorkeakoulut vahvistavat rahoituspäätöksen aina Business Finlandin asiointipalvelussa. Jotta vahvistaminen on mahdollista, tutkimusorganisaation rahoituspäätösten vahvistajilla pitää olla asiointipalvelussa riittävät oikeudet projekteille. Oikeuksien ylläpitämistä varten tutkimusorganisaatiot toimittavat Business Finlandin kirjaamoon (kirjaamo(at)businessfinland.fi) listan henkilöistä, joilla on työjärjestyksen tai muun valtuutuksen mukainen oikeus vahvistaa päätös rahoituksen saajan puolesta. Päivitetty lista toimitetaan aina, kun siihen tulee muutoksia.

VAHVISTA päätös asiointipalvelussa

• Jos sinulla ei ole kaupparekisteriin merkittyä yksinedustamisoikeutta, vahvista rahoituspäätös lomakkeella. Jos lomakkeen allekirjoittajia on enemmän kuin kaksi, saat lisättyä allekirjoitusrivejä, kun poistat taulukon suojauksen Excelin valintanauhasta Tarkista > Poista taulukon suojaus.  Muista ilmoittaa myös tilinumero.

Lähetä lomake suojapostilla kirjaamoon

=> Jos ette ota rahoitusta vastaan, ilmoita siitä Business Finlandin kirjaamoon.

Oikaisun hakeminen

Jos olet tyytymätön päätökseen, voit hakea siihen oikaisua. Päätöksessä on ohjeet oikaisupyyntöä varten.

Jos olet tyytymätön Business Finlandin tekemään päätökseen, voit hakea siihen oikaisua. 

=> Lue päätösilmoituksesta ohjeet oikaisupyyntöä varten.

Projektille on jo hakemuksen lähettämisen yhteydessä voitu nimetä avainhenkilöt; tarkista, että avainhenkilöillä on asiointioikeudet projektin tietoihin. 

Henkilön, jolla on yrityksen yksinedustusoikeus, tulee valtuuttaa projektin vastuulliseksi johtajaksi henkilö, joka on palvelussuhteessa rahoituksen saajaan tai jolla on vastuuasema rahoituksen saajan organisaatiossa (hallituksen jäsenyys tai yrityksen toimitusjohtaja). Liiketoimintakiellossa oleva henkilö ei voi toimia projektin vastuullisena johtajana. 

Myös projektille nimetyn yhteyshenkilön tulee olla palvelussuhteessa rahoituksen saajaan tai hänellä tulee olla vastuuasema organisaatiossa.  

=> Pidä aina projektin avainhenkilöiden yhteystiedot ajan tasalla asiointipalvelussa, jotta asiointi on sujuvaa sekä projektin aikana että vielä projektin jo päätyttyäkin. 

Rahoituksen käytön seurannan vuoksi on tärkeää aloittaa projektikirjanpito heti projektin alkaessa. Useimmissa rahoituspalveluissamme rahoituksen vakioehdot edellyttävät myös tuntitasoista työajanseurantaa.

Jo hakiessasi Business Finlandin rahoitusta, sinun on hyvä varautua näihin:

• Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja raportoituihin kustannuksiin vaikeuksitta todentaa. Järjestä projektikirjanpito heti projektin alettua.
• Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa ja useimmissa rahoituspalveluissa, joissa voidaan hyväksyä palkkakustannuksia projektin suoriksi kustannuksiksi, projektille työtä tekevien henkilöiden tulee pitää tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Jos rahoituksen saajan työajanseurantajärjestelmä ei mahdollista projektityöajan seuraamista, seuranta toteutetaan Business Finlandin lomakkeella.
  • Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä. Työajanseuranta koskee myös henkilöitä, joille maksetaan työkorvausta. 
  • Työajanseuranta vahvistetaan vähintään kuukausittain vakioehtojen kuvaamalla tavalla. Toimitusjohtaja tai projektin vastuullinen johtaja eivät voi itse vahvistaa omia työtuntejaan. Vahvistamisen tulee olla todennettavissa jälkikäteen.
  • Palkkoja raportoitaessa raportin liitteenä on toimitettava palkkaerittely (Y4), joka on yhteenveto projektijaksolla maksetuista palkoista.
• Projektissa voi olla myös laskennallisia kustannuksia, joiden ei tarvitse näkyä projektikirjanpidossa. Näitä ovat esimerkiksi henkilösivukustannukset.

=> Aloita projektin kirjanpito heti projektin alkaessa ja varmista myös, että työajanseuranta on järjestetty rahoituksen vakioehtojen mukaisesti. 

Projektiisi sovellettavissa rahoituksen vakioehdoissa esitetään kustannukset, joita projektille voidaan hyväksyä. Useimpiin projekteihin sovelletaan näitä hyväksyttävien kustannusten perusperiaatteita:

• Hyväksyttäviä kustannuksia ovat projektisuunnitelman mukaiset menot, jotka ovat
  • maksettuja ja rahoituksen saajan kirjanpidossa
  • nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia
  • aiheutuneet projektista sen kestoaikana (suoriteperuste)
  • projektisuunnitelman mukaisia
  • projektin toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia
  • linjassa organisaation hallinnollisten ohjeiden kanssa
• Varmistaaksemme julkisen rahoituksen vaikuttavuuden, Business Finlandin vakioehdoissa on ns. purkuehto: 
  • Ennen rahoitushakemuksen jättämistä projektin toteuttamista varten tilattu hankinta voidaan hyväksyä vain, jos tilaussopimuksessa tai kauppakirjassa on ehto siitä, että hankinta peruuntuu, jos rahoituspäätös on kielteinen. Kustannukset ovat tällöinkin hyväksyttäviä vasta aikaisintaan rahoitushakemuksen jättämispäivästä alkaen.
• Ostot konsernin sisältä ja intressiyrityksiltä 
  • Jos projektissa olisi tarpeen tehdä hankintoja konsernin sisältä tai intressiyritykseltä, tarkista ensin projektiin sovellettavista rahoituksen vakioehdoista, ovatko kustannukset hyväksyttäviä. 
  • Jos asia on kunnossa ja hankintoja voidaan tehdä, myös konserni- ja intressiyrityksen on noudatettava projektiin sovellettavia rahoituksen vakioehtoja. Rahoituksen saajan on huolehdittava, että konserni- ja intressiyritys järjestää projektikirjanpidon ja työajanseurannan ehdoissa kuvatulla tavalla.
  • Konserni- ja intressiyrityksen on toimitettava rahoituksen saajalle lasku projektin ostopalveluista. Business Finland voi hyväksyä rahoituksen saajan maksamat kustannukset, jotka ovat aiheutuneet myyjälle palvelun tuottamisesta. Kustannukset hyväksytään ilman katetta. Katteettomuuden toteamiseksi konserni- ja intressiyrityksen pitää myös raportoida projektista aiheutuneet kustannukset erillisellä kustannustilityksellä. 
• Kansallisten yhteishankkeiden koordinointikustannukset
  • Tämä ohje koskee kansallisia projekteja; kansainvälisissä projekteissa noudatetaan sopimuksia, jotka on laadittu kyseiselle kokonaisuudelle. 
  • Kaikkien koordinointipalvelua saavien on osallistuttava koordinointikustannusten maksamiseen riippumatta siitä, saako organisaatio julkista rahoitusta projektiinsa vai ei. Tällä varmistetaan, että rahoitusta ei siirry kolmannelle osapuolelle, mikä on kiellettyä.
  • Rahoittajalle tulee pyydettäessä toimittaa koordinointisopimuksen sisältö, josta käy ilmi, ettei palvelu sisällä ennen projektin alkua syntynyttä palvelua tai projektin toteuttamiseen kuulumatonta palvelua.
  • Yhteistyön koordinointikustannukset voivat olla joko prosentuaalisesti tai muulla täsmällisellä ja ennalta sovitulla kaavalla laskutettavia. Kustannusten jakoperuste ei voi olla Business Finlandin tai muun julkisen toimijan myöntämän rahoituksen määrä.
    • Esimerkki hyväksytystä toiminnasta: Koordinaattori laatii yhteistyösopimuksen, jonka kustannukset voidaan jakaa viiden osallistujan kesken suhteessa 30%-30%-20%-10%-10% tai jokaiselle 1/5 laskusta.
    • Esimerkki ei-hyväksytystä toiminnasta: Koordinaattori laatii yhteistyösopimuksen, jonka kustannukset jaetaan prosenttiperusteisesti kunkin osallistujan hyväksytystä kustannusarviosta. 
    • Esimerkki ei-hyväksytystä toiminnasta: Koordinaattori laatii yhteistyösopimuksen, jonka kustannukset jaetaan prosenttiperusteisesti kunkin osallistujan ulkopuolisen rahoituksen määrästä.

=> Lue ehdot tarkasti ja palaa niihin aina tarvittaessa. 

Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin edistymisen sovitun aikataulun mukaisesti. Raportointi tehdään asiointipalvelussa.

=> Raportoi kaikki projektissa syntyneet kustannukset. Business Finland voi hyväksyä projektin kustannuksiksi projektisuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisia kustannuksia. Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Business Finland arvioi kustannusten hyväksyttävyyden lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut vahvistuksen kustannuksista (tilintarkastajan tarkastusraportti tai kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus).

=> Tarkista projektiin sovellettavista rahoituksen vakioehdoista, mitä edellytyksiä raportoinnille on kirjattu. Vakioehdoissa on maininta myös toimitettavista liitteistä, joita voivat olla esimerkiksi:  

• palkkaerittely, johon on koottu kaikkien projektilta palkkaa saavien henkilöiden projektille kohdistettu sekä kokonaispalkkakertymä tilitysjaksolta
• kuvaus projektin kirjanpidosta ja työajanseurannasta (ensimmäisen väliraportin liite). Kuvauksesta tulee käydä ilmi, että projektikirjanpito on järjestetty rahoitusehtojen mukaisesti
• projektin loppuraportin yhteydessä kustannusten vahvistaminen: joko tilintarkastajan tarkastusraportti tai kustannustilityksen yhteyshenkilön vakuutus. 

=> Raportoinnissa tarvittavat lomakkeet löytyvät tämän sivun toiselta välilehdeltä rahoituspalveluittain jaoteltuina.

=> Aloita loppuraportin tekeminen hyvissä ajoin ja varaa aikaa myös tilintarkastajalle silloin kun sellaista edellytetään. Tilintarkastaja tarkastaa projektin kustannukset ja kirjanpidon ja tarkastusraportti liitetään lopputilitykseen. Tarkastukseen löytyy omat ohjeet Tilintarkastajien sivulta. 

Jos projektin edetessä ilmenee muutostarpeita, tarkista rahoitusehdoista, mihin muutoksiin on haettava Business Finlandin hyväksyntä etukäteen. Muutoshakemus tehdään asiointipalvelussa. 

=> Lue rahoitusehdot huolellisesti ja toimi aina niiden mukaisesti. 

Rahoitus maksetaan raportoinnissa tilitettyjä hyväksyttyjä kustannuksia vastaan. 

Vähintään 10 prosenttia myönnetystä avustuksesta maksetaan vasta sen jälkeen, kun loppuraportti on hyväksytty. Jaksorahoitteisissa projekteissa jaksoraportti katsotaan loppuraportiksi. 

Jos projektille on myönnetty lainaa, Valtiokonttori hoitaa lainaan liittyvät käytännön järjestelyt. Lainan ensimmäinen erä voidaan maksaa ennakkona, kun rahoituksen saaja on allekirjoittanut Valtiokonttorilta saamansa velkakirjan. Oikeus myönnettyyn rahoitukseen raukeaa, jos rahoituksen saaja ei ole toimittanut Valtiokonttorin pyytämiä asiakirjoja eikä allekirjoittanut velkakirjaa kuuden kuukauden kuluessa lainaennakon maksatuspäätöksen päivämäärästä. Laina on nostettava Valtiokonttorista kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun loppuraportin jälkeinen maksatuskirje on päivätty. Lainan viimeinen erä on vähintään 20 prosenttia myönnetyn lainan pääomasta.

=> Noudata aina sovittuja raportointiaikoja. Jos loppuraportti saapuu määräajan jälkeen, raportilla esitettyjä kustannuksia ei voida hyväksyä ja rahoitusta ei enää makseta. 

Säilytä projektikirjanpito ja kaikki projektin toteuttamiseen ja kustannuksiin liittyvät asiakirjat ja kaikki muu projektin valvonnan kannalta tarpeellinen aineisto vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. 

=> Huomaa, että projektin aineisto sisältää myös meno- ja maksutositteet, hankinta-asiakirjat, raportin liitteenä toimitetut palkkaerittelyt sekä henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan vahvistusmerkintöineen silloin kun sellaista edellytetään.